Angebote verwalten
Verwalten Sie alle Angebote zentral und verfolgen Sie Ihre Erfolgsquote.
Angebotsübersicht
Die Angebotsübersicht bietet einen vollständigen Überblick über alle Ihre Angebote.
Angezeigte Informationen:
- Angebotsnummer
- Kunde
- Angebotsdatum
- Gültig bis
- Betrag
- Status
- Letzte Aktivität
Status-Übersicht
Angebotsstatus
Jedes Angebot hat einen klaren Status:
| Status | Bedeutung | Farbe |
|---|---|---|
| 📝 Entwurf | Noch nicht versendet | Grau |
| ✉️ Versendet | An Kunden gesendet | Blau |
| 👀 In Prüfung | Kunde prüft das Angebot | Orange |
| ✅ Angenommen | Auftrag erteilt | Grün |
| ❌ Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt | Rot |
| ⏰ Abgelaufen | Gültigkeit überschritten | Grau |
| 🔄 In Rechnung umgewandelt | Rechnung erstellt | Lila |
Nutzen Sie die Status-Filter, um schnell relevante Angebote zu finden.
Filter und Suche
Nach Status filtern
Filtern Sie Angebote nach ihrem Status:
- Klicken Sie auf "Filter"
- Wählen Sie einen oder mehrere Status aus
- Die Liste wird automatisch aktualisiert
Nach Zeitraum filtern
Grenzen Sie den Zeitraum ein:
- Diese Woche
- Dieser Monat
- Dieses Quartal
- Dieses Jahr
- Benutzerdefiniert
Nach Kunde suchen
Finden Sie Angebote eines bestimmten Kunden:
- Geben Sie den Kundennamen in das Suchfeld ein
- Ergebnisse werden live gefiltert
Nach Gültigkeit filtern
Spezialfilter für zeitkritische Angebote:
- Bald ablaufend: Läuft in den nächsten 7 Tagen ab
- Abgelaufen: Gültigkeit überschritten
- Noch gültig: Aktuell noch gültige Angebote
Sortierung
Sortieren Sie die Angebotsliste nach:
- Angebotsnummer (aufsteigend/absteigend)
- Angebotsdatum (neueste/älteste zuerst)
- Gültigkeitsdatum
- Betrag (höchster/niedrigster zuerst)
- Kunde (alphabetisch)
- Status
Dashboard-Widgets
Übersicht auf einen Blick
Das Dashboard zeigt die wichtigsten Kennzahlen:
Offene Angebote
- Anzahl offener Angebote
- Gesamtwert offener Angebote
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit
Erfolgsquote
- Angenommene Angebote (%)
- Abgelehnte Angebote (%)
- In Prüfung
Umsatzpotenzial
- Wert aller offenen Angebote
- Erwarteter Umsatz (gewichtet)
- Vergleich zum Vormonat
Das Dashboard aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung.
Angebotsverwaltung
Status manuell aktualisieren
Wenn Sie Feedback vom Kunden erhalten:
- Öffnen Sie das entsprechende Angebot
- Klicken Sie auf "Status ändern"
- Wählen Sie den neuen Status
- Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu
Häufige Status-Änderungen:
- Versendet → In Prüfung
- In Prüfung → Angenommen
- In Prüfung → Abgelehnt
- Abgelaufen → Gültigkeit verlängert
Nachfassen und Erinnerungen
Setzen Sie Erinnerungen für Follow-ups:
Automatische Erinnerungen:
- 7 Tage nach Versand: Erste Nachfrage
- 3 Tage vor Ablauf: Gültigkeit endet bald
- Am Tag des Ablaufs: Letzter Tag
Kontaktieren Sie Kunden aktiv, bevor Angebote ablaufen.
In Rechnung umwandeln
Angenommenes Angebot → Rechnung
Wenn ein Kunde das Angebot annimmt:
- Öffnen Sie das angenommene Angebot
- Klicken Sie auf "In Rechnung umwandeln"
- Überprüfen Sie die übernommenen Daten
- Passen Sie bei Bedarf das Rechnungsdatum an
- Erstellen Sie die Rechnung
Was wird übernommen:
- Alle Positionen mit Preisen
- Kunde und Adresse
- Zahlungsbedingungen
- Zusätzliche Texte
- Referenz zum Angebot
Die Rechnung wird automatisch mit dem Angebot verknüpft.
Export und Auswertungen
Angebotsliste exportieren
Exportieren Sie Ihre Angebotsliste als:
- Excel: Für weitere Berechnungen
- CSV: Für Import in andere Systeme
- PDF: Für Archivierung
Erfolgsauswertungen
Erstellen Sie detaillierte Auswertungen:
Erfolgsquote:
- Angenommen vs. Abgelehnt
- Nach Zeitraum
- Nach Kunde
- Nach Produktkategorie
Umsatzanalyse:
- Angebotswert vs. tatsächlicher Umsatz
- Durchschnittlicher Angebotswert
- Gewinnwahrscheinlichkeit nach Kunde
Zeitanalyse:
- Durchschnittliche Entscheidungszeit
- Von Angebot bis Rechnung
- Saisonale Trends
Stapelverarbeitung
Mehrere Angebote gleichzeitig bearbeiten
Wählen Sie mehrere Angebote aus und:
- Versenden Sie sie gesammelt per E-Mail
- Exportieren Sie sie als ZIP
- Ändern Sie den Status
- Archivieren Sie sie
Überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, bevor Sie Massenänderungen durchführen.
Benachrichtigungen
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
Erhalten Sie Benachrichtigungen bei:
- Angeboten, die bald ablaufen
- Angeboten ohne Rückmeldung nach X Tagen
- Angenommenen Angeboten
- Abgelehnten Angeboten
Benachrichtigungsfrequenz:
- Sofort
- Täglich (Zusammenfassung)
- Wöchentlich (Zusammenfassung)
Angebotsvorlagen
Vorlagen erstellen
Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Angebote:
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Angebotsvorlagen
- Klicken Sie auf "Neue Vorlage"
- Definieren Sie Standardpositionen und -texte
- Speichern Sie die Vorlage
Vorlagen-Typen:
- Nach Produktkategorie
- Nach Dienstleistungsart
- Nach Kunde
- Saisonale Angebote
Vorlage verwenden
Bei der Angebotserstellung:
- Wählen Sie "Aus Vorlage erstellen"
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage
- Passen Sie Kunde und spezifische Felder an
Kundenkommunikation
Kommunikationshistorie
Sehen Sie alle Interaktionen zu einem Angebot:
Protokollierte Ereignisse:
- E-Mail-Versand
- E-Mail-Öffnung
- PDF-Downloads
- Status-Änderungen
- Notizen und Kommentare
- Telefongespräche (manuell erfasst)
Notizen hinzufügen
Dokumentieren Sie wichtige Informationen:
- Öffnen Sie das Angebot
- Klicken Sie auf "Notiz hinzufügen"
- Erfassen Sie Details zu Gesprächen oder Vereinbarungen
- Notizen sind nur intern sichtbar
Pipeline-Ansicht
Kanban-Board für Angebote
Visualisieren Sie Ihren Angebotsprozess:
Spalten:
- Entwurf
- Versendet
- In Verhandlung
- Gewonnen
- Verloren
Funktionen:
- Drag & Drop zwischen Spalten
- Filtermöglichkeiten
- Summenwerte pro Spalte
- Wahrscheinlichkeit pro Spalte
Die Pipeline-Ansicht hilft, Engpässe zu identifizieren.
Prognosen
Umsatzprognose
Basierend auf offenen Angeboten:
Berechnungsmethoden:
- Konservativ: Nur wahrscheinliche Aufträge
- Realistisch: Gewichtet nach Status
- Optimistisch: Alle offenen Angebote
Faktoren:
- Historische Erfolgsquote
- Status des Angebots
- Kunde (bestehend vs. neu)
- Angebotswert
- Restgültigkeit
Häufige Fragen:
Wie kann ich meine Erfolgsquote verbessern?
Analysieren Sie abgelehnte Angebote auf Muster: Preis zu hoch? Zu langsame Reaktion? Wettbewerb?
Werden alte Angebote automatisch archiviert?
Optional können Sie in den Einstellungen eine automatische Archivierung nach X Tagen konfigurieren.
Kann ich Angebote für mehrere Benutzer verwalten?
Ja, mit entsprechenden Berechtigungen können Sie Angebote anderer Teammitglieder einsehen.
Wie erkenne ich meine wertvollsten Kunden?
Nutzen Sie die Auswertung "Angebotswert nach Kunde" und "Erfolgsquote nach Kunde".
Werden Nachfass-Erinnerungen automatisch versendet?
Nein, Sie erhalten nur eine Benachrichtigung. Das Nachfassen erfolgt manuell.