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Unternehmen konfigurieren

Richten Sie Ihr Unternehmen in Siotrix ein und hinterlegen Sie alle wichtigen Daten für rechtskonforme Dokumente.

Übersicht​

Die Unternehmenskonfiguration ist der erste Schritt nach der Anmeldung. Hier hinterlegen Sie alle Daten, die auf Ihren Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten erscheinen.

Unternehmenskonfiguration

Einmalige Einrichtung

Diese Einstellungen müssen Sie nur einmal vornehmen. Danach erscheinen Ihre Daten automatisch auf allen Dokumenten.

Schritt 1: Unternehmensdaten öffnen​

Navigieren Sie zur Unternehmenskonfiguration:

Navigation

Vorgehen:

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild/Avatar
  2. Wählen Sie "Einstellungen"
  3. Klicken Sie auf "Unternehmen"
  4. Oder direkt: Einstellungen → Unternehmen

Schritt 2: Firmendaten eingeben​

Geben Sie Ihre vollständigen Unternehmensdaten ein:

Firmendaten

Firmenname und Rechtsform​

Pflichtfelder:

  • Firmenname: Vollständiger offizieller Name
  • Rechtsform: GmbH, AG, OG, KG, Einzelunternehmen, etc.
  • Firmenbuchnummer: Falls vorhanden (z.B. FN 123456a)

Beispiel:

Firmenname: Mustermann Tech Solutions
Rechtsform: GmbH
Firmenbuchnummer: FN 234567x
Offizieller Name

Verwenden Sie den Namen, wie er im Firmenbuch eingetragen ist.

Geschäftsadresse​

Pflichtfelder:

  • Straße und Hausnummer: Ihre Geschäftsadresse
  • PLZ: Postleitzahl
  • Ort: Stadt/Gemeinde
  • Land: Österreich, Deutschland, etc.

Beispiel:

Straße: Hauptstraße 123
PLZ: 1010
Ort: Wien
Land: Österreich
Impressumspflicht

Diese Adresse erscheint auf allen Dokumenten und im Impressum.

Schritt 3: Kontaktdaten​

Hinterlegen Sie Ihre Kontaktmöglichkeiten:

Kontaktdaten

Erforderliche Angaben:

  • Telefon: Hauptnummer (z.B. +43 1 234 5678)
  • E-Mail: Allgemeine Kontakt-E-Mail (z.B. office@ihre-firma.at)
  • Website: Ihre Firmen-Website (z.B. www.ihre-firma.at)
  • Fax: Optional (falls vorhanden)

Beispiel:

Telefon: +43 1 234 5678
E-Mail: office@mustermann-tech.at
Website: www.mustermann-tech.at
Format

Telefonnummern im internationalen Format eingeben (mit Ländervorwahl +43 für Österreich).

Schritt 4: Steuerdaten​

Geben Sie Ihre steuerrelevanten Daten ein:

Steuerdaten

UID-Nummer​

Für österreichische Unternehmen:

  • UID-Nummer: ATU12345678
  • Format: AT + U + 8 Ziffern
  • Pflicht für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen

Für deutsche Unternehmen:

  • UID-Nummer: DE123456789
  • Format: DE + 9 Ziffern
Pflichtangabe

Die UID-Nummer muss auf Rechnungen an Unternehmen (B2B) angegeben werden.

Steuernummer​

Optional:

  • Zusätzlich zur UID-Nummer
  • Format je nach Land unterschiedlich
  • Österreich: z.B. 12-345/6789
  • Deutschland: z.B. 123/456/78901

Finanzamt​

Empfohlen:

  • Zuständiges Finanzamt
  • Wird bei manchen Dokumenten benötigt
  • Beispiel: "Finanzamt Wien 1/23"

Schritt 5: Bankverbindung​

Hinterlegen Sie Ihre Bankdaten für Zahlungen:

Bankverbindung

Erforderliche Angaben:

  • Bank: Name der Bank (z.B. "Erste Bank")
  • IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
  • BIC/SWIFT: GIBAATWWXXX
  • Kontoinhaber: Falls abweichend vom Firmennamen

Beispiel:

Bank: Erste Bank
IBAN: AT61 2011 1000 0123 4567
BIC: GIBAATWWXXX
Kontoinhaber: Mustermann Tech Solutions GmbH
Zahlungsabwicklung

Diese Daten erscheinen auf Ihren Rechnungen für Überweisungen.

Schritt 6: Logo hochladen​

Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch:

Logo hochladen

Logo-Anforderungen:

  • Format: PNG, JPG oder SVG
  • Größe: Empfohlen 800 x 200 px
  • Dateigröße: Maximal 2 MB
  • Hintergrund: Transparent (PNG) empfohlen

Vorgehen:

  1. Klicken Sie auf "Logo hochladen"
  2. Wählen Sie Ihre Logo-Datei
  3. Optional: Zuschneiden und anpassen
  4. Klicken Sie auf "Speichern"
Professioneller Auftritt

Ein gutes Logo wertet alle Ihre Dokumente auf.

Schritt 7: Dokument-Vorlagen​

Passen Sie Ihre Dokumentenvorlagen an:

Dokumentenvorlagen

Fußzeile anpassen​

Standard-Texte für Fußzeile:

  • Firmenname und Rechtsform
  • Geschäftsführer
  • Firmenbuchnummer und Gericht
  • UID-Nummer
  • Bankverbindung

Beispiel:

Mustermann Tech Solutions GmbH | Geschäftsführer: Max Mustermann
FN 234567x | Handelsgericht Wien | UID: ATU12345678
Erste Bank | IBAN: AT61 2011 1000 0123 4567 | BIC: GIBAATWWXXX

Textbausteine​

Vordefinierte Texte:

  • Begrüßungstext für Angebote
  • Dankestext für Rechnungen
  • Zahlungshinweise
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (Verweis)

Schritt 8: Speichern und Überprüfen​

Speichern Sie Ihre Einstellungen:

Speichern

Abschluss:

  1. Überprüfen Sie alle Eingaben sorgfältig
  2. Klicken Sie auf "Speichern"
  3. Bestätigung erscheint
  4. Einstellungen sind sofort aktiv
Test-Rechnung

Erstellen Sie eine Test-Rechnung, um zu sehen, wie Ihre Dokumente aussehen.

Schritt 9: Test-Dokument erstellen​

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen mit einem Test-Dokument:

Test-Dokument

Empfohlen:

  1. Erstellen Sie eine Test-Rechnung
  2. Prüfen Sie alle Angaben:
    • ✅ Logo korrekt positioniert?
    • ✅ Firmendaten vollständig?
    • ✅ UID-Nummer sichtbar?
    • ✅ Bankverbindung korrekt?
    • ✅ Fußzeile vollständig?
  3. Bei Bedarf Anpassungen vornehmen
  4. Erneut speichern

Erweiterte Einstellungen​

Checkliste: Vollständigkeit​

Prüfen Sie, ob alle wichtigen Daten erfasst sind:

Checkliste

Pflichtangaben:

  • ☑ Firmenname und Rechtsform
  • ☑ Vollständige Geschäftsadresse
  • ☑ Telefon und E-Mail
  • ☑ UID-Nummer
  • ☑ Bankverbindung (IBAN, BIC)
  • ☑ Firmenbuchnummer (falls vorhanden)

Empfohlene Angaben:

  • ☑ Logo hochgeladen
  • ☑ Website-URL
  • ☑ Geschäftszeiten
  • ☑ Zahlungsbedingungen definiert
  • ☑ E-Mail-Signatur erstellt

Optional:

  • ☐ Fax-Nummer
  • ☐ Mehrere Standorte
  • ☐ Zusätzliche Bankkonten
  • ☐ Individuelle Textbausteine

Häufige Fehler vermeiden​

Fehlerhafte UID-Nummer​

Häufiger Fehler:

  • Falsche Anzahl Ziffern
  • Leerzeichen oder Bindestriche
  • Falsche Länderkennung

Richtig:

  • Österreich: ATU12345678 (AT + U + 8 Ziffern)
  • Deutschland: DE123456789 (DE + 9 Ziffern)
UID-Prüfung

Die UID-Nummer wird automatisch auf Gültigkeit geprüft.

Unvollständige Adresse​

Problem:

  • Postleitzahl fehlt
  • Land nicht angegeben
  • Hausnummer vergessen

Lösung:

  • Alle Felder ausfüllen
  • Internationale Schreibweise verwenden

Falsches IBAN-Format​

Problem:

  • Leerzeichen an falscher Stelle
  • Zu kurz oder zu lang
  • Prüfziffer falsch

Richtig:

  • AT61 2011 1000 0123 4567 (mit Leerzeichen)
  • Oder: AT6120111000012345567 (ohne Leerzeichen)

Tipps für Einsteiger​

Tipps

1. Zeit nehmen

  • Füllen Sie alle Felder sorgfältig aus
  • Lieber einmal richtig als mehrfach korrigieren

2. Dokumente bereithalten

  • Firmenbuch-Auszug
  • UID-Bestätigung
  • Bankdaten
  • Logo-Datei

3. Test durchführen

  • Erstellen Sie Test-Dokumente
  • Lassen Sie sich von Steuerberater prüfen

4. Regelmäßig aktualisieren

  • Bei Adressänderung
  • Bei neuer Bankverbindung
  • Bei Änderung Geschäftsführung

Rechtliche Hinweise​

Pflichtangaben auf Rechnungen (Österreich)​

Erforderlich:

  • Vollständiger Name und Anschrift
  • UID-Nummer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum
  • Menge und Bezeichnung der Leistung
  • Entgelt und Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Bankverbindung

Zusätzlich bei Kleinunternehmern:

  • Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG
Steuerberater konsultieren

Bei Unsicherheiten bezüglich Pflichtangaben kontaktieren Sie Ihren Steuerberater.

Nächste Schritte​

Nach erfolgreicher Konfiguration:

Empfohlene Reihenfolge:

  1. ✅ Unternehmen konfiguriert
  2. → Erste Rechnung erstellen
  3. → Kunden anlegen
  4. → Produkte erfassen

Häufige Fragen:

Kann ich die Unternehmensdaten später ändern?
Ja, jederzeit unter Einstellungen → Unternehmen.

Erscheinen die Daten sofort auf neuen Dokumenten?
Ja, alle Änderungen sind sofort wirksam.

Was passiert mit bereits erstellten Dokumenten?
Diese bleiben unverändert. Nur neue Dokumente nutzen die aktualisierten Daten.

Werden meine Daten sicher gespeichert?
Ja, alle Daten werden verschlüsselt in EU-Rechenzentren gespeichert (DSGVO-konform).

Was ist, wenn ich einen Fehler mache?
Kein Problem, Sie können jederzeit korrigieren. Bei Fragen hilft der Support.