Kontakte anlegen

Verwalten Sie alle Ihre Geschäftskontakte zentral in siotrix. Erfassen Sie Kunden, Lieferanten, Partner und Interessenten mit allen relevanten Informationen.

Kontakte-Übersicht

Die Kontakte-Übersicht zeigt Ihnen alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick:

Filterfunktionen

Nutzen Sie die Tabs "Alle", "Kunden", "Lieferanten" und "Andere" um Ihre Kontakte zu kategorisieren.

Neuen Kontakt erstellen

Klicken Sie auf "+ Kontakt erstellen" um den Dialog zu öffnen.

Tab 1: Allgemein

Schritt 1: Kontakt-Art wählen

Wählen Sie zunächst, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt:

Verfügbare Kontakt-Arten:

• Privatkunde: Für Privatpersonen
• Firmenkunde: Für Unternehmen
• Lieferant: Für Ihre Zulieferer
• Partner: Für Geschäftspartner
• Interessent: Für potenzielle Kunden

Unterschied Privat vs. Firma

Die Auswahl bestimmt, welche Felder Sie ausfüllen müssen:

• Privat: Vorname + Nachname
• Firma: Unternehmensname (z.B. bei Firmenkunde, Lieferant als GmbH)

Schritt 2: Kontaktdaten eingeben

Für Privatpersonen

Personen-Informationen:

• Nummer: Wird automatisch vergeben (z.B. 001)
• Typ: Gewählter Kontakt-Typ (z.B. "Privatkunde")
• Anrede: Herr/Frau/Divers
• Vorname: Vorname der Person
• Nachname: Nachname der Person
• E-Mail-Adresse: Persönliche E-Mail
• Telefonnummer: Kontaktnummer

Profilbild

Laden Sie ein Profilbild hoch, um Kontakte schneller zu identifizieren. Klicken Sie dazu auf das Kamera-Symbol.

Für Unternehmen (Firmenkunde, Lieferant, Partner, Interessent)

Pflichtfelder:

• Nummer: Wird automatisch vergeben (z.B. 062)
• Typ: Gewählter Kontakt-Typ (z.B. "Firmenkunde")
• Unternehmensname: Name des Unternehmens

Kontaktinformationen:

• E-Mail-Adresse: Zentrale E-Mail des Unternehmens
• Telefonnummer: Hauptrufnummer des Unternehmens

Ansprechpartner

Bei Firmenkontakten können Sie im Tab "Personen" beliebig viele Ansprechpartner mit Namen, E-Mail und Telefon hinterlegen.

Tab 2: Adresse

Für Privatpersonen

Wohnadresse:

• Adresse Zeile 1: Straße und Hausnummer
• Adresse Zeile 2 (optional): Zusätzliche Adresszeile (z.B. "bei Müller")
• Postleitzahl: PLZ des Wohnorts
• Stadt: Ortsname
• Land: Wählen Sie das Land (mit Flaggen-Darstellung)

Lieferadresse:

• ☑️ Die Lieferadresse ist unterschiedlich zur Wohnadresse: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Lieferadresse abweicht (z.B. Arbeitsadresse, Urlaubsadresse)

Falls aktiviert, erfassen Sie separate Lieferinformationen:

• Adresse Zeile 1: Lieferstraße und Hausnummer
• Adresse Zeile 2 (optional): Zusätzliche Lieferadresse
• Postleitzahl: PLZ der Lieferadresse
• Stadt: Lieferort
• Land: Lieferland

Für Unternehmen

Geschäftsadresse (Rechnungsadresse):

• Adresse Zeile 1: Straße und Hausnummer
• Adresse Zeile 2 (optional): Zusätzliche Adresszeile (z.B. "Gebäude A, 3. OG")
• Postleitzahl: PLZ des Firmensitzes
• Stadt: Ortsname
• Land: Wählen Sie das Land (mit Flaggen-Darstellung)

Lieferadresse:

• ☑️ Die Lieferadresse ist unterschiedlich zur Geschäftsadresse: Aktivieren Sie diese Option für separate Lieferadressen (z.B. Lager, Filiale, Baustelle)

Falls aktiviert, erfassen Sie separate Lieferinformationen:

• Adresse Zeile 1: Lieferstraße und Hausnummer
• Adresse Zeile 2 (optional): Zusätzliche Lieferadresse
• Postleitzahl: PLZ der Lieferadresse
• Stadt: Lieferort
• Land: Lieferland

Mehrere Standorte

Für Firmenkunden mit mehreren Filialen oder Lagern können Sie verschiedene Lieferadressen hinterlegen.

Tab 3: Personen

Nur bei Unternehmen

Dieser Tab ist nur bei Firmenkunden, Lieferanten (Unternehmen), Partnern und Interessenten verfügbar. Bei Privatkontakten wird dieser Tab nicht angezeigt.

Bei Firmenkunden können Sie mehrere Ansprechpartner erfassen:

Funktionen:

• "+ Person hinzufügen": Fügen Sie neue Ansprechpartner hinzu
• Tabelle mit Spalten:
  • Vorname: Vorname des Ansprechpartners
  • Nachname: Nachname des Ansprechpartners
  • E-Mail-Adresse: Direkte E-Mail
  • Telefonnummer: Durchwahl oder Mobilnummer
  • Abteilung: Zugehörige Abteilung

Aktionen:

• 📋 Bearbeiten: Kontaktdaten ändern
• 🗑️ Löschen: Ansprechpartner entfernen

Tab 4: Zahlungsdetails

Für Privatpersonen

Bankverbindung (optional):

• IBAN: Internationale Bankkontonummer
• BIC: Bank-Identifikationscode
• Bank: Name der Bank

Für Unternehmen

Bankverbindung:

• IBAN: Internationale Bankkontonummer
• BIC: Bank-Identifikationscode
• Bank: Name der Bank

Steuerinformationen:

• USt-IdNr., Steuernummer: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Wichtig für innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)
  • Für Reverse-Charge-Verfahren erforderlich
  • Erforderlich für B2B-Geschäfte im EU-Ausland

Wichtig für B2B

Bei Firmenkunden aus dem EU-Ausland ist die USt-IdNr. Pflicht für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen!

Tab 5: Datenfelder

Erstellen Sie individuelle Datenfelder für Ihre Kontakte:

Funktionen:

• "+ Hinzufügen": Neues Custom Field erstellen
• Tabelle mit Spalten:
  • Name: Bezeichnung des Datenfelds
  • Wert: Inhalt/Wert des Felds

Aktionen:

• Löschen: Custom Field entfernen

Individuelle Felder

Nutzen Sie Custom Fields für:

• Kundennummer in Ihrem Altsystem
• Branche oder Kategorie
• Ansprechpartner-Notizen
• Besondere Lieferbedingungen
• Rabattstaffeln

Kontakt speichern

Nach Eingabe aller Daten:

1. Klicken Sie auf "Erstellen" um den Kontakt anzulegen
2. Oder "Abbrechen" um den Vorgang zu verwerfen

Der neue Kontakt erscheint sofort in der Kontakte-Liste und kann für Dokumente verwendet werden.

Kontakte verwalten

Kontakte suchen

Nutzen Sie die Suchfunktion "Kontakte suchen" um schnell den gewünschten Kontakt zu finden.

Kontakte filtern

Nach Typ filtern:

• Alle: Zeigt alle Kontakte
• Kunden: Nur Privat- und Firmenkunden
• Lieferanten: Nur Lieferanten
• Andere: Partner und Interessenten

Kontakt bearbeiten

1. Klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Kontakt
2. Der Bearbeitungs-Dialog öffnet sich
3. Ändern Sie die Daten in den entsprechenden Tabs
4. Speichern Sie die Änderungen

Nächste Schritte

Nach dem Anlegen von Kontakten:

1. Erste Rechnung erstellen
2. Angebot erstellen
3. Produkte erfassen

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Häufige Fragen

Kann ich Kontakte importieren?
Kontakte können mittels CSV Datei aus Ihrem alten System importiert werden.

Wie viele Kontakte kann ich anlegen?
Unbegrenzt - es gibt keine Beschränkung der Kontaktanzahl.

Werden Kontakte automatisch nummeriert?
Ja, die Kontaktnummer wird fortlaufend vergeben (001, 002, 003...).

Wie funktioniert die USt-IdNr.-Prüfung?
siotrix validiert automatisch das Format der USt-IdNr. und warnt bei ungültigen Eingaben.