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Auftragsbestätigung erstellen

Bestätigen Sie eingegangene Aufträge professionell und rechtssicher mit allen erforderlichen Angaben.

Was ist eine Auftragsbestätigung?​

Eine Auftragsbestätigung ist ein Dokument, mit dem Sie dem Kunden bestätigen, dass Sie seinen Auftrag angenommen haben und welche Leistungen Sie zu welchen Konditionen erbringen werden.

Rechtliche Bedeutung

Die Auftragsbestätigung ist ein verbindlicher Vertragsbestandteil und sollte alle wesentlichen Vereinbarungen enthalten.

Schritt 1: Neue Auftragsbestätigung anlegen​

Klicken Sie auf "Neue Auftragsbestätigung" im Dokumentenmodul.

Neue Auftragsbestätigung

Ausgangspunkt wählen:

  • Aus bestehendem Angebot erstellen
  • Aus Kundenbestellung erstellen
  • Manuell neu erstellen
Aus Angebot erstellen

Der schnellste Weg: Wandeln Sie ein angenommenes Angebot direkt in eine Auftragsbestätigung um.

Schritt 2: Kunde und Bestellung​

Wählen Sie den Kunden und erfassen Sie die Bestelldaten:

Kundendaten

Erforderliche Informationen:

  • Kunde (aus Kontakten)
  • Bestellnummer des Kunden (falls vorhanden)
  • Bestelldatum des Kunden
  • Ihr Ansprechpartner beim Kunden
Automatische Nummerierung

Die Auftragsbestätigungsnummer wird automatisch vergeben.

Schritt 3: Grunddaten eingeben​

Füllen Sie die Auftragsbestätigungsdaten aus:

  • Datum: Standardmäßig heutiges Datum
  • Referenz: Bezug zu Angebot oder Anfrage
  • Liefertermin: Voraussichtliches Lieferdatum
  • Lieferbedingungen: Versandart, Verpackung, etc.
  • Zahlungsbedingungen: z.B. 14 Tage netto nach Lieferung

Grunddaten

Schritt 4: Positionen hinzufügen​

Fügen Sie die beauftragten Leistungen oder Produkte hinzu:

Positionen hinzufügen

Für jede Position:

  • Artikelnummer / Produktbezeichnung
  • Detaillierte Beschreibung
  • Menge
  • Einzelpreis (netto)
  • MwSt-Satz
  • Optional: Liefertermin pro Position
Preisbindung

Die in der Auftragsbestätigung genannten Preise sind verbindlich.

Schritt 5: Lieferkonditionen​

Definieren Sie die Lieferbedingungen:

Lieferkonditionen

Wichtige Angaben:

  • Lieferadresse: Falls abweichend von Rechnungsadresse
  • Liefertermin: Konkret oder Zeitraum
  • Versandart: Paket, Spedition, Abholung, etc.
  • Versandkosten: Falls nicht in Positionen enthalten
  • Teillieferungen: Erlaubt oder nicht
Lieferverzug

Geben Sie realistische Liefertermine an. Verspätungen können Konventionalstrafen nach sich ziehen.

Schritt 6: Zusätzliche Texte​

Fügen Sie wichtige Hinweise hinzu:

  • Einleitungstext: Dank für den Auftrag
  • Leistungsbeschreibung: Detaillierte Beschreibung der Leistung
  • Besondere Vereinbarungen: Abweichungen vom Standard
  • Schlusstext: Freude auf Zusammenarbeit

Zusätzliche Texte

Schritt 7: Rechtliche Hinweise​

Fügen Sie rechtliche Standardtexte hinzu:

Typische Hinweise:

  • Eigentumsvorbehalt
  • Gewährleistungsbedingungen
  • Referenz zu AGBs
  • Erfüllungsort und Gerichtsstand

Rechtliche Hinweise

Vorlagen nutzen

Erstellen Sie Textbausteine für wiederkehrende rechtliche Hinweise.

Schritt 8: Vorschau und Speichern​

Überprüfen Sie die Auftragsbestätigung in der Vorschau:

Vorschau

Klicken Sie auf "Speichern und versenden" oder "Als Entwurf speichern".

Schneller Versand

Die Auftragsbestätigung sollte zeitnah nach Auftragseingang versendet werden.

Aus Angebot erstellen​

Automatische Übernahme​

Wenn Sie ein Angebot in eine Auftragsbestätigung umwandeln:

  1. Öffnen Sie das angenommene Angebot
  2. Klicken Sie auf "Auftragsbestätigung erstellen"
  3. Alle Daten werden automatisch übernommen
  4. Ergänzen Sie Liefertermine und spezifische Details
  5. Versenden Sie die Bestätigung

Aus Angebot erstellen

Übernommene Daten:

  • Alle Positionen mit Preisen
  • Kunde und Ansprechpartner
  • Zahlungsbedingungen
  • Zusätzliche Texte
  • Referenz zum Angebot

Varianten und Optionen​

Auftragsbestätigung mit Abweichungen​

Wenn der Kundenauftrag vom Angebot abweicht:

Abweichungen kennzeichnen

Änderungen deutlich machen:

  • Preisänderungen hervorheben
  • Mengenänderungen kennzeichnen
  • Abweichende Liefertermine markieren
  • Zusätzliche/entfallene Positionen deutlich machen
Wichtig

Bei wesentlichen Abweichungen sollte der Kunde explizit zustimmen.

Nächste Schritte​

Nach dem Erstellen der Auftragsbestätigung:

Sofort:

  • Per E-Mail an Kunden versenden
  • Kopie für interne Ablage speichern
  • Liefertermin im Kalender eintragen

Bei Bedarf:

  • Produktionsauftrag anlegen
  • Materialbeschaffung anstoßen
  • Lieferplanung erstellen

Nächste Schritte

Häufige Fragen:

Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?
Rechtlich nicht zwingend, aber dringend empfohlen für Klarheit und Rechtssicherheit.

Wann sollte die Auftragsbestätigung versendet werden?
Idealerweise innerhalb von 24-48 Stunden nach Auftragseingang.

Was ist der Unterschied zum Angebot?
Das Angebot ist ein Vorschlag, die Auftragsbestätigung bestätigt einen bereits erteilten Auftrag.

Kann ich später noch Änderungen vornehmen?
Ja, aber größere Änderungen sollten mit dem Kunden abgestimmt und neu bestätigt werden.

Muss ich bei jedem Auftrag eine Bestätigung senden?
Bei Kleinaufträgen oder Stammkunden kann darauf verzichtet werden, bei größeren Aufträgen ist es empfehlenswert.