Auftragsbestätigung erstellen

Mit Siotrix erstellen Sie in wenigen Schritten professionelle Auftragsbestätigungen für Ihre Kunden. Die intuitive Benutzeroberfläche führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Auswahl der Dokumentvorlage bis zur fertigen, rechtssicheren Auftragsbestätigung.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist ein rechtlich verbindliches Dokument, mit dem Sie dem Kunden bestätigen, dass Sie seinen Auftrag angenommen haben. Sie legt fest, welche Leistungen Sie zu welchen Konditionen und zu welchem Termin erbringen werden.

1. Übersicht der Auftragsbestätigungen

Im Bereich Auftragsbestätigungen erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle erstellten Bestätigungen. Die Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick:

• Nummer: Eindeutige Bestätigungsnummer (z.B. AB.2026001)
• Status: Aktueller Status der Bestätigung
• Kunde: Name und E-Mail-Adresse des Kunden
• Produkte: Übersicht der bestätigten Artikel
• Gesamtbetrag: Gesamtsumme der Bestätigung
• Bestätigungsdatum: Erstellungsdatum
• Liefertermin: Zugesagter Liefertermin

Die Übersicht ermöglicht Ihnen:

• Schnelles Filtern und Suchen von Auftragsbestätigungen
• Export-Funktionen für Ihre Ablage
• Direkter Zugriff auf jede Bestätigung per Klick

2. Neue Auftragsbestätigung erstellen

2.1 Erstellung starten

Klicken Sie auf den Button + Auftragsbestätigung erstellen, um den Erstellungsprozess zu starten. Der Assistent führt Sie durch drei übersichtliche Schritte:

1. Dokumentvorlage auswählen
2. Bestätigungsdetails eingeben
3. Auftragspositionen hinzufügen

3. Schritt 1: Dokumentvorlage auswählen

Im ersten Schritt wählen Sie die passende Dokumentvorlage für Ihre Auftragsbestätigung aus. Siotrix zeigt Ihnen alle verfügbaren Vorlagen mit Vorschau an:

• Vorlage auswählen: Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage
• Live-Vorschau: Sehen Sie sofort, wie Ihre Bestätigung aussehen wird

Vorlagen verwalten

Sie können jederzeit neue Dokumentvorlagen erstellen oder bestehende anpassen. Mehr dazu in der Dokumentvorlagen-Anleitung.

4. Schritt 2: Bestätigungsdetails eingeben

Nach der Vorlagenauswahl geben Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrer Auftragsbestätigung ein.

4.1 Pflichtfelder

Bestätigungsnummer
Die Bestätigungsnummer wird automatisch generiert (z.B. AB.2026002). Sie können diese bei Bedarf manuell anpassen.

Kunde
Wählen Sie den Kunden aus Ihrer Kontaktliste aus. Das Dropdown-Menü zeigt alle verfügbaren Kontakte mit Namen und E-Mail-Adresse.

Bestätigungsdatum
Das aktuelle Datum wird automatisch eingetragen. Sie können es bei Bedarf ändern.

Liefertermin
Legen Sie den voraussichtlichen Liefertermin fest. Dies ist eine verbindliche Zusage an den Kunden.

Liefertermine

Geben Sie realistische Liefertermine an. Planen Sie einen Puffer ein und kommunizieren Sie Verzögerungen umgehend.

Dateiname
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die PDF-Datei (z.B. "AB.2026002_Huber").

Zahlungsbedingungen
Standard-Text:

"Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum. Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum. Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung."

4.3 Referenzdokument verknüpfen

Optional können Sie die Auftragsbestätigung mit einem bestehenden Angebot oder einem anderen Dokument verknüpfen:

Vorteile der Verknüpfung:

• Automatische Übernahme aller Dokumentdaten
• Lückenlose Dokumentation vom Angebot bis zur Bestätigung
• Nachverfolgbarkeit des gesamten Verkaufsprozesses

Die Übersicht zeigt alle verfügbaren Dokumente mit Dokumentnummer, Kundenname, Produktanzahl, Betrag und Datum.

Klicken Sie auf Dokumentdetails anwenden, um die Informationen zu übernehmen.

Automatisierter Workflow spart Zeit

Wenn Sie Dokumentdetails anwenden klicken, übernimmt Siotrix automatisch alle relevanten Informationen aus dem Referenzdokument:

✅ Kundeninformationen - Name, Adresse und Kontaktdaten
✅ Produktliste - Alle Artikel mit Preisen
✅ Mengen und Details - Genau wie im Dokument vereinbart
✅ Zahlungsbedingungen - Aus dem Dokument übernommen
✅ Dokumentreferenz - Vollständige Nachverfolgbarkeit

Zeitersparnis: Statt manueller Eingabe sparen Sie mehrere Minuten pro Bestätigung und vermeiden Übertragungsfehler.

5. Schritt 3: Auftragspositionen hinzufügen

Im letzten Schritt fügen Sie die Produkte und Leistungen hinzu, die Sie dem Kunden bestätigen.

5.1 Produktauswahl

Produkt suchen
Nutzen Sie das Suchfeld, um schnell die gewünschten Artikel zu finden. Das System durchsucht Produktnamen, Artikelnummern und Beschreibungen.

Verfügbare Produkte
Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Produkte aus Ihrem Produktkatalog:

Spalte	Beschreibung
Name	Produktbezeichnung mit Kurzbeschreibung
Artikel Nr.	Eindeutige Artikelnummer
Beschreibung	Detaillierte Produktbeschreibung
Netto	Nettopreis pro Stück
Brutto	Bruttopreis inkl. MwSt.

5.2 Preisdarstellung

Sie können wählen, wie Preise in der Bestätigung angezeigt werden:

• Brutto: Preise inkl. Mehrwertsteuer (Standard für B2C)
• Netto: Preise ohne Mehrwertsteuer (Standard für B2B)

5.3 Produkttabelle

Nachdem Sie Produkte ausgewählt haben, erscheinen diese in der Produkttabelle:

Spalte	Beschreibung
#	Positionsnummer
Artikel Nr.	Artikelnummer aus Ihrem Katalog
Name	Produktbezeichnung mit Beschreibung
Netto Stückpreis	Einzelpreis netto
Brutto Stückpreis	Einzelpreis brutto
Gesamtbetrag	Positionssumme
Menge	Anzahl (änderbar)
Liefertermin	Optional: Liefertermin pro Position
Aktionen	Löschen-Button

5.4 Preise anpassen

Direkte Preisänderung:

• Klicken Sie in das Preis-Feld
• Geben Sie den neuen Preis ein
• Die Gesamtsumme wird automatisch neu berechnet

Schnelle Anpassungen: Rechtsklick auf das Preis-Feld öffnet ein Menü mit vorgefertigten Optionen:

• +10% Aufschlag
• -10% Ermäßigung
• Eigene Prozentsätze eingeben

5.5 Zusammenfassung

Am Ende der Produktliste sehen Sie die Gesamtbeträge:

• Gesamtbetrag netto: Summe aller Positionen ohne MwSt.
• zzgl. Umsatzsteuer: Mehrwertsteuerbetrag (automatisch berechnet)
• Gesamtbetrag brutto: Endbetrag inkl. MwSt.

5.6 Berechnung ohne Steuer

Für steuerfreie Geschäfte (z.B. Kleinunternehmer, Reverse-Charge) aktivieren Sie die Option:

☑ Berechnung ohne Steuer durchführen

6. Auftragsbestätigung fertigstellen

Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben:

1. Überprüfen Sie alle Angaben in der Vorschau
2. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Bestätigung zu erstellen
3. Oder klicken Sie auf zurück, um Änderungen vorzunehmen

7. Auftragsbestätigung anzeigen und bearbeiten

Nach der Erstellung sehen Sie die fertige Bestätigung in der Detailansicht:

7.1 Detailansicht

Linke Seite: PDF-Vorschau

• Vollständige Darstellung der Auftragsbestätigung
• Zoom-Funktionen für detaillierte Ansicht
• Mehrseitige Dokumente werden komplett angezeigt

Rechte Seite: Bestätigungsinformationen

• Kunde: Name des Empfängers mit Status-Badge
• Gesamtbetrag: Großer, gut lesbarer Betrag
• Erstellt am: Erstellungsdatum
• Bestätigungsdatum: Datum auf dem Dokument
• Liefertermin: Zugesagter Liefertermin

Details zur Bestätigung:

• Gesamtbetrag (Summe aller Positionen)
• Nettopreis (Betrag ohne MwSt.)
• Gesamtsteuer (MwSt.-Betrag)
• Bestellnummer des Kunden (falls vorhanden)

7.2 Verfügbare Aktionen

Bearbeitungs-Icons:

• Bearbeiten (Stift-Symbol): Bestätigung ändern (nur im Status "Entwurf")
• Herunterladen (Download-Symbol): PDF speichern
• Löschen (Papierkorb-Symbol): Bestätigung entfernen
• Drucken (Drucker-Symbol): Direkt ausdrucken
• Versenden (E-Mail-Symbol): Per E-Mail versenden

Status-Hinweis:

ℹ️ Dokument kann nur im Status "Entwurf" bearbeitet werden.

8. Status-Übersicht

Auftragsbestätigungen durchlaufen verschiedene Status:

Status	Beschreibung	Farbe
Entwurf	In Bearbeitung	Gelb
Erstellt	Fertiggestellt, noch nicht versendet	Grün
Versendet	An Kunden gesendet	Blau
Bestätigt	Vom Kunden bestätigt	Grün
Abgeschlossen	Lieferung erfolgt	Grün

9. Best Practices

Tipps für professionelle Auftragsbestätigungen

Vor der Erstellung:

• Prüfen Sie die Verfügbarkeit der Produkte
• Klären Sie realistische Liefertermine
• Kontrollieren Sie Kundendaten auf Aktualität

Während der Erstellung:

• Seien Sie präzise bei Leistungsbeschreibungen
• Geben Sie realistische Liefertermine an (mit Puffer)
• Nutzen Sie die Angebots-Verknüpfung für Datenübernahme
• Prüfen Sie die Vorschau vor dem Fertigstellen

Nach der Erstellung:

• Versenden Sie zeitnah (innerhalb von 24-48 Stunden)
• Tragen Sie Liefertermine in Ihren Kalender ein
• Informieren Sie ggf. Produktion und Einkauf

10. Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Auftragsbestätigung nachträglich ändern?
Bestätigungen im Status "Entwurf" können jederzeit geändert werden. Nach dem Versand sind keine inhaltlichen Änderungen mehr möglich.

Wie viele Produkte kann ich hinzufügen?
Es gibt keine Begrenzung. Das System erstellt automatisch mehrseitige Dokumente, wenn nötig.

Kann ich verschiedene Liefertermine pro Position angeben?
Ja, für jede Position kann ein individueller Liefertermin festgelegt werden. Hilfreich bei Teillieferungen.

Was mache ich, wenn ich den Liefertermin nicht einhalten kann?
Informieren Sie den Kunden umgehend, schlagen Sie einen neuen Termin vor und holen Sie dessen Zustimmung ein.

Wie verknüpfe ich eine Bestätigung mit einem Angebot?
Im Schritt "Bestätigungsdetails" können Sie unter "Angebot" ein bestehendes Angebot auswählen. Alle Daten werden automatisch übernommen.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Auftragsbestätigung?
Das Angebot ist ein unverbindlicher Vorschlag Ihrerseits. Die Auftragsbestätigung bestätigt einen bereits erteilten Kundenauftrag und ist rechtlich verbindlich.

Werden Auftragsbestätigungen automatisch nummeriert?
Ja, Siotrix vergibt automatisch fortlaufende Nummern. Sie können diese bei Bedarf manuell anpassen.

11. Nächste Schritte

Nach der Erstellung:

• PDF-Vorschau prüfen
• Auftragsbestätigung an Kunden versenden
• Liefertermin im Kalender eintragen
• Produktion und Einkauf informieren

Weiterführende Funktionen:

• Lieferschein erstellen - Lieferung dokumentieren
• Rechnung erstellen - Abrechnung nach Lieferung
• Aufträge verwalten - Übersicht über alle Aufträge
• Produktkatalog pflegen - Verfügbarkeit prüfen