Mahnung erstellen

Fordern Sie ausstehende Zahlungen professionell und rechtssicher ein.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine formelle Aufforderung zur Zahlung einer überfälligen Rechnung. Sie dokumentiert den Zahlungsverzug und ist Voraussetzung für weitere rechtliche Schritte.

Rechtliche Bedeutung

Die erste Mahnung setzt den Schuldner in Verzug und ermöglicht die Geltendmachung von Verzugszinsen.

Mahnstufen

Übersicht der Mahnstufen

Mahnstufe	Zeitpunkt	Ton	Kosten
Zahlungserinnerung	7 Tage nach Fälligkeit	Freundlich	Kostenlos
1. Mahnung	14 Tage nach Fälligkeit	Bestimmt	Optional Mahngebühr
2. Mahnung	21 Tage nach Fälligkeit	Ernst	Mahngebühr + Zinsen
Letzte Mahnung	28 Tage nach Fälligkeit	Ultimativ	Höhere Gebühr + Zinsen

Eskalation vermeiden

Die meisten Kunden zahlen nach der ersten freundlichen Erinnerung.

Automatische Mahnung

Automatisches Mahnwesen aktivieren

Siotrix kann Mahnungen automatisch erstellen und versenden:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Mahnwesen
2. Aktivieren Sie "Automatisches Mahnwesen"
3. Konfigurieren Sie Fristen und Texte
4. Speichern Sie die Einstellungen

Vorteile:

• Keine Mahnung wird vergessen
• Konstante Fristen
• Zeitersparnis
• Professioneller Auftritt

Rechtssicherheit

Automatische Mahnungen entsprechen allen rechtlichen Anforderungen.

Manuelle Mahnung erstellen

Mahnung aus Rechnung erstellen

1. Öffnen Sie die überfällige Rechnung
2. Klicken Sie auf "Mahnung erstellen"
3. Wählen Sie die Mahnstufe
4. Überprüfen Sie die Mahngebühren
5. Erstellen und versenden Sie die Mahnung

Zahlungserinnerung (freundlich)

Erste Kontaktaufnahme

Die Zahlungserinnerung ist eine höfliche Erinnerung ohne rechtliche Konsequenzen.

Beispieltext:

Sehr geehrte/r [Kunde],

zu unserer Rechnung [Nummer] vom [Datum] über 
[Betrag] EUR konnten wir bisher keinen Zahlungseingang 
feststellen.

Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie 
dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Andernfalls bitten wir Sie, den Betrag in den nächsten 
Tagen zu überweisen.

Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Freundlicher Ton

Die erste Erinnerung sollte immer freundlich und verständnisvoll sein.

1. Mahnung

Formelle Zahlungsaufforderung

Die erste Mahnung setzt den Kunden formell in Verzug.

Pflichtangaben:

• Rechnungsnummer und -datum
• Fälliger Betrag
• Neues Zahlungsziel (z.B. 7 Tage)
• Optional: Mahngebühr (z.B. 5 EUR)
• Optional: Verzugszinsen

Beispieltext:

Sehr geehrte/r [Kunde],

trotz Fälligkeit am [Datum] ist der Betrag von [Betrag] EUR 
aus Rechnung [Nummer] noch nicht bei uns eingegangen.

Wir setzen Ihnen hiermit eine Nachfrist bis zum [Datum].

Bei Zahlungseingang nach diesem Termin berechnen wir 
Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe sowie eine Mahngebühr 
von 5,00 EUR.

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag umgehend.

Mahngebühren

Legen Sie Mahngebühren fest:

Übliche Gebühren:

• 1. Mahnung: 5-10 EUR
• 2. Mahnung: 10-15 EUR
• 3. Mahnung: 15-20 EUR

Angemessenheit

Mahngebühren müssen angemessen sein und dürfen nicht rein abschreckend wirken.

2. Mahnung

Verschärfter Ton

Die zweite Mahnung zeigt ernsthafte Konsequenzen auf.

Zusätzlich zur 1. Mahnung:

• Hinweis auf bisherige Mahnungen
• Androhung rechtlicher Schritte
• Höhere Mahngebühr
• Verzugszinsen berechnen

Beispieltext:

Sehr geehrte/r [Kunde],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und 
1. Mahnung vom [Datum] ist der offene Betrag von 
[Betrag] EUR noch nicht bei uns eingegangen.

Wir fordern Sie letztmalig auf, den Gesamtbetrag von 
[Betrag inkl. Gebühren] EUR bis zum [Datum] zu begleichen.

Andernfalls sehen wir uns gezwungen, ohne weitere 
Ankündigung rechtliche Schritte einzuleiten.

Verzugszinsen berechnen

Verzugszinsen werden automatisch berechnet:

Berechnungsgrundlage:

• B2C: Basiszinssatz + 5% (derzeit ca. 5%)
• B2B: Basiszinssatz + 9% (derzeit ca. 9%)
• Berechnung ab Fälligkeitsdatum

Gesetzlicher Anspruch

Verzugszinsen stehen Ihnen gesetzlich zu, auch ohne Vereinbarung.

Letzte Mahnung

Ultimatum vor rechtlichen Schritten

Die letzte Mahnung ist das finale Schreiben vor Inkasso oder Klage.

Inhalt:

• Auflistung aller bisherigen Mahnungen
• Gesamtforderung inkl. aller Gebühren und Zinsen
• Klare Fristsetzung (z.B. 5 Tage)
• Konkrete Androhung: Inkasso/Klage
• Hinweis auf zusätzliche Kosten

Beispieltext:

Sehr geehrte/r [Kunde],

trotz mehrfacher Aufforderungen (Zahlungserinnerung vom 
[Datum], 1. Mahnung vom [Datum], 2. Mahnung vom [Datum]) 
ist der Rechnungsbetrag weiterhin offen.

Die Gesamtforderung beträgt nun [Betrag] EUR:
- Rechnungsbetrag: [Betrag] EUR
- Mahngebühren: [Betrag] EUR
- Verzugszinsen: [Betrag] EUR

Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis zum [Datum].

Bei ausbleibender Zahlung werden wir den Fall ohne 
weitere Ankündigung an unser Inkassobüro übergeben.
Die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten gehen 
zu Ihren Lasten.

Mahnung anpassen

Text individualisieren

Passen Sie Mahnungstexte an Ihre Bedürfnisse an:

Anpassungsmöglichkeiten:

• Anrede personalisieren
• Kundenspezifische Hinweise
• Kulanzregelungen erwähnen
• Zahlungserleichterungen anbieten
• Ton der Mahnstufe anpassen

Kulanz zeigen

Bei langjährigen Kunden kann ein kulanterer Ton angemessen sein.

Mahngebühren und Zinsen

Gebühren konfigurieren

Legen Sie Standardgebühren fest:

Konfigurierbare Werte:

• Mahngebühr pro Mahnstufe
• Verzugszinssatz (B2C/B2B)
• Mindestbetrag für Mahnungen
• Ausnahmen für bestimmte Kunden

Mahnkosten im Detail

Was darf berechnet werden:

• Pauschale Mahngebühren (angemessen)
• Verzugszinsen (gesetzlich geregelt)
• Tatsächlich entstandene Kosten (z.B. Porto)

Was nicht berechnet werden darf:

• Unangemessen hohe Gebühren
• Doppelte Kostenberechnung
• Fiktive Bearbeitungskosten

Mahnung versenden

Versandoptionen

Wählen Sie die Versandart:

Per E-Mail:

• Schnell und kostengünstig
• Zustellnachweis (optional)
• Sofortige Zustellung

Per Post:

• Einschreiben (empfohlen bei höheren Mahnstufen)
• Rückschein (Zustellbestätigung)
• Rechtssicherer Nachweis

Einschreiben bei letzter Mahnung

Die letzte Mahnung sollte per Einschreiben mit Rückschein versendet werden.

Zahlungsplan anbieten

Ratenzahlung ermöglichen

Bei Zahlungsschwierigkeiten können Sie einen Zahlungsplan anbieten:

Zahlungsplan erstellen:

1. Öffnen Sie die Mahnung
2. Klicken Sie auf "Zahlungsplan anbieten"
3. Definieren Sie Ratenhöhe und -anzahl
4. Versenden Sie das Angebot

Beispieltext:

Wir sind bereit, Ihnen bei Zahlungsschwierigkeiten 
entgegenzukommen und bieten Ihnen folgende Ratenzahlung an:

- 3 Monatsraten à [Betrag] EUR
- Erste Rate fällig am [Datum]
- Weitere Raten jeweils am [Tag] des Folgemonats

Bitte bestätigen Sie uns schriftlich, wenn Sie dieses 
Angebot annehmen möchten.

Mahnung stornieren

Zahlung ist eingegangen

Wenn die Zahlung nach Mahnungsversand eingeht:

1. Öffnen Sie die Mahnung
2. Klicken Sie auf "Zahlung verbuchen"
3. Mahnung wird automatisch als "Bezahlt" markiert
4. Optional: Dankesmail an Kunden

Automatische Verknüpfung

Die Zahlung wird automatisch der Rechnung und Mahnung zugeordnet.

Mahnvorlagen

Vorlagen für verschiedene Szenarien

Erstellen Sie Vorlagen für unterschiedliche Situationen:

Vorlagen-Typen:

• Standard B2B
• Standard B2C
• Stammkunden (kulanter Ton)
• Erstmahnungen bei Neukunden
• Branchenspezifische Texte
• Mehrsprachige Vorlagen

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Häufige Fragen:

Ab wann darf ich mahnen?
Sobald die Rechnung fällig ist. Empfohlen: Erste Erinnerung 7 Tage nach Fälligkeit.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
5-20 EUR sind üblich und angemessen. Sie müssen die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen.

Muss ich vor Inkasso 3 Mahnungen schicken?
Nein, rechtlich reicht eine Mahnung. Drei Mahnungen sind aber üblich und kundenfreundlich.

Kann ich Verzugszinsen sofort berechnen?
Ja, ab dem Verzugseintritt (nach Fälligkeit und Mahnung).

Was ist der Basiszinssatz?
Ein von der Deutschen Bundesbank festgelegter Referenzzinssatz, aktuell einsehbar unter bundesbank.de.

Sollte ich die letzte Mahnung per Einschreiben senden?
Ja, empfohlen. Dies dient als Zustellnachweis für eventuelle rechtliche Schritte.