Rechnungen unterwegs erstellen

Schreiben Sie Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden – professionell und schnell.

Neue Rechnung erstellen

So erstellen Sie eine Rechnung mobil:

1. Tippen Sie auf "+" → "Neue Rechnung"
2. Wählen Sie einen Kunden
3. Fügen Sie Positionen hinzu
4. Prüfen Sie die Vorschau
5. Versenden oder speichern

Schnellstart

Nutzen Sie Vorlagen für häufig verwendete Rechnungstypen.

Kunde auswählen

Wählen Sie den Rechnungsempfänger:

Kunde suchen:

• Nach Name suchen
• Aus letzten Kunden wählen
• In der Nähe anzeigen (GPS)
• QR-Code scannen

Neuer Kunde:

• Tippen Sie auf "Neuer Kunde"
• Visitenkarte scannen (automatische Erfassung)
• Manuell eingeben
• Kontakt aus Adressbuch importieren

Standort-basiert

Sehen Sie Kunden in Ihrer Nähe – praktisch im Außendienst.

Positionen hinzufügen

Fügen Sie Artikel oder Dienstleistungen hinzu:

Aus Katalog:

1. Tippen Sie auf "Position hinzufügen"
2. Suchen Sie Artikel
3. Geben Sie Menge ein
4. Rabatt optional

Schnelleingabe:

• Barcode scannen (automatische Erkennung)
• Zuletzt verwendet
• Favoriten

Freie Position:

• Beschreibung eingeben
• Preis festlegen
• Steuersatz wählen

Favoriten

Markieren Sie häufig genutzte Artikel als Favoriten für schnellen Zugriff.

Preise und Rabatte

Flexible Preisgestaltung:

Mengenrabatt:

• Automatische Staffelpreise
• Manuelle Rabatte in % oder €
• Kundenspezifische Preise

Einzelrabatt:

• Pro Position
• Auf Gesamtbetrag
• Skonto-Vereinbarung

Preisanpassung:

• Preis vor Ort anpassen
• Verhandlungsergebnis erfassen
• Genehmigung einholen (optional)

Rabatt-Limits

Beachten Sie ggf. konfigurierte Rabatt-Obergrenzen für Ihre Rolle.

Rechnungsvorlagen

Nutzen Sie vordefinierte Vorlagen:

Standard-Vorlagen:

• Standardrechnung
• Anzahlungsrechnung
• Schlussrechnung
• Kleinbetragsrechnung
• Proforma-Rechnung

Eigene Vorlagen:

• Wiederkehrende Leistungen
• Projektspezifische Rechnungen
• Kundenspezifische Layouts

Texte und Beschreibungen

Passen Sie Texte an:

Positionstexte:

• Standard-Beschreibung
• Erweiterte Beschreibung
• Sprachbausteine nutzen

Kopf- und Fußtexte:

• Einleitung
• Abschlusstext
• Zahlungsbedingungen
• Danksagung

Vorlagen verwenden

Erstellen Sie Text-Bausteine für häufig verwendete Formulierungen.

Zahlungsbedingungen

Legen Sie Konditionen fest:

Zahlungsziel:

• 7 Tage
• 14 Tage
• 30 Tage
• Sofort fällig

Skonto:

• 2% bei Zahlung innerhalb 7 Tagen
• 3% bei Zahlung innerhalb 5 Tagen
• Keine Skonto

Zahlungsart:

• Überweisung
• Lastschrift
• Bar
• Kreditkarte

Rechnungsvorschau

Prüfen Sie die Rechnung vor dem Versand:

Vorschau-Ansicht:

• Layout-Vorschau
• Alle Positionen sichtbar
• Berechnungen prüfen
• Corporate Design

Prüfpunkte:

• ✅ Kundendaten korrekt
• ✅ Positionen vollständig
• ✅ Preise richtig
• ✅ Summen korrekt
• ✅ MwSt. stimmt

PDF-Generierung

Die Rechnung wird als professionelles PDF im Corporate Design erstellt.

Rechnung versenden

Verschiedene Versandoptionen:

Per E-Mail:

• Direkt aus der App
• Standard-Betreff und Text
• PDF als Anhang
• Automatische Ablage

Per WhatsApp/SMS:

• PDF als Nachricht
• Direkter Kundenkontakt
• Schnelle Zustellung

Ausdrucken:

• Vor Ort drucken (AirPrint/Google Cloud Print)
• Als PDF speichern
• Später ausdrucken

Mehrere Empfänger

Versenden Sie an mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig (z.B. Einkauf + Buchhaltung).

Unterschrift einholen

Lassen Sie Rechnung vor Ort unterschreiben:

1. Nach Erstellung: "Unterschrift einholen"
2. Kunde unterschreibt auf Display
3. Unterschrift wird in PDF integriert
4. Optional: Foto vom Kunden machen

Rechtssicherheit:

• Zeitstempel
• GPS-Koordinaten
• Unterschrift unveränderlich

Digitale Signatur

Die Unterschrift ist rechtssicher und revisionssicher archiviert.

Anzahlungsrechnungen

Erstellen Sie Anzahlungen:

Anzahlung erstellen:

1. Wählen Sie "Anzahlungsrechnung"
2. Geben Sie Anzahlungsbetrag ein (% oder €)
3. Restbetrag wird berechnet
4. Später: Schlussrechnung erstellen

Schlussrechnung:

• Anzahlung wird automatisch abgezogen
• Restbetrag ausgewiesen
• Verknüpfung zu Anzahlung

Wiederkehrende Rechnungen

Automatisieren Sie regelmäßige Rechnungen:

Abo-Rechnung einrichten:

1. Erstellen Sie Basis-Rechnung
2. Wählen Sie "Als wiederkehrend markieren"
3. Definieren Sie Intervall:
   • Monatlich
   • Quartalsweise
   • Jährlich
4. Startdatum festlegen

Automatischer Versand:

• Rechnung wird automatisch erstellt
• Optional: Automatisch versenden
• Benachrichtigung an Sie

Service-Verträge

Perfekt für Wartungsverträge, Abonnements oder monatliche Dienstleistungen.

Rechnung aus Angebot

Wandeln Sie Angebot in Rechnung um:

1. Öffnen Sie das Angebot
2. Tippen Sie auf "In Rechnung umwandeln"
3. Prüfen Sie Positionen
4. Passen Sie bei Bedarf an
5. Rechnung erstellen

Automatische Übernahme:

• Alle Positionen
• Preise und Rabatte
• Kundendaten
• Texte

Teilrechnungen

Rechnen Sie Aufträge in Teilen ab:

Teil-Abrechnung:

1. Öffnen Sie Auftrag
2. Wählen Sie "Teilrechnung erstellen"
3. Wählen Sie abzurechnende Positionen
4. Oder: Prozentsatz angeben

Übersicht:

• Bereits abgerechnet
• Noch offen
• Restbetrag

Gutschriften erstellen

Erstatten Sie Beträge:

Gutschrift erstellen:

1. Öffnen Sie Original-Rechnung
2. Tippen Sie auf "Gutschrift erstellen"
3. Wählen Sie Positionen
4. Geben Sie Grund an

Automatische Verrechnung:

• Mit offener Rechnung verrechnen
• Auszahlen
• Für nächste Rechnung gutschreiben

Storno vs. Gutschrift

Für vollständige Stornierung verwenden Sie Stornorechnung.

Entwürfe speichern

Rechnung später fertigstellen:

Als Entwurf speichern:

• Tippen Sie auf "Als Entwurf speichern"
• Rechnung bekommt keine Nummer
• Kann jederzeit bearbeitet werden
• Keine Buchhaltungswirkung

Entwurf fertigstellen:

1. Öffnen Sie Entwurf
2. Vervollständigen Sie Angaben
3. Tippen Sie auf "Finalisieren"
4. Rechnungsnummer wird vergeben

Rechnungen bearbeiten

Nach Erstellung bearbeiten:

Was ist möglich:

• ✅ Vor Versand: Alles änderbar
• ⚠️ Nach Versand: Nur Anmerkungen
• ❌ Nach Zahlung: Nur Storno/Gutschrift

Stornierung:

• Erstellt Storno-Rechnung
• Hebt Ursprungsrechnung auf
• Neue Rechnung erforderlich

Buchhaltung

Nach Versand sind inhaltliche Änderungen nicht mehr möglich – nur Storno.

Zahlungseingang erfassen

Markieren Sie Rechnungen als bezahlt:

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Tippen Sie auf "Zahlung erfassen"
3. Geben Sie Betrag ein
4. Wählen Sie Zahlungsart
5. Optional: Beleg hochladen

Teilzahlungen:

• Mehrere Zahlungen möglich
• Restbetrag wird angezeigt
• Status: "Teilweise bezahlt"

Mahnungen mobil

Erstellen Sie Mahnungen unterwegs:

Mahnung erstellen:

1. Öffnen Sie überfällige Rechnung
2. Tippen Sie auf "Mahnung erstellen"
3. Mahnstufe wird automatisch gewählt
4. Mahngebühren werden berechnet
5. Versenden

Mahnstufen:

• 1. Mahnung (freundlich)
• 2. Mahnung (bestimmt)
• 3. Mahnung (letzte Aufforderung)

Automatische Mahnungen

Aktivieren Sie automatische Mahnungen im System – spart Zeit.

Offline-Funktionalität

Arbeiten Sie ohne Internet:

Offline verfügbar:

• ✅ Rechnungen erstellen
• ✅ Kunden anlegen
• ✅ Positionen hinzufügen
• ✅ Als Entwurf speichern

Automatische Synchronisierung:

• Sobald Internet verfügbar
• Alle Änderungen werden übertragen
• Rechnungsnummer wird vergeben
• Versand erfolgt

Nächste Schritte

• Kunden verwalten – Kundendaten mobil pflegen
• Belege scannen – Eingangsrechnungen erfassen
• Dokumente – Mehr über Rechnungen im Detail