Dokumentvorlage bearbeiten

Bearbeiten Sie Dokumentvorlagen für verschiedene Geschäftsdokumente. Der integrierte Rich-Text-Editor ermöglicht die Anpassung von Kopf-, Haupt- und Fußbereichen sowie die Integration dynamischer Datenfelder.

1. Zugriff auf Bearbeitungsmodus

1.1 Vorlage zur Bearbeitung öffnen

Navigieren Sie zum Bereich "Dokumentvorlagen" und klicken Sie auf die gewünschte Vorlage in der Übersicht, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen.

2. Editor-Interface

2.1 Editor-Interface

Der Editor ist in zwei Hauptbereiche gegliedert:

• Linke Spalte: Rich-Text-Editoren (Header, Body, Footer)
• Rechte Spalte: Konfiguration und Datenfeld-Bibliothek

2.2 Dokumentenbereiche

2.2.1 Kopfbereich (Header)

Funktion:

• Darstellung auf jeder Dokumentenseite
• Typische Inhalte: Firmenlogo, Kontaktdaten, Dokumenttyp-Kennzeichnung

Verwendung:

• Unternehmensidentität (Corporate Design)
• Kontaktinformationen (Adresse, Telefon, E-Mail, Website)
• Geschäftszeiten oder Zertifizierungen

Technische Spezifikationen:

• Maximale Höhe: 200mm (empfohlen: 80-120mm)
• Unterstützte Elemente: Text, Bilder, Tabellen
• HTML/CSS-Unterstützung für erweiterte Formatierung

2.2.2 Hauptbereich (Body)

Funktion:

• Kerninhalt des Dokuments
• Automatische Datenfeld-Ersetzung bei Dokumentenerstellung

Typische Strukturelemente:

• Dokumenttitel und -nummer
• Empfängeradresse
• Anrede und Einleitungstext
• Positionstabelle
• Summenbereich
• Schlusstext

Dynamische Inhalte:

• Platzhalter für variable Daten
• Bedingte Anzeige (z.B. nur bei Wert vorhanden)
• Wiederholende Elemente (Positionstabellen)

2.2.3 Fußbereich (Footer)

Funktion:

• Wiederholung auf jeder Seite
• Rechtliche und administrative Pflichtangaben

Typische Inhalte:

• Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankinstitut)
• Handelsregistereintrag
• UID-Nummer
• Geschäftsführung
• Gerichtsstand

Rechtliche Anforderungen:

• Pflichtangaben gemäß UGB (Österreich) bzw. HGB (Deutschland)
• Impressumspflicht für geschäftliche Korrespondenz
• Elektronische Signatur-Hinweise (optional)

2.3 Rich-Text-Formatierung

Verfügbare Formatierungsoptionen:

Textformatierung:

• Fettschrift (Bold)
• Kursiv (Italic)
• Unterstrichen (Underline)
• Durchgestrichen (Strikethrough)
• Schriftgröße (6pt - 72pt)
• Schriftart (systemabhängige Auswahl)

Absatzformatierung:

• Textausrichtung (linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz)
• Aufzählungslisten (ungeordnet)
• Nummerierte Listen (geordnet)
• Einzüge

Erweiterte Funktionen:

• Textfarbe (RGB/HEX)
• Hintergrundfarbe
• Tabellen einfügen und formatieren
• Hyperlinks
• Bildintegration
• Direkter HTML-Code-Zugriff

2.4 Konfigurationsbereich

Grundeinstellungen:

Name (Pflichtfeld):

• Eindeutige Vorlagenbezeichnung
• Maximal 200 Zeichen
• Verwendung für interne Referenzierung

Beschreibung:

• Layout-Stil oder Verwendungszweck
• Optional, maximal 500 Zeichen
• Hilfreich für Vorlagenverwaltung bei vielen Vorlagen

Typ (Pflichtfeld):

• Dropdown-Auswahl
• Verfügbare Typen: Angebot, Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Lagereinlagerung, Lagerentnahme, Mahnung
• Bestimmt verfügbare Datenfelder

Aktionsschaltflächen:

• Speichern: Änderungen persistieren
• Löschen: Vorlage entfernen (mit Bestätigungsdialog)

3. Datenfeld-System

3.1 Datenfeld-Kategorien

Das Datenfeld-System ist in vier Hauptkategorien unterteilt:

Dokument:

• Dokumentspezifische Informationen
• Nummerierung und Datumsangaben
• Finanzielle Summen

Kunde:

• Kundenstammdaten
• Adressinformationen
• Steuerliche Identifikation

Unternehmen:

• Firmendaten aus Systemkonfiguration
• Kontaktinformationen
• Rechtliche Angaben

Finanzen:

• Bankverbindung
• Zahlungsinformationen

3.2 Dokument-Datenfelder

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Beschreibung	Beispielwert
Rechnungsnummer	String	Eindeutige Rechnungsidentifikation	RE-2024-00123
Lieferschein-Nr.	String	Referenz zum Lieferschein	LS-2024-00456
Bestellnummer	String	Kundenbestellnummer	PO-2024-789
Auftragsbestätigungsnummer	String	Auftragsbestätigungs-ID	AB-2024-00234
Mahnungsnummer	String	Mahnungs-Identifikation	M1-2024-00012
Angebotsnummer	String	Angebotsidentifikation	AN-2024-00567
Auftragsnummer	String	Interne Auftragsnummer	A-2024-00890
Rechnungsdatum	Date	Rechnungserstellungsdatum	15.02.2024
Angebotsdatum	Date	Angebotserstellungsdatum	10.02.2024
Auftragsbestätigungsdatum	Date	AB-Datum	12.02.2024
Lieferdatum	Date	Warenlieferungsdatum	14.02.2024
Lieferscheindatum	Date	Lieferschein-Ausstellungsdatum	14.02.2024
Fälligkeitsdatum	Date	Zahlungsfrist	15.03.2024
Gesamtbetrag	Decimal	Endsumme brutto	1.190,00 €
Nettopreis	Decimal	Summe netto	1.000,00 €
Gesamtsteuer	Decimal	MwSt-Betrag gesamt	190,00 €

Benutzerdefiniert:

• Freitextfeld für individuelle Informationen
• Konfigurierbar pro Dokumenttyp
• Maximal 1000 Zeichen

3.3 Kunden-Datenfelder

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Beschreibung	Verwendung
Kundenname	String	Firmenname (B2B) oder Vollständiger Name (B2C)	Anschrift, Anrede
Kundennummer	String	Eindeutige Kundenidentifikation	Referenzierung
Kundenanrede	Enum	Anrede (Herr, Frau, Firma, Divers)	Briefanrede
Kundenadresse	String	Straße und Hausnummer	Adressblock Zeile 1
Kundenadresse2	String	Adresszusatz (z.B. Abteilung, c/o)	Adressblock Zeile 2
Wohnsitz des Kunden	String	Postleitzahl und Stadt	Adressblock Zeile 3
Land des Kunden	String	Ländername	Adressblock Zeile 4, internationale Sendungen
Kundensteuernummer	String	UID-Nummer (B2B)	Steuerliche Dokumentation, Reverse Charge
Ansprechpartner beim Kunden	String	Kontaktperson	Persönliche Ansprache

3.4 Finanzen-Datenfelder

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Format	Beschreibung
IBAN	String	ISO 13616	Internationale Bankkontonummer (max. 34 Zeichen)
BIC	String	ISO 9362	Bank Identifier Code (8 oder 11 Zeichen)
Name der Bank	String	Freitext	Bankinstitut für Überweisungen

Verwendung:

• Fußbereich von Rechnungen
• Zahlungsanweisungen
• Mahnungen

4. Datenfeld-Integration

4.1 Einfügeprozess

Schritte:

1. Cursor im gewünschten Editorbereich positionieren
2. Registerreiter der entsprechenden Kategorie wählen
3. Schaltfläche "+ Datenfeld hinzufügen" bei gewünschtem Feld klicken
4. Platzhalter wird an Cursor-Position eingefügt

Platzhalter-Syntax:

• Format: {{feldname}}
• Beispiel: {{Rechnungsnummer}}, {{Kundenname}}, {{Gesamtbetrag}}

4.2 Formatierung von Datenfeldern

Textformatierung:

• Datenfeld-Platzhalter können wie regulärer Text formatiert werden
• Fettschrift: Hervorhebung von wichtigen Feldern (z.B. Rechnungsnummer)
• Schriftgröße: Anpassung an Dokumenthierarchie
• Farbe: Farbliche Kennzeichnung (z.B. rot für Mahnbeträge)

Ausrichtung:

• Beträge: Rechtsbündig in Tabellen
• Datumsangaben: Entsprechend Corporate Design
• Adressen: Linksbündig

4.3 Bedingte Anzeige

Leere Felder:

• Felder ohne Wert werden als leerer String dargestellt
• Keine Fehlermeldung oder Platzhalter-Anzeige
• Umgebender Text bleibt erhalten

5. HTML-Integration

5.1 Direkter HTML-Zugriff

Aktivierung:

• Schaltfläche "HTML-Code" in Formatierungsleiste
• Öffnet Code-Editor-Ansicht
• Ermöglicht direkte HTML/CSS-Bearbeitung

Anwendungsfälle:

• Komplexe Tabellenlayouts
• Präzise Positionierung
• Erweiterte CSS-Formatierung
• Integration von SVG-Grafiken

Einschränkungen:

• JavaScript wird aus Sicherheitsgründen entfernt
• Externe Ressourcen (CDNs) nicht unterstützt
• Inline-CSS empfohlen statt externe Stylesheets

5.2 Beispiel: Zweispaltige Fußzeile

<div style="display: flex; justify-content: space-between; font-size: 9pt;">
  <div style="flex: 1;">
    <strong>{{Firmenname}}</strong><br>
    {{Firmenadresse}}<br>
    {{Firmen-PLZ}} {{Firmen-Stadt}}
  </div>
  <div style="flex: 1; text-align: right;">
    <strong>Bankverbindung:</strong><br>
    IBAN: {{IBAN}}<br>
    BIC: {{BIC}}<br>
    {{Name der Bank}}
  </div>
</div>

6. Häufig gestellte Fragen

Ist direkter HTML-Zugriff möglich?

Ja, über die Schaltfläche "HTML-Code" in der Formatierungsleiste können Sie den HTML-Code direkt bearbeiten. Dies ermöglicht erweiterte Formatierungen und präzise Layoutkontrolle.

Wie wird das Firmenlogo integriert?

Klicken Sie auf das Bild-Symbol in der Formatierungsleiste. Sie können ein Logo hochladen oder eine URL angeben. Empfohlene Auflösung: 300 DPI, Format: PNG mit transparentem Hintergrund, maximale Höhe: 150px.

Können Datenfelder mehrfach verwendet werden?

Ja, jedes Datenfeld kann beliebig oft in einer Vorlage verwendet werden. Beispielsweise kann die Rechnungsnummer sowohl im Kopfbereich als auch im Hauptbereich erscheinen.

Wie werden leere Datenfelder behandelt?

Felder ohne Wert werden als leerer String dargestellt. Der Platzhalter verschwindet, umgebender Text bleibt erhalten. Für optionale Felder empfiehlt sich eine beschreibende Kennzeichnung.

Beeinflussen Vorlagenänderungen bereits erstellte Dokumente?

Nein, bereits generierte Dokumente bleiben unverändert. Änderungen wirken sich ausschließlich auf neu erstellte Dokumente aus. Dies gewährleistet die Unveränderlichkeit archivierter Geschäftsdokumente.

Unterstützt der Editor Tabellen?

Ja, Tabellen können über die Formatierungsleiste eingefügt werden. Für komplexe Tabellenlayouts steht der HTML-Code-Editor zur Verfügung.

Wie erfolgt die Positionstabellen-Integration?

Positionstabellen werden automatisch vom System generiert basierend auf den erfassten Belegpositionen. Im Vorlagen-Editor definieren Sie lediglich das Layout (Spaltenbreiten, Formatierung, Kopfzeilen).

Können bedingte Inhalte definiert werden?

Grundlegende bedingte Anzeige erfolgt automatisch (leere Felder = kein Inhalt). Für erweiterte Logik (z.B. "zeige Text nur wenn Feld XY gefüllt") ist derzeit HTML/CSS-Kenntnisse über den Code-Editor erforderlich.

Welche Bildformate werden unterstützt?

PNG, JPG, GIF, SVG. Empfohlen für Logos: PNG mit transparentem Hintergrund. SVG für skalierbare Vektorgrafiken.

Gibt es Größenbeschränkungen für Vorlagen?

Kopf- und Fußbereich: Jeweils maximal 200mm Höhe empfohlen. Hauptbereich: Unbegrenzt (mehrseitige Dokumente werden automatisch umbrochen). Gesamtdateigröße der Vorlage: Maximal 2 MB.

8. Weiterführende Informationen

Nach Bearbeitung der Vorlage:

• Speichern Sie die Änderungen
• Erstellen Sie ein Test-Dokument zur Validierung
• Prüfen Sie die PDF-Ausgabe

Weiterführende Dokumentationen:

• Angebotserstellung
• Rechnungserstellung
• Dokumentvorlage erstellen