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Erste Rechnung erstellen

Erstellen Sie Ihre erste professionelle Rechnung in wenigen Minuten.

Vorbereitung​

Bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen, stellen Sie sicher:

Vorbereitung

Checkliste:

  • ✅ Unternehmen konfiguriert (Logo, Adresse, UID-Nummer, Bankverbindung)
  • ✅ Kunde angelegt (oder jetzt anlegen)
  • ✅ Optional: Produkte/Dienstleistungen erfasst
Schnellstart

Sie können auch während der Rechnungserstellung neue Kunden und Produkte anlegen.

Schritt 1: Neue Rechnung starten​

Navigieren Sie zur Rechnungserstellung:

Neue Rechnung

Vorgehen:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Rechnungen"
  2. Klicken Sie auf "Neue Rechnung" (großer blauer Button)
  3. Oder: Shortcut "Strg + N" (Windows) / "Cmd + N" (Mac)

Schritt 2: Kunde auswählen​

Wählen Sie den Kunden für diese Rechnung:

Kunde wählen

Bestehenden Kunden wählen​

Suche:

  1. Geben Sie Kundennamen ein
  2. Wählen Sie aus der Liste
  3. Alle Kundendaten werden automatisch übernommen

Neuen Kunden anlegen​

Während der Rechnungserstellung:

  1. Klicken Sie auf "Neuer Kunde"
  2. Geben Sie ein:
    • Firmenname oder Vor- und Nachname
    • E-Mail-Adresse (für Rechnungsversand)
    • Adresse (Straße, PLZ, Ort)
  3. Klicken Sie auf "Speichern"
  4. Kunde wird ausgewählt
Pflichtangaben

Mindestens Name/Firma und Adresse sind erforderlich für eine rechtskonforme Rechnung.

Schritt 3: Rechnungsdaten festlegen​

Die wichtigsten Eckdaten Ihrer Rechnung:

Rechnungsdaten

Automatisch ausgefüllt:

  • Rechnungsnummer: Fortlaufend (z.B. RE-2024-001)
  • Rechnungsdatum: Heutiges Datum
  • Leistungsdatum: Heutiges Datum
  • Fälligkeitsdatum: Heute + 14 Tage (Standard)

Optional anpassen:

  • Ändern Sie Fälligkeitsdatum (z.B. 7, 14 oder 30 Tage)
  • Leistungszeitraum (z.B. 01.12.2024 - 31.12.2024)
  • Zahlungsbedingungen (z.B. "2% Skonto bei Zahlung binnen 7 Tagen")
Zahlungsziel

14 Tage sind der Standard in Österreich/Deutschland. Bei Stammkunden auch 30 Tage üblich.

Schritt 4: Positionen hinzufügen​

Fügen Sie die zu berechnenden Leistungen hinzu:

Positionen

Aus Produktstamm​

Wenn Produkte angelegt:

  1. Klicken Sie auf "Position hinzufügen"
  2. Beginnen Sie mit Tippen (Produktname oder Artikelnummer)
  3. Wählen Sie Produkt aus Liste
  4. Passen Sie Menge an
  5. Preis wird automatisch übernommen

Manuelle Position​

Ohne Produktstamm:

  1. Klicken Sie auf "Position hinzufügen"
  2. Geben Sie ein:
    • Beschreibung: z.B. "Webdesign Homepage"
    • Menge: z.B. 40 (Stunden)
    • Einzelpreis: z.B. 85,00 EUR
    • MwSt-Satz: 20% (AT) oder 19% (DE)
  3. Gesamtpreis wird automatisch berechnet

Beispiel:

Beschreibung: Beratungsleistung
Menge: 5 Stunden
Einzelpreis: 120,00 EUR
MwSt: 20%
─────────────────────────
Summe: 600,00 EUR netto
MwSt: 120,00 EUR
Gesamt: 720,00 EUR brutto

Mehrere Positionen​

Weitere Positionen hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf "+ Weitere Position"
  2. Wiederholen Sie den Vorgang
  3. Beliebig viele Positionen möglich

Positionen verwalten:

  • Reihenfolge ändern: Ziehen & Ablegen
  • Position löschen: Mülleimer-Symbol
  • Position duplizieren: Kopier-Symbol
Übersichtlichkeit

Gruppieren Sie ähnliche Leistungen in einer Position mit Zeilenumbruch.

Schritt 5: Rabatte und Skonto (optional)​

Gewähren Sie Rabatte oder Skonto:

Rabatte

Positionsrabatt​

Pro Position:

  • Klicken Sie auf "Rabatt"
  • Geben Sie Prozent ein (z.B. 10%)
  • Oder Festbetrag (z.B. 50 EUR)
  • Wird automatisch abgezogen

Gesamtrabatt​

Auf gesamte Rechnung:

  • Unter Positionen: "Rabatt hinzufügen"
  • Prozentual oder Festbetrag
  • Erscheint als eigene Zeile

Skonto​

Skonto-Bedingungen:

  • Unter Zahlungsbedingungen: "Skonto hinzufügen"
  • Beispiel: "2% Skonto bei Zahlung binnen 7 Tagen"
  • Wird auf Rechnung ausgewiesen
  • Hinweis: "Zahlbar bis [Datum] mit 2% Skonto"

Schritt 6: Zusatztexte und Hinweise​

Fügen Sie Texte zur Rechnung hinzu:

Zusatztexte

Einleitungstext (oben)​

Standardtext:

Sehr geehrte Damen und Herren,

für unsere Leistungen erlauben wir uns, 
Ihnen wie folgt in Rechnung zu stellen:

Personalisiert:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihren Auftrag. Hiermit stellen 
wir Ihnen die vereinbarten Leistungen in Rechnung:

Abschlusstext (unten)​

Standardtext:

Wir bitten um Überweisung des Rechnungsbetrages 
bis zum [Fälligkeitsdatum] auf unser Konto.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen.

Mit Skonto:

Zahlbar bis [Datum] ohne Abzug oder bis [Datum-7] 
mit 2% Skonto.

Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit.

Fußnoten​

Rechtliche Hinweise:

  • Verweis auf AGB
  • Gewährleistungshinweise
  • Lieferbedingungen
  • Eigentumsvorbehalt
Automatische Texte

Standardtexte werden aus Ihren Vorlagen übernommen und können angepasst werden.

Schritt 7: Vorschau prüfen​

Prüfen Sie Ihre Rechnung vor dem Versand:

Vorschau

Vorschau öffnen:

  1. Klicken Sie auf "Vorschau" (Auge-Symbol)
  2. PDF wird generiert
  3. Prüfen Sie alle Angaben

Wichtige Prüfpunkte:

  • ✅ Logo vorhanden und korrekt positioniert?
  • ✅ Ihre Firmendaten vollständig?
  • ✅ UID-Nummer sichtbar?
  • ✅ Kundendaten korrekt?
  • ✅ Rechnungsnummer fortlaufend?
  • ✅ Alle Positionen enthalten?
  • ✅ Preise und MwSt korrekt?
  • ✅ Gesamtbetrag richtig?
  • ✅ Bankverbindung angegeben?
  • ✅ Zahlungsziel genannt?
Sorgfaltspflicht

Prüfen Sie besonders bei der ersten Rechnung alle Angaben genau!

Schritt 8: Rechnung speichern oder versenden​

Finale Optionen:

Versenden

Als Entwurf speichern​

Noch nicht bereit zum Versand:

  1. Klicken Sie auf "Als Entwurf speichern"
  2. Rechnung wird gespeichert
  3. Keine Rechnungsnummer wird vergeben
  4. Kann später bearbeitet werden

Speichern und versenden​

Rechnung direkt versenden:

  1. Klicken Sie auf "Speichern und versenden"
  2. E-Mail-Dialog öffnet sich:
    • An: Kunden-E-Mail (vorausgefüllt)
    • Betreff: "Rechnung RE-2024-001"
    • Nachricht: Standardtext (anpassbar)
    • Anhang: Rechnung als PDF
  3. Optional: Nachricht anpassen
  4. Klicken Sie auf "Senden"

Was passiert:

  • Rechnung wird finalisiert
  • Fortlaufende Nummer wird vergeben
  • PDF wird erstellt
  • E-Mail wird versendet
  • Rechnung kann nicht mehr geändert werden (nur storniert)

Nur speichern​

Später selbst versenden:

  1. Klicken Sie auf "Speichern"
  2. Rechnung wird finalisiert
  3. Sie können PDF downloaden
  4. Manuell versenden (E-Mail, Post)
E-Mail-Versand empfohlen

Der direkte Versand ist am schnellsten und Sie haben alles dokumentiert.

Schritt 9: Rechnung wurde versendet​

Nach dem Versand sehen Sie die Bestätigung:

Bestätigung

Was ist passiert:

  • ✅ Rechnung erstellt: RE-2024-001
  • ✅ E-Mail versendet an: kunde@email.de
  • ✅ Fällig am: [Datum in 14 Tagen]
  • ✅ Status: Versendet, Offen

Nächste Schritte:

  • Rechnung ist in Übersicht sichtbar
  • Kunde erhält E-Mail mit PDF
  • Zahlungsüberwachung läuft automatisch
  • Bei Zahlungseingang: Status auf "Bezahlt" setzen

Häufige Fehler vermeiden​

Typische Anfängerfehler​

Fehler vermeiden

❌ Fehler 1: Unvollständige Firmendaten

❌ Fehler 2: Falsche MwSt-Sätze

  • Österreich: 20% (Standard), 13%, 10%, 0%
  • Deutschland: 19% (Standard), 7%, 0%

❌ Fehler 3: Rechnungsnummer manuell ändern

  • Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein
  • System vergibt automatisch

❌ Fehler 4: Fehlende Bankverbindung

  • IBAN und BIC müssen auf Rechnung stehen
  • In Unternehmensdaten hinterlegen

❌ Fehler 5: Keine Leistungsbeschreibung

  • "Dienstleistung" ist zu unspezifisch
  • Konkret beschreiben: "Webdesign Homepage, 40 Stunden"
Rechtskonforme Rechnungen

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Siotrix prüft automatisch.

Rechnung nachträglich ändern​

Was ist möglich?​

Vor dem Versand (Entwurf):

  • ✅ Alles änderbar
  • ✅ Positionen hinzufügen/löschen
  • ✅ Preise anpassen

Nach dem Versand:

  • ❌ Nicht mehr änderbar
  • ✅ Nur Stornierung möglich
  • ✅ Dann neue Rechnung erstellen

Rechnung stornieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf "Stornieren"
  3. Grund angeben
  4. Stornorechnung wird erstellt
  5. Neue korrekte Rechnung erstellen
Unveränderbar

Versendete Rechnungen sind aus rechtlichen Gründen nicht änderbar.

Häufige Fragen:

Kann ich die Rechnung nach dem Versand ändern?
Nein, versendete Rechnungen sind nicht änderbar. Sie können nur stornieren und neu erstellen.

Was ist, wenn ich einen Fehler bemerke?
Vor Versand: Einfach korrigieren. Nach Versand: Stornieren und neue Rechnung erstellen.

Muss ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Nein, Sie können auch downloaden und per Post senden. E-Mail ist aber schneller und nachweisbar.

Wie sehe ich, ob die Rechnung bezahlt wurde?
In der Rechnungsübersicht oder beim Zahlungseingang manuell als "Bezahlt" markieren.

Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal erstellen?
Ja, über Stapelverarbeitung oder wiederkehrende Rechnungen.

Was passiert bei Zahlungsverzug?
Aktivieren Sie das automatische Mahnwesen – es sendet automatisch Zahlungserinnerungen.

Kann ich die Rechnung als Papier ausdrucken?
Ja, über "Herunterladen" als PDF und dann drucken.

Werden die Rechnungen archiviert?
Ja, alle Rechnungen werden automatisch 10 Jahre GoBD-konform archiviert.