Belege scannen & erfassen

Erfassen Sie Belege und Rechnungen in Sekundenschnelle mit KI-Unterstützung.

Beleg scannen

So scannen Sie einen Beleg:

1. Öffnen Sie die App
2. Tippen Sie auf das Kamera-Symbol (+)
3. Wählen Sie "Beleg scannen"
4. Fotografieren Sie den Beleg
5. KI erfasst automatisch alle Daten

Gute Beleuchtung

Achten Sie auf ausreichend Licht für optimale Scanqualität.

Automatische Datenerkennung

Die KI erkennt folgende Informationen:

Automatisch erfasst:

• 💰 Betrag (Brutto und Netto)
• 📅 Datum (Rechnungsdatum)
• 🏢 Lieferant (Firmenname)
• 🆔 Rechnungsnummer
• 📋 Mehrwertsteuer (20%, 10%, 13%)
• 🏦 IBAN (für Überweisungen)
• 📍 Adresse

Intelligente Zuordnung:

• Lieferant wird erkannt und zugeordnet
• Kategorie wird vorgeschlagen
• Buchungskonto automatisch gesetzt

Lernende KI

Je mehr Belege Sie scannen, desto präziser wird die Erkennung.

Scan-Qualität optimieren

Tipps für beste Ergebnisse:

Vorbereitung:

• ✅ Beleg glatt ausbreiten
• ✅ Alle vier Ecken sichtbar
• ✅ Ausreichend Licht
• ✅ Kein Schatten auf Beleg
• ❌ Nicht zerknittert
• ❌ Nicht verwackelt

Kamera-Einstellungen:

• Automatische Kantenerkennung aktiviert
• Blitz bei Bedarf einschalten
• Hochformat für Rechnungen
• Querformat für breite Belege

Mehrseitige Dokumente

Scannen Sie mehrseitige Belege:

1. Fotografieren Sie erste Seite
2. Tippen Sie auf "Weitere Seite hinzufügen"
3. Fotografieren Sie nächste Seite
4. Wiederholen Sie für alle Seiten
5. Tippen Sie auf "Fertig"

Automatische Zusammenführung:

• Alle Seiten werden zu einem PDF
• Reihenfolge kann angepasst werden
• Einzelne Seiten können gelöscht werden

Stapelverarbeitung

Scannen Sie mehrere Belege hintereinander und bearbeiten Sie sie später.

Daten prüfen und korrigieren

Überprüfen Sie die erkannten Daten:

Prüfung:

1. Betrag korrekt?
2. Datum richtig?
3. Lieferant zugeordnet?
4. Kategorie passend?

Korrektur:

• Tippen Sie auf Feld
• Korrigieren Sie Wert
• Änderung wird gespeichert

Häufige Korrekturen:

• Komma/Punkt bei Beträgen
• Datum (europäisches Format)
• Lieferantenzuordnung
• Mehrwertsteuersatz

Feedback

Die KI lernt aus Ihren Korrekturen und wird genauer.

Kategorien zuweisen

Ordnen Sie Belege Kategorien zu:

Standard-Kategorien:

• 🍽️ Bewirtung
• ⛽ Treibstoff
• 📞 Telekommunikation
• 🏢 Büromaterial
• 🚗 Fahrzeugkosten
• 💡 Energie
• 🛠️ Wartung & Reparatur
• 📚 Fachliteratur

Eigene Kategorien:

• Erstellen Sie individuelle Kategorien
• Verknüpfen Sie mit Buchungskonten
• Setzen Sie Standard-Steuersätze

Belege verschiedener Arten

Scannen Sie unterschiedliche Dokumente:

Eingangsrechnungen:

• Von Lieferanten
• Automatische Verbindlichkeiten
• Zahlungsfrist erfasst

Quittungen:

• Bar bezahlte Belege
• Tankquittungen
• Parkscheine

Tickets:

• Zugtickets
• Flugtickets
• Parktickets

Lieferscheine:

• Wareneingang dokumentieren
• Mit Bestellung verknüpfen

Geschäftsreisen

Scannen Sie Belege direkt während der Reise – nichts geht verloren.

Kassenbons scannen

Spezielle Behandlung für Kassenbons:

Herausforderungen:

• Oft verblasst
• Thermopapier
• Schlechte Qualität

Lösung:

• Sofort nach Erhalt scannen
• Erhöhter Kontrast
• Mehrfache Erkennung

Thermopapier

Kassenbons auf Thermopapier verblassen schnell – scannen Sie sofort!

Visitenkarten scannen

Erfassen Sie Kontakte aus Visitenkarten:

1. Tippen Sie auf "Visitenkarte scannen"
2. Fotografieren Sie die Karte
3. KI erfasst automatisch:
   • Name
   • Firma
   • Position
   • E-Mail
   • Telefon
   • Adresse
4. Kontakt wird angelegt

Nach dem Scan:

• Kontakt direkt speichern
• Ansprechpartner zuordnen
• Notizen hinzufügen

Belege aus Galerie importieren

Nutzen Sie bereits fotografierte Belege:

1. Tippen Sie auf "Aus Galerie importieren"
2. Wählen Sie Foto aus
3. Beschneiden Sie bei Bedarf
4. KI erfasst Daten

Unterstützte Formate:

• JPG/JPEG
• PNG
• PDF

E-Mail-Belege erfassen

Importieren Sie PDF-Belege aus E-Mails:

Methode 1: Weiterleiten

• Leiten Sie E-Mail an belege@siotrix.com weiter
• Automatische Verarbeitung
• Beleg erscheint in App

Methode 2: Direkt in App

• Öffnen Sie PDF in E-Mail-App
• Tippen Sie auf "Teilen"
• Wählen Sie "siotrix"
• Beleg wird importiert

Automatisierung

Richten Sie E-Mail-Regel ein für automatische Weiterleitung von Lieferanten.

Belege Projekten zuordnen

Verknüpfen Sie Belege mit Projekten:

1. Nach dem Scannen
2. Tippen Sie auf "Projekt zuordnen"
3. Wählen Sie Projekt aus
4. Beleg wird verknüpft

Vorteile:

• Projektbezogene Kostenerfassung
• Weiterberechnung an Kunde
• Automatische Projektberichte

Manuelle Prüfung

Prüfen Sie insbesondere Beträge und Daten immer manuell.

Belege nachträglich bearbeiten

Bearbeiten Sie gescannte Belege:

Mögliche Änderungen:

• Daten korrigieren
• Kategorie ändern
• Projekt zuordnen
• Notizen hinzufügen
• Weitere Seiten anhängen

Historie:

• Alle Änderungen werden protokolliert
• Ursprüngliches Bild bleibt erhalten
• Nachvollziehbare Bearbeitung

Belege freigeben

Workflow für Freigabe-Prozesse:

1. Beleg scannen
2. Zur Freigabe einreichen
3. Vorgesetzter prüft
4. Freigabe oder Ablehnung
5. Bei Freigabe: Buchung erfolgt

Status-Anzeige:

• ⏳ Warte auf Freigabe
• ✅ Freigegeben
• ❌ Abgelehnt
• 📋 Nachfragen

Kommentare

Fügen Sie Kommentare für Rückfragen hinzu.

Belege archivieren

Digitales Belegarchiv:

Automatische Archivierung:

• Nach Buchung automatisch archiviert
• Revisionssicher gespeichert
• Jederzeit abrufbar

GoBD-konform:

• Unveränderbare Speicherung
• Vollständige Dokumentation
• 10 Jahre Aufbewahrung

Stapelverarbeitung

Verarbeiten Sie viele Belege effizient:

Scan-Stapel erstellen:

1. Scannen Sie mehrere Belege nacheinander
2. Speichern Sie als Stapel
3. Bearbeiten Sie später

Batch-Bearbeitung:

• Alle Belege gleiche Kategorie zuweisen
• Alle dem gleichen Projekt zuordnen
• Alle auf einmal freigeben

Abends verarbeiten

Scannen Sie tagsüber, verarbeiten Sie abends in Ruhe.

Nächste Schritte

• Rechnungen erstellen – Mobile Rechnungsstellung
• Kunden verwalten – Kundendaten mobil
• Installation & Einrichtung – App optimal konfigurieren