Mahnungen verwalten
Die Mahnungs-Verwaltung in Siotrix bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Ihre Mahnungen. Mit leistungsstarken Filter-, Such- und Exportfunktionen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre offenen Forderungen.
1. Mahnungs-Übersicht
1.1 Navigation
Zugriff auf die Mahnungs-Übersicht:
- Klicken Sie in der Sidebar auf Mahnungen
- Die Übersicht zeigt alle Mahnungen in tabellarischer Form
- Standard-Sortierung: Neueste Mahnungen zuerst
1.2 Tabellenstruktur
Die Tabelle zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| # | Mahnnummer (z.B. MN.2026001, MN.2026002) |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus mit farbigem Badge |
| Kunde | Name und E-Mail-Adresse mit Avatar |
| Mahnstufe | Eskalationsstufe als Badge |
| Offener Betrag | Aktuell ausstehende Gesamtforderung |
| Mahndatum | Datum der Mahnung |
| Zahlungsfrist | Fälligkeitsdatum der Forderung |
1.3 Status-Badges
Die farbcodierten Status-Badges zeigen den aktuellen Bearbeitungsstand:
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Entwurf | Blau | Mahnung wird aktuell bearbeitet |
| Versendet | Gelb | Bereits an Kunden übermittelt |
| Bezahlt | Grün | Forderung vollständig beglichen |
| Storniert | Rot | Mahnung zurückgezogen |
2. Suchen und Filtern
2.1 Suchfunktion
Suchfeld: "Mahnungen suchen" (oben links in der Übersicht)
Durchsuchte Felder:
- Mahnnummer
- Kundenname und Kundennummer
- Rechnungsnummer
- Dateiname
Verwendung:
- Geben Sie Ihren Suchbegriff ein
- Die Tabelle aktualisiert sich automatisch
- Nur passende Mahnungen werden angezeigt
Beispiele:
- "2026" → Alle Mahnungen aus 2026
- "Huber" → Alle Mahnungen für Kunde Huber
- "MN.2026" → Alle Mahnungen mit dieser Nummer
2.2 Filter-Funktion
Filter-Button (neben dem Suchfeld)
Verfügbare Filter:
Nach Status:
- Entwurf
- Versendet
- Bezahlt
- Storniert
- Mehrfachauswahl möglich
Nach Mahnstufe:
- Zahlungserinnerung
-
- Mahnung
-
- Mahnung
-
- Mahnung
- Mehrfachauswahl möglich
Nach Datum:
- Heute erstellt
- Diese Woche
- Dieser Monat
- Dieses Jahr
- Benutzerdefinierter Zeitraum
Nach Betrag:
- Unter 500 €
- 500 € – 1.000 €
- 1.000 € – 5.000 €
- Über 5.000 €
- Eigene Bereichsangabe
Nach Kunde:
- Dropdown mit allen Kunden
- Mehrfachauswahl möglich
- Suche innerhalb der Kundenliste
2.3 Filter kombinieren
Kombinieren Sie mehrere Filter für präzise Ergebnisse:
Beispiel:
- Status: "Versendet"
- Mahnstufe: "2. Mahnung"
- Kunde: "Maximilian Huber"
→ Zeigt nur versendete zweite Mahnungen für Huber
Filter zurücksetzen:
- Button "Filter zurücksetzen" entfernt alle aktiven Filter
- Schnelle Rückkehr zur Gesamtübersicht
3. Sortierung
3.1 Spalten sortieren
Verwendung:
- Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift
- Sortierung wechselt zwischen aufsteigend ↑ und absteigend ↓
- Pfeil-Symbol zeigt aktuelle Sortierrichtung
Sortierbare Spalten:
- Mahnnummer (numerisch)
- Status (alphabetisch)
- Kunde (alphabetisch)
- Offener Betrag (numerisch)
- Mahndatum (chronologisch)
- Zahlungsfrist (chronologisch)
Standard-Sortierung:
- Nach Mahnnummer absteigend (neueste zuerst)
- Kann jederzeit geändert werden
4. Spalten anpassen
4.1 Spaltensichtbarkeit
Button: "Spaltensichtbarkeit" (oben rechts, Spalten-Symbol)
Funktion:
- Ein-/Ausblenden einzelner Spalten
- Anpassung an persönliche Arbeitsbedürfnisse
- Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert
Anpassbare Spalten:
- ☑ Status
- ☑ Kunde
- ☑ Mahnstufe
- ☑ Offener Betrag
- ☑ Mahndatum
- ☑ Zahlungsfrist
Tipp: Blenden Sie nicht benötigte Spalten aus für bessere Übersichtlichkeit auf kleinen Bildschirmen.
5. Aktionen
5.1 Neue Mahnung erstellen
Button: "+ Mahnung erstellen" (oben rechts, blau)
Öffnet den Mahnungs-Erstellungs-Dialog mit den notwendigen Schritten:
- Dokumentvorlage auswählen
- Mahnungsdetails eingeben
- Rechnung verknüpfen
Weiterführend: Mahnung erstellen
5.2 Mahnung öffnen
Klick auf eine Tabellenzeile:
- Öffnet die vollständige Detailansicht
- Zeigt PDF-Vorschau auf der linken Seite
- Ermöglicht Bearbeitung (bei Status "Entwurf")
- Zugriff auf alle Mahnungsdaten
6. Export-Funktionen
6.1 Listenexport
Button: "Exportieren" (oben rechts, drei Punkte)
Export-Formate:
CSV-Export:
- Textbasiertes Format
- Kompatibel mit Excel, Numbers, Google Sheets
- Für weitere Datenverarbeitung
- Alle sichtbaren Spalten werden exportiert
6.2 Export-Optionen
Export-Inhalt:
- Mahnnummer
- Status und Mahnstufe
- Kundeninformationen
- Verknüpfte Rechnungsnummer
- Offener Betrag
- Alle Datumsangaben
- Alle aktuell sichtbaren Spalten
Export berücksichtigt:
- Aktive Filter
- Aktuelle Sortierung
- Ausgewählte Spalten
- Suchbegriffe
Tipp: Filtern Sie vor dem Export, um nur relevante Daten zu exportieren.
7. Mahnung löschen
7.1 Einzelne Mahnung löschen
Vorgehensweise:
- Öffnen Sie die Mahnung in der Detailansicht
- Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb, oben rechts)
- Bestätigen Sie den Löschvorgang im Dialog
- Mahnung wird permanent entfernt
Alternative:
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol direkt in der Tabellenzeile
- Schnellere Methode ohne Detailansicht öffnen
7.2 Vor dem Löschen beachten
Prüfen Sie:
- Wurde die Mahnung bereits versendet?
- Ist die Forderung noch offen?
- Benötigen Sie sie noch für die Buchhaltung?
- Ist sie Teil eines laufenden Mahnverfahrens?
Alternativen zum Löschen:
- Status auf "Storniert" setzen
- Export als Backup erstellen
- Interne Notiz mit Grund hinzufügen
8. Status-Management
8.1 Status ändern
Einzelne Mahnung:
- Mahnung öffnen
- Tab "Allgemein"
- Status-Dropdown
- Neuen Status wählen
- Änderung wird automatisch gespeichert
Mehrere Mahnungen:
- Mahnungen per Checkbox auswählen
- "Status ändern" in der Aktionsleiste
- Neuen Status wählen
- Alle ausgewählten Mahnungen werden aktualisiert
8.2 Typischer Workflow
Neu erstellt
↓
Entwurf (Anpassungen vornehmen)
↓
Versendet (Versand an Kunden)
↓
Bezahlt → Forderung abgeschlossen
oder
Storniert → Mahnung zurückgezogen
8.3 Status-Übersicht behalten
Tipps für effektives Status-Management:
- Setzen Sie Mahnungen nach Bearbeitung konsequent auf "Versendet"
- Markieren Sie Zahlungseingänge zeitnah als "Bezahlt"
- Nutzen Sie Statusfilter für die tägliche Übersicht
- Dokumentieren Sie Statuswechsel bei Bedarf in den Datenfeldern
9. Integration mit anderen Modulen
9.1 Verknüpfung mit Rechnungen
Workflow:
- Offene Rechnung identifizieren
- Aus Rechnung: "Mahnung erstellen"
- Automatische Datenübernahme (Kunde, Betrag, Fälligkeit)
- Mahnung bearbeiten und versenden
Vorteile:
- Automatische Betragsübernahme
- Lückenlose Nachverfolgbarkeit
- Zeitersparnis durch weniger manuelle Eingaben
9.2 Verknüpfung mit dem Kundenmodul
Workflow:
- Mahnung wird mit Kunden verknüpft
- Mahnhistorie im Kundenprofil sichtbar
- Zahlungsmuster erkennbar
Tracking:
- Welche Kunden haben offene Forderungen?
- Zahlungsmoral pro Kunde analysieren
- Eskalationsentscheidungen fundiert treffen
9.3 Dokumentationskette
Rechnung → Mahnung (Stufe 1) → Mahnung (Stufe 2) → Mahnung (Stufe 3)
Alle Dokumente sind miteinander verknüpft und lückenlos nachverfolgbar.
10. Häufig gestellte Fragen
Wie viele Mahnungen kann ich erstellen? Es gibt keine Begrenzung. Sie können beliebig viele Mahnungen erstellen und verwalten.
Werden alte Mahnungen automatisch gelöscht? Nein, Mahnungen bleiben dauerhaft bestehen, bis Sie sie manuell löschen. Es gibt keine automatische Archivierung.
Kann ich gelöschte Mahnungen wiederherstellen? Nein, gelöschte Mahnungen sind permanent entfernt. Erstellen Sie vor dem Löschen wichtiger Mahnungen ein Backup via Export.
Wie exportiere ich alle Mahnungen eines Kunden? Nutzen Sie den Kundenfilter, wählen Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie dann auf "Exportieren".
Wie finde ich überfällige Mahnungen? Filtern Sie nach Zahlungsfrist oder Status "Versendet" und sortieren Sie nach Fälligkeitsdatum aufsteigend.
Kann ich die Reihenfolge der Spalten ändern? Die Spaltenreihenfolge ist fest vorgegeben, Sie können aber einzelne Spalten ein-/ausblenden über "Spaltensichtbarkeit".
Werden meine Filtereinstellungen gespeichert? Filtereinstellungen werden pro Sitzung gespeichert. Nach dem Abmelden werden sie zurückgesetzt.
Weiterführende Themen: