Vorlage erstellen
Voraussetzungen
Um Dokumentvorlagen zu erstellen, benötigen Sie:
- Ein aktives Siotrix-Konto
- Ihr Firmenlogo (empfohlen: PNG oder SVG Format)
- Ihre Corporate Design Farben (Hex-Codes)
- Optional: Individuelle Schriftarten
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Dokumentvorlagen öffnen
Navigieren Sie in Siotrix zu Einstellungen → Dokumentvorlagen oder verwenden Sie den direkten Link im Dokumente-Bereich.
2. Neue Vorlage erstellen
Klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen und wählen Sie den Dokumenttyp aus:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Rechnung
- Mahnung
- Lieferschein
3. Grundeinstellungen konfigurieren
Definieren Sie die Basis-Einstellungen Ihrer Vorlage:
Vorlagenname Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen, z.B. "Standard Rechnung 2024"
Sprache Wählen Sie die Sprache für automatisch generierte Texte (Deutsch, Englisch)
Papierformat Standard ist A4, Sie können aber auch andere Formate wählen
4. Corporate Design hinterlegen
Logo hochladen
- Klicken Sie auf Logo hochladen
- Wählen Sie Ihr Firmenlogo (max. 2MB, PNG/JPG/SVG)
- Positionieren Sie das Logo (Oben links, Oben rechts, Zentriert)
- Passen Sie die Größe an (Empfohlen: 200-300px Breite)
Farben definieren
Definieren Sie Ihre Unternehmensfarben:
- Primärfarbe: Hauptfarbe für Überschriften und Akzente
- Sekundärfarbe: Für Tabellen und Hintergründe
- Textfarbe: Standardfarbe für Fließtext
Beispiel Farbschema:
Primärfarbe: #2563EB (Blau)
Sekundärfarbe: #F3F4F6 (Hellgrau)
Textfarbe: #1F2937 (Dunkelgrau)
Schriftarten auswählen
Wählen Sie Schriftarten für:
- Überschriften (z.B. Roboto Bold)
- Fließtext (z.B. Inter Regular)
- Tabellen (z.B. Inter Regular)
5. Kopf- und Fußzeile gestalten
Kopfzeile
Definieren Sie, was in der Kopfzeile erscheinen soll:
- Logo Position und Größe
- Firmendaten (Name, Adresse, Kontakt)
- Dokumenttitel-Positionierung
Tipp: Halten Sie die Kopfzeile clean und professionell. Weniger ist oft mehr.
Fußzeile
Die Fußzeile sollte folgende Informationen enthalten:
- Bankverbindung
- Firmenbuchnummer / UID-Nummer
- Geschäftsführer
- Gerichtsstand
- Seitenzahl
Beispiel Fußzeile:
Muster GmbH | Geschäftsführer: Max Mustermann
Firmenbuchnummer: FN 12345x | UID: ATU12345678
Bankverbindung: IBAN AT00 0000 0000 0000 0000 | BIC: BKAUATWW
Gerichtsstand: Handelsgericht Wien | Seite {pageNumber} von {totalPages}
6. Dokumentlayout anpassen
Absenderfeld
Positionieren Sie das Absenderfeld für fensterkuvertfähige Dokumente:
- Standard Position: 45mm von oben, 20mm von links
- Größe: 85mm x 45mm (für Standardkuverts)
Empfängerfeld
Gestalten Sie das Empfängerfeld:
- Schriftgröße: 11pt
- Zeilenabstand: 1.2
- Mit oder ohne Absenderzeile
Inhaltsbereich
Definieren Sie das Layout des Hauptinhalts:
Tabellen-Design
- Spaltenbreiten
- Rahmenfarben
- Hintergrundfarben für Kopfzeile
- Zeilenabstände
Textbereiche
- Begrüßungstext
- Zahlungsbedingungen
- Abschlusstext
7. Platzhalter verwenden
Siotrix bietet dynamische Platzhalter für Ihre Vorlagen:
Kundendaten
{customer.name}- Kundenname{customer.address}- Kundenadresse{customer.zip}- Postleitzahl{customer.city}- Ort{customer.country}- Land
Dokumentdaten
{document.number}- Dokumentnummer{document.date}- Dokumentdatum{document.dueDate}- Fälligkeitsdatum (nur Rechnungen){document.total}- Gesamtbetrag
Firmendaten
{company.name}- Firmenname{company.address}- Firmenadresse{company.phone}- Telefonnummer{company.email}- E-Mail{company.web}- Website
Diese Platzhalter werden automatisch beim Erstellen eines Dokuments mit den aktuellen Daten befüllt.
8. Vorschau und Test
Bevor Sie die Vorlage speichern:
- Klicken Sie auf Vorschau anzeigen
- Überprüfen Sie alle Elemente auf korrekte Position und Größe
- Testen Sie die Vorlage mit Beispieldaten
- Erstellen Sie ein PDF und prüfen Sie das Druckergebnis
9. Vorlage speichern und aktivieren
- Klicken Sie auf Speichern
- Aktivieren Sie die Vorlage als Standard für den gewählten Dokumenttyp
- Optional: Erstellen Sie weitere Varianten für spezielle Anlässe
Best Practices
Professionelles Design
- Weniger ist mehr: Vermeiden Sie zu viele Farben und Schriftarten
- Lesbarkeit: Achten Sie auf ausreichende Kontraste und Schriftgrößen (min. 10pt)
- Konsistenz: Verwenden Sie durchgängig die gleichen Abstände und Ausrichtungen
- Weißraum: Lassen Sie genug Freiraum zwischen Elementen
Rechtliche Anforderungen (Österreich/Deutschland)
Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlagen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten:
Pflichtangaben Rechnung (Österreich)
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- UID-Nummer
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt
- Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuersatz
- Umsatzsteuerbetrag
Pflichtangaben Geschäftspapiere
- Firmenname und Rechtsform
- Firmenbuchnummer
- Firmenbuchgericht
- Geschäftsanschrift
Performance-Tipps
- Verwenden Sie Logo-Dateien nicht größer als 500KB
- Optimieren Sie Bilder vor dem Upload
- Testen Sie die Vorlage mit umfangreichen Dokumenten (viele Positionen)
Vorlagen duplizieren und anpassen
Sie können bestehende Vorlagen als Ausgangspunkt für neue Varianten verwenden:
- Wählen Sie die Vorlage aus
- Klicken Sie auf Duplizieren
- Geben Sie einen neuen Namen ein
- Passen Sie die gewünschten Elemente an
Beispiel Anwendungsfall: Erstellen Sie eine Standard-Vorlage und eine spezielle Weihnachts-Vorlage mit saisonalem Design.
Vorlagen für verschiedene Sprachen
Für internationale Geschäftsbeziehungen können Sie sprachspezifische Vorlagen erstellen:
- Duplizieren Sie Ihre Standard-Vorlage
- Ändern Sie die Sprache auf Englisch
- Passen Sie Textbausteine an
- Speichern Sie als "Rechnung EN"
Beim Erstellen eines Dokuments können Sie dann die passende Sprachversion auswählen.
Fehlerbehebung
Logo wird nicht angezeigt
- Überprüfen Sie das Dateiformat (PNG, JPG, SVG)
- Reduzieren Sie die Dateigröße unter 2MB
- Stellen Sie sicher, dass das Bild nicht transparent ist (bei Hintergrundfarbe)
Layout verschiebt sich beim PDF-Export
- Verwenden Sie relative statt absolute Größenangaben
- Testen Sie mit unterschiedlich langen Texten
- Prüfen Sie die Seitenränder
Farben sehen im Druck anders aus
- Verwenden Sie CMYK-Farben für Druckvorlagen
- Führen Sie einen Probedruck durch
- Passen Sie Farben bei Bedarf an
Nächste Schritte
Nachdem Sie Ihre erste Dokumentvorlage erstellt haben: