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Erste Rechnung erstellen

Erstellen Sie Ihre erste professionelle Rechnung in wenigen Minuten - auf dem Desktop oder mobil in der App.

1. Vorbereitung​

Bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen:

Checkliste:

  • ✅ Unternehmen konfiguriert - Logo, Adresse, UID-Nummer, Bankverbindung
  • ✅ Mindestens ein Kunde angelegt
  • ✅ Optional: Produkte/Dienstleistungen erfasst

2. Rechnung erstellen in der Web-Anwendung​

2.1 Neue Rechnung starten​

Neue Rechnung

Vorgehen:

  1. Klicken Sie auf "Rechnungen" in der Sidebar
  2. Klicken Sie auf "+ Rechnung erstellen" (oben rechts)
  3. Der 3-Schritte-Assistent öffnet sich

2.2 Schritt 1: Dokumentvorlage auswählen​

Vorlage wählen

  1. Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus
  2. Sehen Sie die Live-Vorschau rechts
  3. Klicken Sie auf "Weiter"

2.3 Schritt 2: Rechnungsdetails eingeben​

Rechnungsdetails

Automatisch ausgefüllt:

  • Rechnungsnummer: z.B. RE.2026002 (fortlaufend)
  • Rechnungsdatum: Heutiges Datum
  • Fälligkeitsdatum: +14 Tage

Sie müssen eingeben:

  • Kunde: Aus Dropdown wählen
  • Dateiname, Zahlungsbedingungen

Klicken Sie auf "Weiter"

2.4 Schritt 3: Rechnungsartikel hinzufügen​

Artikel hinzufügen

Aus Produktkatalog:

  1. Suchen Sie nach Produktname
  2. Wählen Sie Produkt aus
  3. Menge anpassen
  4. Preis automatisch übernommen

Zusammenfassung zeigt:

  • Gesamtbetrag netto
  • zzgl. Umsatzsteuer
  • Gesamtbetrag brutto

2.5 Rechnung fertigstellen​

Rechnung versenden

Fertig! Ihre erste Rechnung wurde erstellt.

3. Rechnung erstellen in der Mobile App​

3.1 App öffnen und starten​

PDF Rechnungsvorschau
  1. Öffnen Sie die Siotrix App
  2. Tippen Sie auf "Rechnungen" (unten)
  3. Tippen Sie auf "+" (unten rechts)
  4. Tippen Sie oben rechts auf das Symbol mit dem "Dokument+"

3.2 Kunde und Details​

PDF Rechnungsvorschau

Kunde auswählen:

  1. Tippen Sie "Kunde auswählen"
  2. Suchen oder "+ Neuer Kunde"
  3. Bei neuem Kunden: Name, E-Mail, Adresse eingeben

Details (automatisch):

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum: Heute
  • Fälligkeitsdatum: +14 Tage

Tippen Sie "Weiter"

3.3 Vorlage auswählen​

PDF Rechnungsvorschau
  1. Scrollen Sie durch Vorlagen
  2. Tippen Sie gewünschte Vorlage an
  3. Tippen Sie "Weiter"

3.4 Artikel hinzufügen​

PDF Rechnungsvorschau
  1. Tippen Sie "Produkt hinzufügen"
  2. Suchen Sie nach dem Produkt
  3. Tippen Sie "Hinzufügen"

Für weitere Artikel: "Produkt hinzufügen"

Tippen Sie "Fertigstellen"

Rechnung mobil erstellt!

4. Wichtige Prüfpunkte​

Vor dem Versand prüfen:

PDF Rechnungsvorschau
  • Firmendaten vollständig (Logo, Name, Adresse)?
  • UID-Nummer sichtbar?
  • Kundendaten korrekt?
  • Rechnungsnummer fortlaufend?
  • Alle Positionen enthalten?
  • Preise und MwSt korrekt?
  • Gesamtbetrag richtig?
  • Bankverbindung (IBAN/BIC)?
  • Fälligkeitsdatum genannt?
Bei der ersten Rechnung

Nehmen Sie sich Zeit für die Prüfung. Später geht es schneller!

5. Häufige Anfängerfehler​

Fehler 1: Unvollständige Firmendaten

Fehler 2: Falsche MwSt-Sätze

  • Österreich: 20% Standard
  • Deutschland: 19% Standard
  • Lösung: Richtigen Satz wählen

Fehler 3: Rechnungsnummer manuell geändert

  • Problem: Muss fortlaufend sein
  • Lösung: Automatisch vergeben lassen

Fehler 4: Fehlende Bankverbindung

  • Problem: IBAN muss auf Rechnung
  • Lösung: In Unternehmenseinstellungen eintragen

Fehler 5: Ungenaue Leistungsbeschreibung

  • Falsch: "Dienstleistung"
  • Richtig: "Webdesign Homepage, 40 Stunden"

6. Nach der Erstellung​

Was passiert automatisch:

Nach Erstellung

  • Fortlaufende Nummer vergeben
  • PDF generiert
  • Bei E-Mail: Kunde erhält Rechnung
  • Status: "Versendet"
  • Erscheint in Übersicht
  • Zahlungsüberwachung aktiv

Ihre nächsten Schritte:

  1. Zahlungseingang überwachen
  2. Bei Zahlung: Status "Bezahlt" setzen
  3. Bei Verzug: Mahnung versenden

7. Rechnung ändern oder stornieren​

7.1 Vor dem Versand​

Status: Entwurf

  • Alles änderbar
  • Positionen hinzufügen/löschen
  • Preise anpassen
  • Kunde ändern

7.2 Nach dem Versand​

Nicht mehr änderbar!

  • Keine Bearbeitung möglich
  • Nur Stornierung
  • Dann neue Rechnung erstellen

Rechnung stornieren:

  1. Rechnung öffnen
  2. Klicken Sie "Stornieren" (🗑️)
  3. Grund angeben
  4. Stornorechnung wird erstellt
  5. Neue korrekte Rechnung erstellen
Rechtliche Vorgabe

Versendete Rechnungen sind unveränderlich (Österreich/Deutschland).

8. Tipps für weitere Rechnungen​

Es gibt auch noch ausführlichere Guides zur Rechnungserstellung:

Mehr über Mobile Rechnungserstellung erfahren

Mehr über Web Rechnungserstellung erfahren

9. Häufig gestellte Fragen​

Kann ich die Rechnung nach Versand ändern?
Nein. Sie müssen stornieren und neu erstellen.

Was bei einem Fehler nach Versand?
Stornorechnung erstellen, dann neue korrekte Rechnung.

Muss ich per E-Mail versenden?
Nein, auch Download und Post möglich. E-Mail ist schneller.

Wie sehe ich Zahlungseingänge?
In der Rechnungsübersicht. Manuell als "Bezahlt" markieren.

Kann ich mobil Rechnungen erstellen?
Ja, mit der Siotrix App (iOS/Android).

Was ist Reverse Charge?
Bei EU-B2B ohne MwSt. System erkennt bei gültiger UID automatisch.

Verschiedene MwSt-Sätze möglich?
Ja, jede Position kann eigenen Satz haben.

Wie lange Archivierung?
7 Jahre automatisch (gesetzliche Pflicht).

10. Nächste Schritte​

Sie können jetzt:

Fortgeschritten:

  • Automatisches Mahnwesen aktivieren
  • DATEV-Export einrichten
  • Wiederkehrende Rechnungen
  • Zahlungsabgleich automatisieren