Datenimport

Importieren Sie vorhandene Kontakte & Produkte in Siotrix.

1. Übersicht

1.1 Funktionsumfang

Das Siotrix-System bietet eine CSV-Import-Schnittstelle zur Migration bestehender Datenbestände aus externen Systemen. Die Importfunktion ermöglicht die effiziente Übernahme großer Datenmengen ohne manuelle Einzelerfassung.

Unterstützte Datentypen:

Kontakte:

• Firmenkunden (B2B)
• Privatkunden (B2C)
• Lieferanten
• Partner und Interessenten
• Vollständige Adressdaten
• Bankverbindungen
• Steuerrelevante Informationen

Produkte:

• Produktstammdaten
• Preiskonfigurationen (Verkaufs- und Einkaufspreise)
• Lagerbestandsinformationen
• Produktkategorien
• Seriennummern-Konfiguration

Hinweis: Weitere Importtypen (Belege, Buchungen) sind für zukünftige Versionen geplant.

1.2 Technische Anforderungen

Dateiformat:

• Dateiformat: CSV (Comma-Separated Values)
• Zeichenkodierung: UTF-8 (zwingend erforderlich)
• Feldtrenner: Semikolon (;)
• Dezimaltrennzeichen: Komma (,)
• Dateiendung: .csv
• Maximale Dateigröße: 10 MB pro Import
• Empfohlene maximale Zeilenanzahl: 1.000 Datensätze pro Import

2. Kontaktimport

2.1 Import-Prozess initiieren

Navigation:

1. Öffnen Sie das Modul "Kontakte" über das Hauptnavigationsmenü
2. Die Kontaktübersicht zeigt folgende Strukturelemente:
   • Registerreiter: Übersicht, Alle, Kunden, Lieferanten, Andere
   • Schaltfläche "SmartScan" für KI-basierte Visitenkartenerkennung
   • Schaltfläche "+ Kontakt erstellen" für manuelle Erfassung
   • Dropdown-Menü "Spaltensichtbarkeit" mit erweiterten Funktionen
3. Öffnen Sie das Dropdown-Menü "Spaltensichtbarkeit"
4. Wählen Sie die Option "Importieren"

2.2 CSV-Struktur für Kontakte

Beispiel CSV Datei

Erforderliche Dateistruktur:

Nummer;Anrede;Vorname;Nachname;Email;Telefon1;Telefon2;Adresse1;Adresse2;PLZ;Ort;Land;Typ;ZusatzDaten;LieferadresseAbweichend;LieferAdresse1;LieferAdresse2;LieferPLZ;LieferOrt;LieferLand;Firmenname;Steuernummer;UStIdNr;IBAN;BIC;Bank

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Format/Beispiel	Beschreibung
Nummer	Alphanumerisch	Nein	K001, CUST-2024-001	Eindeutige Kundennummer (wird bei Leerstand automatisch generiert)
Anrede	Text	Nein	Herr, Frau, Dr., Prof.	Anrede des Kontakts
Vorname	Text	Nein	Max	Vorname (bei Einzelpersonen empfohlen)
Nachname	Text	Ja*	Mustermann	Nachname (Pflicht bei Einzelpersonen)
Email	Text	Nein	max.mustermann@firma.de	E-Mail-Adresse (RFC 5322 konform)
Telefon1	Text	Nein	+49 30 12345678	Primäre Telefonnummer
Telefon2	Text	Nein	+49 171 9876543	Sekundäre Telefonnummer
Adresse1	Text	Nein	Musterstraße 123	Straße und Hausnummer
Adresse2	Text	Nein	2. Stock, Gebäude A	Adresszusatz
PLZ	Text	Nein	10115	Postleitzahl
Ort	Text	Nein	Berlin	Stadt/Ort
Land	Text	Nein	DE, AT, CH	ISO-3166-1 Alpha-2 Ländercode
Typ	Text	Nein	business-customer	Kontakttyp (siehe Typen-Tabelle)
ZusatzDaten	Text	Nein	VIP-Kunde, Rahmenvertrag	Zusätzliche Informationen
LieferadresseAbweichend	Boolean	Nein	ja, nein	Kennzeichen für abweichende Lieferadresse
LieferAdresse1	Text	Nein	Lieferstraße 789	Lieferadresse Straße
LieferAdresse2	Text	Nein	Lager 3	Lieferadresse Zusatz
LieferPLZ	Text	Nein	22088	Lieferadresse PLZ
LieferOrt	Text	Nein	Hamburg	Lieferadresse Ort
LieferLand	Text	Nein	DE	Lieferadresse Ländercode
Firmenname	Text	Ja*	Mustermann GmbH	Firmenbezeichnung (Pflicht bei Geschäftskunden)
Steuernummer	Text	Nein	123/456/78901	Nationale Steuernummer
UStIdNr	Text	Nein	DE123456789	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
IBAN	Text	Nein	DE89370400440532013000	Internationale Bankkontonummer (ISO 13616)
BIC	Text	Nein	COBADEFFXXX	Bank Identifier Code (ISO 9362)
Bank	Text	Nein	Commerzbank AG	Name des Kreditinstituts

*Mindestens Nachname oder Firmenname muss vorhanden sein.

Verfügbare Kontakttypen:

Typ-Identifier	Bezeichnung	Verwendung
business-customer	Geschäftskunde	B2B-Kunde mit Firmenstruktur
private-customer	Privatkunde	B2C-Endkunde/Einzelperson
supplier	Lieferant	Warenlieferant
partner	Geschäftspartner	Kooperationspartner
prospect	Interessent	Potentieller Kunde

Beispieldatensatz:

K001;Herr;Max;Mustermann;max.mustermann@email.de;+49 30 12345678;+49 171 9876543;Musterstraße 123;;10115;Berlin;DE;private-customer;VIP-Kunde;nein;;;;;Mustermann Consulting GmbH;123/456/78901;DE123456789;DE89370400440532013000;COBADEFFXXX;Commerzbank AG

2.3 Datei-Upload

Upload-Prozedur:

1. Nach Auswahl der Import-Funktion öffnet sich der Dialog "Daten importieren"
2. Zwei Upload-Optionen stehen zur Verfügung:
   • Klick auf Schaltfläche "Datei hochladen": Öffnet Dateiauswahl-Dialog
   • Drag-and-Drop: Direkte Dateiübergabe durch Ziehen in den markierten Bereich
3. Auswahl der vorbereiteten CSV-Datei (Nur .csv-Dateien werden akzeptiert)
4. Automatischer Upload und Validierung der Dateistruktur

Validierungsprozess:

• Prüfung der Zeichenkodierung (UTF-8)
• Validierung der Spaltenstruktur
• Überprüfung der Pflichtfelder
• Erkennung ungültiger Datenformate

2.4 Datenvorschau und Import-Ausführung

Import-Vorschau:

Die Vorschau-Ansicht zeigt folgende Informationen:

• Tabellarische Darstellung der zu importierenden Datensätze
• Spalten: Nummer, Typ (mit Icon-Visualisierung), Name, Land (mit Flaggen-Symbol), Adresse, Information
• Pagination-Steuerung für große Datenmengen
• Gesamtanzahl der zu importierenden Datensätze

Dargestellte Beispieldaten:

• Eindeutige Kontaktnummern (z.B. 0016, 0017, 0018)
• Kontakttyp-Visualisierung (Firmen-Icon für Geschäftskunden, Personen-Icon für Einzelpersonen)
• Vollständige Namen (Firmenbezeichnung oder Vor-/Nachname)
• Länderkennzeichnung mit Flaggen-Symbolen
• Vollständige Adressinformationen
• Zusätzliche Kontaktinformationen

Automatische Validierung:

• E-Mail-Adressenvalidierung gemäß RFC 5322
• Telefonnummern-Formatierung
• Automatische Länder-Icon-Zuordnung basierend auf ISO-Code
• Typ-basierte Icon-Zuweisung

Import-Ausführung:

1. Überprüfung der Vorschau-Daten
2. Navigation durch Datensätze mittels Pagination
3. Klick auf Schaltfläche "Importieren" startet den Import-Prozess
4. Schaltfläche "Abbrechen" bricht den Vorgang ab

Import-Verarbeitung:

• Datensätze werden sequentiell in die Datenbank übertragen
• Automatische Duplikatserkennung basierend auf Kontaktnummer
• Duplikate werden übersprungen und protokolliert
• Import-Protokoll wird erstellt

Performance:

• Verarbeitungsgeschwindigkeit: ca. 100-200 Datensätze pro Sekunde
• Beispiel: 45 Kontakte werden in unter 1 Sekunde importiert

2.5 Import-Abschluss

Nach erfolgreicher Verarbeitung:

• Automatische Weiterleitung zur Kontaktübersicht
• Importierte Kontakte sind sofort verfügbar
• Alle Daten sind vollständig indexiert und durchsuchbar
• Nachträgliche Bearbeitung einzelner Kontakte möglich

Nachbearbeitung:

• Öffnen einzelner Kontakte durch Klick auf Datensatz
• Ergänzung fehlender optionaler Informationen
• Korrektur importierter Daten
• Anreicherung mit zusätzlichen Informationen

3. Produktimport

3.1 Import-Prozess initiieren

Navigation:

1. Öffnen Sie das Modul "Waren" → "Produkte" über das Hauptnavigationsmenü
2. Die Produktübersicht zeigt folgende Elemente:
   • Registerreiter: Stammdaten, Produktgruppen
   • Schaltfläche "+ Produkt erstellen" für manuelle Erfassung
   • Suchfeld "Produkt suchen" mit Volltextsuche
   • Filter-Funktionen
   • Dropdown-Menü "Spaltensichtbarkeit" mit Optionen:
     • "Exportieren": Export vorhandener Produkte als CSV
     • "Importieren": CSV-Import-Funktion
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Spaltensichtbarkeit"
4. Wählen Sie die Option "Importieren"

Tabellenstruktur der Produktübersicht:

• Aktiv: Status-Kennzeichnung (aktiv/inaktiv)
• Artikel Nr.: Eindeutige Produktidentifikation
• Name: Produktbezeichnung und Beschreibung
• Umsatzsteuer: Anwendbarer Steuersatz
• Verkaufspreis (Brutto): Preis inkl. MwSt
• Verkaufspreis (Netto): Preis exkl. MwSt
• Lagerverwaltet: Kennzeichen für Lagerverwaltung
• Lagerbestand: Aktueller Lagerstand

3.2 CSV-Struktur für Produkte

Beispiel CSV Datei

Erforderliche Dateistruktur:

Name;Beschreibung;Artikelnummer;Steuersatz;PreisBrutto;PreisNetto;EinkaufspreiBrutto;EinkaufspreisNetto;LagerVerfolgung;SeriennummerProdukt;Waehrung;Einheit;Kategorie;ZusatzDaten;MinimalerLagerbestand;MaximalerLagerbestand;Nachbestellmenge;SeriennummerLaenge;SeriennummerPrefix;SeriennummerSuffix

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Format/Beispiel	Beschreibung
Name	Text	Ja	Laptop Dell XPS 13	Produktbezeichnung (max. 200 Zeichen)
Beschreibung	Text	Nein	Business-Laptop 13" Display	Detaillierte Produktbeschreibung
Artikelnummer	Alphanumerisch	Nein	DELL-XPS13-001	Eindeutige Artikelidentifikation
Steuersatz	Dezimal	Ja	19,00	Umsatzsteuersatz in Prozent
PreisBrutto	Dezimal	Ja	1190,00	Verkaufspreis inkl. MwSt
PreisNetto	Dezimal	Nein	1000,00	Verkaufspreis exkl. MwSt (wird berechnet falls leer)
EinkaufspreiBrutto	Dezimal	Nein	714,00	Einkaufspreis inkl. MwSt
EinkaufspreisNetto	Dezimal	Nein	600,00	Einkaufspreis exkl. MwSt
LagerVerfolgung	Boolean	Nein	ja, nein	Aktivierung der Lagerverwaltung
SeriennummerProdukt	Boolean	Nein	ja, nein	Seriennummern-Verwaltung aktiviert
Waehrung	Text	Nein	EUR, €	ISO-4217 Währungscode
Einheit	Text	Nein	Stück, kg, Liter, m	Mengeneinheit
Kategorie	Text	Nein	Computer, Möbel	Produktkategorie
ZusatzDaten	Text	Nein	Premium Serie	Zusätzliche Produktinformationen
MinimalerLagerbestand	Dezimal	Nein	5,00	Mindestbestand für Nachbestellung
MaximalerLagerbestand	Dezimal	Nein	50,00	Maximaler Lagerbestand
Nachbestellmenge	Dezimal	Nein	10,00	Standard-Nachbestellmenge
SeriennummerLaenge	Integer	Nein	8	Länge der Seriennummer
SeriennummerPrefix	Text	Nein	DELL-	Seriennummern-Präfix
SeriennummerSuffix	Text	Nein	-2024	Seriennummern-Suffix

Gültige Steuersätze:

Österreich:

• 20,00: Normalsteuersatz
• 13,00: Ermäßigter Steuersatz
• 10,00: Stark ermäßigter Steuersatz
• 0,00: Steuerfrei (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung)

Deutschland:

• 19,00: Normalsteuersatz
• 7,00: Ermäßigter Steuersatz
• 0,00: Steuerfrei

Beispieldatensätze:

Laptop Dell XPS 13;Business-Laptop 13" Display, Intel Core i7, 16GB RAM;DELL-XPS13-001;19,00;1190,00;1000,00;714,00;600,00;ja;ja;EUR;Stück;Computer;Premium Serie;5,00;50,00;10,00;8;DELL-;-2024
Bürostuhl Ergonomic Pro;Ergonomischer Bürostuhl mit Lordosenstütze und Armlehnen;CHAIR-ERG-001;19,00;357,00;300,00;178,50;150,00;ja;nein;EUR;Stück;Möbel;Büroausstattung;2,00;20,00;5,00;;;;
Kaffee Espresso Premium;Hochwertiger Espresso aus italienischen Arabica-Bohnen;COFFEE-ESP-500;7,00;12,84;12,00;6,42;6,00;ja;nein;EUR;kg;Lebensmittel;Getränke;20,00;500,00;50,00;;;;

3.3 Datei-Upload

Upload-Prozedur:

1. Nach Auswahl der Import-Funktion öffnet sich der Dialog "Daten importieren"
2. Der Dialog bietet identische Upload-Mechanismen wie beim Kontaktimport:
   • Schaltfläche "Datei hochladen" für traditionelle Dateiauswahl
   • Drag-and-Drop-Bereich für direkte Dateiübergabe
3. Auswahl der vorbereiteten CSV-Datei
4. Automatische Verarbeitung und Validierung

Spezifische Validierungen für Produktdaten:

• Pflichtfeld-Prüfung (Name, Steuersatz, PreisBrutto)
• Validierung numerischer Werte (Preise, Steuersätze)
• Prüfung auf gültige Steuersätze
• Format-Validierung für Dezimalwerte
• Konsistenzprüfung Brutto-/Nettopreise

3.4 Datenvorschau und Import-Ausführung

Import-Vorschau:

Die Vorschau zeigt produktspezifische Informationen:

• Tabellarische Darstellung aller zu importierenden Produkte
• Spalten analog zur Produktübersicht:
  • Artikelnummer
  • Produktname
  • Beschreibung
  • Steuersatz
  • Verkaufspreis (Brutto)
  • Verkaufspreis (Netto)
  • Lagerverwaltungsstatus
  • Lagerbestand (falls vorhanden)

Automatische Validierungen:

• Prüfung auf vollständige Pflichtfelder
• Duplikatserkennung basierend auf Artikelnummer
• Validierung der Preisstruktur (Brutto/Netto-Relation)
• Steuersatz-Plausibilitätsprüfung
• Format-Validierung für numerische Felder

Import-Prozess:

1. Sichtprüfung der angezeigten Produktdaten
2. Navigation durch Datensätze mittels Pagination
3. Klick auf "Importieren" startet den Import
4. Schaltfläche "Abbrechen" zum Prozessabbruch

Duplikatsbehandlung:

• Produkte mit identischer Artikelnummer werden als Duplikate erkannt
• Duplikate werden automatisch übersprungen
• Protokollierung aller übersprungenen Datensätze
• Option zur nachträglichen manuellen Bearbeitung

Performance:

• Verarbeitungsgeschwindigkeit: ca. 150-250 Produkte pro Sekunde
• Große Datenmengen (>500 Produkte) werden in Chargen verarbeitet

3.5 Import-Abschluss

Nach erfolgreicher Verarbeitung:

• Automatische Weiterleitung zur Produktübersicht
• Sofortige Verfügbarkeit aller importierten Produkte
• Integration in Volltextsuche und Filterung
• Verwendbarkeit in Belegen (Angebote, Rechnungen)

4. Best Practices und Fehlerbehandlung

4.1 Datenvorbereitung

Checkliste für erfolgreichen Import:

Dateiformat:

• UTF-8-Kodierung zwingend erforderlich
• Semikolon (;) als Feldtrenner
• Komma (,) als Dezimaltrennzeichen
• Keine Anführungszeichen um Textfelder
• Datumsformat: TT.MM.JJJJ
• Leere Felder: Kein Platzhalter, einfach leer lassen

Datenqualität:

• Vollständigkeit aller Pflichtfelder prüfen
• Konsistenz der Datenformate sicherstellen
• Duplikate bereits in Quelldatei eliminieren
• Gültige E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• Korrekte Länder- und Währungscodes (ISO-Standard)

4.2 Häufige Fehlerquellen

Technische Fehler:

Kodierungsprobleme:

• Symptom: Umlaute werden falsch dargestellt (z.B. ä → ä)
• Ursache: Datei nicht in UTF-8 kodiert
• Lösung: Datei in UTF-8 konvertieren (siehe Abschnitt 4.3)

Trennzeichen-Fehler:

• Symptom: Alle Daten erscheinen in einer Spalte
• Ursache: Falsches Trennzeichen (Komma statt Semikolon)
• Lösung: Suchen & Ersetzen in Texteditor (, → ;)

Dezimaltrennzeichen-Fehler:

• Symptom: Preise werden nicht korrekt erkannt
• Ursache: Punkt statt Komma als Dezimaltrennzeichen
• Lösung: Ersetzung von . durch , in numerischen Feldern

Inhaltliche Fehler:

Fehlende Pflichtfelder:

• Symptom: Import-Fehler bei Validierung
• Ursache: Name, Steuersatz oder Preis fehlt
• Lösung: Vervollständigung der Pflichtfelder vor Import

Ungültige Formate:

• E-Mail: Muss RFC 5322 konform sein (z.B. name@domain.tld)
• IBAN: Muss ISO 13616 konform sein
• Ländercodes: Nur ISO-3166-1 Alpha-2 (z.B. DE, AT, nicht Deutschland)
• Steuersätze: Nur vordefinierte Werte (siehe Abschnitt 3.2)

4.3 Konvertierung aus Excel/LibreOffice

Microsoft Excel:

Prozedur für korrekte CSV-Erstellung:

1. Öffnen der Excel-Arbeitsmappe
2. Navigation: Datei → Speichern unter
3. Dateityp: "CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)" auswählen
4. Speichervorgang abschließen
5. Nachbearbeitung in Texteditor:
   • Datei in Notepad++ oder VS Code öffnen
   • Suchen & Ersetzen: alle , durch ; ersetzen
   • Speichern und schließen

LibreOffice Calc:

Optimierte Export-Einstellungen:

1. Öffnen der Calc-Datei
2. Navigation: Datei → Speichern unter
3. Dateityp: "Text CSV (.csv)" auswählen
4. Im Export-Dialog konfigurieren:
   • Zeichensatz: Unicode (UTF-8)
   • Feldtrenner: Semikolon (;)
   • Texttrenner: (leer lassen)
   • Ersten Zeile als Spaltennamen speichern: aktiviert
5. Speichern bestätigen

Google Sheets:

Export-Prozedur:

1. Öffnen des Google Sheets-Dokuments
2. Navigation: Datei → Herunterladen → Kommagetrennte Werte (.csv)
3. Heruntergeladene Datei in Texteditor öffnen
4. Kodierung auf UTF-8 prüfen
5. Feldtrenner von Komma auf Semikolon ändern
6. Speichern

4.4 Validierung vor Import

Empfohlene Vorab-Prüfungen:

Strukturelle Validierung:

• Korrekte Spaltenanzahl in jeder Zeile
• Konsistente Feldtrennzeichen
• Keine unerwarteten Zeilenumbrüche innerhalb von Feldern
• Kopfzeile mit exakten Spaltennamen vorhanden

Inhaltliche Validierung:

• Stichprobenartige Prüfung von Datensätzen
• Vollständigkeit der Pflichtfelder
• Plausibilität numerischer Werte
• Gültigkeit von E-Mail-Adressen und Telefonnummern

Testlauf mit reduziertem Datensatz:

• Erstellen einer Test-CSV mit 5-10 repräsentativen Datensätzen
• Durchführung eines Test-Imports
• Prüfung der importierten Daten im System
• Bei erfolgreicher Validierung: Import des vollständigen Datensatzes

5. Häufig gestellte Fragen

Welche maximale Datensatzmenge kann pro Import verarbeitet werden?

Technisch sind bis zu 10.000 Datensätze pro CSV-Datei möglich. Für optimale Performance und einfachere Fehlerbehandlung wird jedoch eine maximale Anzahl von 1.000 Datensätzen pro Import-Vorgang empfohlen. Größere Datenbestände sollten in mehrere Teilimporte aufgeteilt werden.

Wie werden Duplikate behandelt?

Das System erkennt Duplikate anhand eindeutiger Identifikatoren (Kontaktnummer bzw. Artikelnummer). Duplikate werden automatisch übersprungen und im Import-Protokoll aufgeführt. Bereits vorhandene Datensätze werden nicht überschrieben. Für Datenaktualisierungen ist manuelle Bearbeitung oder ein separater Update-Prozess erforderlich.

Werden Sonderzeichen und Umlaute korrekt verarbeitet?

Ja, bei korrekter UTF-8-Kodierung der CSV-Datei werden alle Sonderzeichen und Umlaute (ä, ö, ü, ß, é, à, etc.) korrekt importiert und gespeichert. UTF-8 unterstützt alle Unicode-Zeichen.

Ist der CSV-Import kostenpflichtig?

Nein, die CSV-Import-Funktionalität ist in allen Siotrix-Abonnement-Plänen ohne zusätzliche Kosten enthalten. Es gibt keine Limitierung der Import-Anzahl oder -Häufigkeit.

Welche Datumsformate werden unterstützt?

Das System akzeptiert primär das Format TT.MM.JJJJ (z.B. 15.02.2026). Alternativ werden ISO-8601-konforme Formate (JJJJ-MM-TT) verarbeitet. Andere Formate können zu Import-Fehlern führen und sollten vor Import konvertiert werden.

Können CSV-Vorlagen heruntergeladen werden?

Ja, über die Export-Funktion können Sie Vorlagen mit korrekter Spaltenstruktur generieren. Exportieren Sie einen oder mehrere Beispiel-Datensätze und verwenden Sie die resultierende CSV-Datei als Template für Ihre eigenen Daten.