Vorlage ändern

Einführung

Geschäftsanforderungen und Corporate Design entwickeln sich weiter. Mit Siotrix können Sie Ihre bestehenden Dokumentvorlagen jederzeit anpassen und aktualisieren. Egal ob Sie Ihr Logo austauschen, Farben ändern oder das Layout optimieren möchten – alle Änderungen werden sofort auf zukünftige Dokumente angewendet.

Bereits erstellte Dokumente bleiben in ihrer ursprünglichen Form erhalten, sodass Sie eine konsistente Dokumentenhistorie bewahren.

Wann sollten Sie Vorlagen ändern?

Typische Anlässe für Vorlagen-Anpassungen:

• Rebranding: Neues Logo, neue Farben oder Schriftarten
• Rechtliche Änderungen: Neue Pflichtangaben oder Geschäftsdaten
• Layout-Optimierung: Verbesserung der Lesbarkeit oder des Designs
• Saisonale Anpassungen: Weihnachtsdesign oder spezielle Aktionen
• Feedback-Integration: Verbesserungen basierend auf Kundenfeedback

Voraussetzungen

• Eine bestehende Dokumentvorlage in Siotrix
• Berechtigungen zum Bearbeiten von Vorlagen
• Optional: Neue Design-Elemente (Logo, Bilder)

Vorlage zur Bearbeitung öffnen

Methode 1: Über Einstellungen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Dokumentvorlagen
2. Suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste
3. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift-Icon)

Methode 2: Über Dokumente

1. Öffnen Sie ein Dokument, das diese Vorlage verwendet
2. Klicken Sie auf Aktionen → Vorlage bearbeiten
3. Sie gelangen direkt zum Vorlagen-Editor

Änderungen durchführen

Logo aktualisieren

Neues Logo hochladen

1. Klicken Sie auf das bestehende Logo im Editor
2. Wählen Sie Logo ersetzen
3. Laden Sie das neue Logo hoch (max. 2MB, PNG/JPG/SVG)
4. Passen Sie Position und Größe nach Bedarf an

Tipp: Behalten Sie das gleiche Seitenverhältnis bei, um Layout-Verschiebungen zu vermeiden.

Logo entfernen

Falls Sie das Logo temporär entfernen möchten:

1. Klicken Sie auf das Logo
2. Wählen Sie Logo entfernen
3. Das Layout passt sich automatisch an

Farben anpassen

Einzelne Farbe ändern

1. Klicken Sie auf Design → Farben
2. Wählen Sie die zu ändernde Farbe aus:
   • Primärfarbe
   • Sekundärfarbe
   • Textfarbe
   • Akzentfarbe
3. Geben Sie den neuen Hex-Code ein oder verwenden Sie den Farbwähler
4. Die Änderung wird sofort in der Vorschau angezeigt

Beispiel Farbänderung:
Alt: #2563EB (Blau)
Neu: #059669 (Grün)

Komplettes Farbschema ändern

Für ein Rebranding können Sie das gesamte Farbschema auf einmal ändern:

1. Klicken Sie auf Farbschema importieren
2. Laden Sie eine JSON-Datei mit Ihren neuen Farben hoch
3. Oder wählen Sie ein vordefiniertes Schema

{
  "primary": "#059669",
  "secondary": "#F3F4F6",
  "text": "#1F2937",
  "accent": "#F59E0B",
  "background": "#FFFFFF"
}

Schriftarten ändern

Schriftart auswählen

1. Navigieren Sie zu Design → Schriftarten
2. Wählen Sie für jeden Bereich die gewünschte Schriftart:
   • Überschriften: Für Dokumenttitel und Abschnittsüberschriften
   • Fließtext: Für Standardtext
   • Tabellen: Für tabellarische Inhalte
3. Passen Sie Schriftgrößen nach Bedarf an

Verfügbare Schriftarten:

• Roboto (Modern, gut lesbar)
• Inter (Professional, Web-optimiert)
• Open Sans (Freundlich, vielseitig)
• Lato (Clean, Business-like)
• Montserrat (Elegant, Headlines)

Eigene Schriftarten hochladen

Premium Feature

Das Hochladen eigener Schriftarten ist in Premium-Plänen verfügbar.

1. Klicken Sie auf Eigene Schriftart hochladen
2. Laden Sie die Schriftdatei hoch (.ttf, .otf, .woff)
3. Die Schriftart steht sofort zur Verfügung

Kopfzeile bearbeiten

Elemente hinzufügen oder entfernen

1. Klicken Sie auf Kopfzeile bearbeiten
2. Aktivieren/Deaktivieren Sie Elemente:
   • Logo
   • Firmendaten
   • Kontaktinformationen
   • Dokumenttitel
3. Ziehen Sie Elemente per Drag & Drop an die gewünschte Position

Firmendaten aktualisieren

Wenn sich Ihre Geschäftsdaten geändert haben:

1. Gehen Sie zu Kopfzeile → Firmendaten
2. Aktualisieren Sie die relevanten Felder:
   • Firmenname
   • Adresse
   • Telefonnummer
   • E-Mail
   • Website
3. Die Änderungen werden in allen Vorlagen übernommen, die diese Daten verwenden

Beispiel Update:
Alt: info@beispiel.at
Neu: kontakt@beispiel.at

Alt: +43 1 234 5678
Neu: +43 1 234 5679

Fußzeile anpassen

Pflichtangaben aktualisieren

Bei Änderungen Ihrer Geschäftsdaten:

1. Öffnen Sie Fußzeile → Pflichtangaben
2. Aktualisieren Sie:
   • Firmenbuchnummer
   • UID-Nummer
   • Bankverbindung (IBAN, BIC)
   • Geschäftsführer
   • Gerichtsstand

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle rechtlich erforderlichen Angaben aktuell sind!

Fußzeilen-Layout ändern

1. Wählen Sie zwischen verschiedenen Layouts:
   • Einzeilig: Alle Infos in einer Zeile
   • Zweizeilig: Aufgeteilt auf zwei Zeilen
   • Dreispaltig: Infos in drei Spalten organisiert
2. Passen Sie Schriftgröße und Zeilenabstand an

Layout-Anpassungen

Absender- und Empfängerfeld

Falls Sie auf andere Kuvertgrößen umstellen:

1. Gehen Sie zu Layout → Adressfelder
2. Passen Sie Position und Größe an:
   • C6/5-Kuverts: 45mm von oben, 20mm von links
   • C5-Kuverts: 50mm von oben, 20mm von links
   • Amerikanische Kuverts: 55mm von oben, 25mm von links

Standard-Einstellungen (C6/5):
Top: 45mm
Left: 20mm
Width: 85mm
Height: 45mm

Für C5-Kuverts:
Top: 50mm
Left: 20mm
Width: 90mm
Height: 50mm

Tabellen-Design anpassen

Optimieren Sie das Aussehen Ihrer Positionstabellen:

1. Navigieren Sie zu Layout → Tabellen
2. Passen Sie an:
   • Spaltenbreiten
   • Rahmendicke und -farbe
   • Kopfzeilen-Hintergrund
   • Alternierende Zeilenfarben
   • Zellenabstände

Seitenränder ändern

1. Klicken Sie auf Layout → Seitenränder
2. Definieren Sie Ränder für:
   • Oben: Standard 20mm
   • Unten: Standard 20mm
   • Links: Standard 20mm
   • Rechts: Standard 10mm

Tipp: Behalten Sie mindestens 15mm Rand für druckfreundliche Dokumente.

Textbausteine bearbeiten

Standard-Textbausteine

Passen Sie vorformulierte Texte an:

1. Gehen Sie zu Inhalte → Textbausteine
2. Bearbeiten Sie:
   • Begrüßungstexte: "Sehr geehrte Damen und Herren"
   • Zahlungsbedingungen: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen"
   • Abschlusstexte: "Vielen Dank für Ihr Vertrauen"
   • Rechtliche Hinweise: Kleingedrucktes

Beispiel Zahlungsbedingung:
Alt: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug."
Neu: "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug. 
      Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2% Skonto."

Mehrsprachige Textbausteine

Für internationale Geschäftsbeziehungen:

1. Wählen Sie die Sprache aus (DE, EN, FR, IT)
2. Bearbeiten Sie die Textbausteine für diese Sprache
3. Speichern Sie die Änderungen

Die richtige Sprache wird automatisch basierend auf der Kundensprache gewählt.

Platzhalter hinzufügen oder ändern

Neue Platzhalter einfügen

Falls Sie zusätzliche dynamische Felder benötigen:

1. Klicken Sie an die gewünschte Position im Text
2. Wählen Sie Platzhalter einfügen
3. Wählen Sie aus verfügbaren Platzhaltern:

Erweiterte Kundendaten

• {customer.taxId} - Steuernummer
• {customer.vatId} - UID-Nummer
• {customer.contactPerson} - Ansprechpartner
• {customer.phone} - Telefonnummer
• {customer.email} - E-Mail-Adresse

Projektdaten

• {project.name} - Projektname
• {project.number} - Projektnummer
• {project.startDate} - Projektstart

Zahlungsdaten

• {payment.method} - Zahlungsart
• {payment.terms} - Zahlungsziel
• {payment.discount} - Skonto

Platzhalter-Formatierung

Passen Sie die Darstellung von Platzhaltern an:

Datum formatieren:
{document.date|format:DD.MM.YYYY}

Betrag formatieren:
{document.total|currency:EUR}

Text transformieren:
{customer.name|uppercase}

Versionierung und Historie

Vorlagen-Versionen anzeigen

Siotrix speichert automatisch alle Änderungen:

1. Klicken Sie auf Historie → Versionen anzeigen
2. Sie sehen alle gespeicherten Versionen mit:
   • Änderungsdatum
   • Benutzer
   • Änderungsbeschreibung

Zu früherer Version zurückkehren

Falls eine Änderung nicht wie gewünscht funktioniert:

1. Öffnen Sie die Versionshistorie
2. Wählen Sie die gewünschte Version aus
3. Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen
4. Bestätigen Sie die Wiederherstellung

Achtung: Bereits erstellte Dokumente bleiben unverändert.

Änderungen vergleichen

Sehen Sie genau, was zwischen zwei Versionen geändert wurde:

1. Wählen Sie zwei Versionen zum Vergleich
2. Klicken Sie auf Versionen vergleichen
3. Änderungen werden farblich markiert:
   • Grün: Hinzugefügt
   • Rot: Entfernt
   • Gelb: Geändert

Vorschau und Testing

Live-Vorschau

Während Sie Änderungen vornehmen:

1. Die Vorschau aktualisiert sich automatisch
2. Wechseln Sie zwischen Desktop- und Mobile-Ansicht
3. Testen Sie verschiedene Dokumentlängen

Test-Dokument erstellen

Bevor Sie die Änderungen speichern:

1. Klicken Sie auf Test-Dokument erstellen
2. Die Vorlage wird mit Beispieldaten gefüllt
3. Laden Sie das PDF herunter und prüfen Sie:
   • Layout auf verschiedenen Geräten
   • Druckergebnis
   • Lesbarkeit aller Texte

A/B-Testing

Für größere Änderungen:

1. Duplizieren Sie die Original-Vorlage
2. Nehmen Sie Änderungen in der Kopie vor
3. Testen Sie beide Versionen parallel
4. Aktivieren Sie die bessere Version als Standard

Änderungen speichern und aktivieren

Änderungen speichern

1. Klicken Sie auf Änderungen speichern
2. Geben Sie eine optionale Beschreibung ein:

   Beispiel: "Logo und Farben nach Rebranding 2024 aktualisiert"
3. Die Vorlage ist jetzt aktualisiert

Sofort aktivieren oder später

Sie haben zwei Optionen:

Option 1: Sofort aktivieren

• Änderungen werden sofort für neue Dokumente verwendet
• Empfohlen für kleine Anpassungen

Option 2: Zeitgesteuerte Aktivierung

• Legen Sie ein Datum fest, ab dem die neue Version gilt
• Nützlich für geplante Rebranding-Termine

Beispiel zeitgesteuerte Aktivierung:
Aktivierungsdatum: 01.01.2025
Grund: Jahreswechsel, neue Geschäftsdaten

Auswirkungen auf bestehende Dokumente

Was ändert sich?

Neue Dokumente

• Verwenden automatisch die aktualisierte Vorlage
• Alle Änderungen sind sofort sichtbar

Bestehende Dokumente

• Bleiben in ihrer ursprünglichen Form
• Werden NICHT automatisch aktualisiert
• Sorgt für konsistente Dokumentenhistorie

Bestehende Dokumente aktualisieren (optional)

Falls Sie auch alte Dokumente aktualisieren möchten:

1. Gehen Sie zu Dokumente → Alle Dokumente
2. Filtern Sie nach der gewünschten Vorlage
3. Wählen Sie Mehrfachauswahl
4. Klicken Sie auf Vorlage aktualisieren

Warnung: Diese Aktion sollte mit Vorsicht verwendet werden!

Best Practices für Vorlagen-Änderungen

Planung

• Dokumentieren Sie Änderungen: Notieren Sie, warum Sie etwas ändern
• Testen Sie gründlich: Erstellen Sie mehrere Test-Dokumente
• Timing beachten: Vermeiden Sie Änderungen während der Hauptgeschäftszeiten

Backup

Bevor Sie größere Änderungen vornehmen:

1. Exportieren Sie die aktuelle Vorlage
2. Speichern Sie eine Backup-Kopie
3. Oder duplizieren Sie die Vorlage in Siotrix

Kommunikation

Informieren Sie Ihr Team über Änderungen:

• Versenden Sie eine interne Mitteilung
• Erklären Sie, was sich geändert hat
• Bieten Sie Schulungen für größere Design-Änderungen an

Schrittweise Änderungen

Für große Umgestaltungen:

1. Ändern Sie nicht alles auf einmal
2. Führen Sie Änderungen schrittweise ein
3. Sammeln Sie Feedback nach jeder Änderung
4. Optimieren Sie basierend auf Rückmeldungen

Fehlerbehebung

Problem: Änderungen werden nicht angezeigt

Lösung 1: Cache leeren

1. Drücken Sie Strg + Shift + R (Windows) oder Cmd + Shift + R (Mac)
2. Laden Sie die Seite neu

Lösung 2: Vorschau neu generieren

1. Klicken Sie auf Vorschau neu laden
2. Warten Sie bis die Vorlage vollständig geladen ist

Problem: Layout verschiebt sich

Ursache: Oft durch Schriftart- oder Schriftgrößen-Änderungen

Lösung:

1. Überprüfen Sie Zeilenabstände
2. Passen Sie Seitenränder an
3. Verwenden Sie relative statt absolute Größen

Problem: Farben sehen anders aus

Ursache: Unterschiede zwischen Bildschirm und Druck

Lösung:

1. Führen Sie einen Probedruck durch
2. Verwenden Sie CMYK-Farbprofile für Druckvorlagen
3. Kalibrieren Sie Ihren Monitor

Problem: Platzhalter werden nicht ersetzt

Ursache: Falsche Platzhalter-Syntax

Lösung:

1. Überprüfen Sie die Schreibweise: {customer.name} nicht {{customer.name}}
2. Stellen Sie sicher, dass keine Leerzeichen in den geschweiften Klammern sind
3. Prüfen Sie die Platzhalter-Dokumentation

Erweiterte Funktionen

CSS-Anpassungen (Experten)

Premium Feature

CSS-Editor ist in Premium-Plänen verfügbar.

Für maximale Kontrolle über das Design:

1. Klicken Sie auf Erweitert → CSS-Editor
2. Fügen Sie eigenes CSS hinzu
3. Vorschau aktualisiert sich live

/* Beispiel: Runden von Tabellen-Ecken */
.invoice-table {
  border-radius: 8px;
  overflow: hidden;
}

/* Beispiel: Custom Schriftgewicht */
.document-title {
  font-weight: 700;
  letter-spacing: -0.5px;
}

/* Beispiel: Hover-Effekt für Links */
.document-link:hover {
  color: #059669;
  text-decoration: underline;
}

Bedingte Formatierung

Zeigen Sie Elemente nur unter bestimmten Bedingungen:

Beispiel: Skonto nur bei schneller Zahlung anzeigen
{if payment.earlyPaymentDiscount > 0}
  Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen: {payment.earlyPaymentDiscount}% Skonto
{endif}