Angebot erstellen

Mit Siotrix erstellen Sie in wenigen Schritten professionelle Angebote für Ihre Kunden. Die intuitive Benutzeroberfläche führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Auswahl der Dokumentvorlage über die Produktauswahl bis zur fertigen PDF-Datei.

Übersicht der Angebote

Im Bereich Angebote erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle erstellten Angebote. Die Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick:

• Nummer: Eindeutige Angebotsnummer (z.B. 2026001)
• Status: Aktueller Status des Angebots (Warten, In Bearbeitung)
• Kunde: Name und E-Mail-Adresse des Kunden
• Produkte: Übersicht der angebotenen Artikel
• Gesamtbetrag: Gesamtsumme des Angebots
• Angebotsdatum: Erstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum: Gültigkeitsdatum des Angebots

Die Übersicht ermöglicht Ihnen:

• Schnelles Filtern und Suchen von Angeboten
• Export-Funktionen für Ihre Buchhaltung
• Direkter Zugriff auf jedes Angebot per Klick

Neues Angebot erstellen

Angebotserstellung starten

Klicken Sie auf den Button + Angebot erstellen, um den Erstellungsprozess zu starten. Der Assistent führt Sie durch drei übersichtliche Schritte:

1. Dokumentvorlage auswählen
2. Angebotsdetails eingeben
3. Angebotsartikel hinzufügen

Schritt 1: Dokumentvorlage auswählen

Im ersten Schritt wählen Sie die passende Dokumentvorlage für Ihr Angebot aus. Siotrix zeigt Ihnen alle verfügbaren Angebotsvorlagen mit Vorschau an:

• Vorlage auswählen: Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage
• Live-Vorschau: Sehen Sie sofort, wie Ihr Angebot aussehen wird

Vorlagen verwalten

Sie können jederzeit neue Dokumentvorlagen erstellen oder bestehende anpassen. Mehr dazu in der Dokumentvorlagen-Anleitung.

Schritt 2: Angebotsdetails eingeben

Nach der Vorlagenauswahl geben Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrem Angebot ein.

Pflichtfelder

Angebotsnummer
Die Angebotsnummer wird automatisch generiert (z.B. 2026006). Sie können diese bei Bedarf manuell anpassen.

Kunde
Wählen Sie den Kunden aus Ihrer Kontaktliste aus. Das Dropdown-Menü zeigt alle verfügbaren Kontakte mit Namen und E-Mail-Adresse.

Angebotsdatum
Das aktuelle Datum wird automatisch eingetragen. Sie können es bei Bedarf ändern.

Fälligkeitsdatum
Legen Sie fest, bis wann das Angebot gültig ist. Üblich sind 14 Tage ab Erstellungsdatum.

Dateiname
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die PDF-Datei (z.B. "AN 2026006").

Bedingungen
Fügen Sie individuelle Angebotsbedingungen hinzu. Standard-Text:

"Dieses Angebot ist freibleibend und 14 Tage gültig. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher MwSt. Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen."

Optionale Felder

Auftrag: Verknüpfen Sie das Angebot mit einem Auftrag, um es später im Auftragsmanagement einzusehen.

Anfrage verknüpfen

Optional können Sie das Angebot mit einer bestehenden Kundenanfrage verknüpfen:

Vorteile der Verknüpfung:

• Automatische Übernahme der Produktwünsche
• Lückenlose Dokumentation des Verkaufsprozesses
• Schnellere Angebotserstellung

Die Übersicht zeigt Ihnen alle verfügbaren Anfragen mit:

• Anfragenummer und Titel
• Kundenname
• Anzahl der angefragten Produkte
• Datum der Anfrage
• Fälligkeitsdatum

Klicken Sie auf Anfragedetails anwenden, um die Informationen aus der Anfrage zu übernehmen.

Automatisierter Workflow spart Zeit

Wenn Sie Anfragedetails anwenden klicken, übernimmt Siotrix automatisch alle relevanten Informationen aus der Anfrage:

✅ Kundeninformationen - Name, Adresse und Kontaktdaten werden automatisch eingetragen
✅ Produktliste - Alle angefragten Artikel werden mit einem Klick hinzugefügt
✅ Mengen und Details - Gewünschte Stückzahlen und Spezifikationen werden übernommen
✅ Anfrage-Verknüpfung - Vollständige Nachverfolgbarkeit vom ersten Kundenkontakt bis zum fertigen Angebot

Zeitersparnis: Statt manueller Eingabe aller Daten sparen Sie mehrere Minuten pro Angebot und vermeiden Übertragungsfehler. Der komplette Workflow von der Anfrage zum Angebot ist automatisiert!

Schritt 3: Angebotsartikel hinzufügen

Im letzten Schritt fügen Sie die Produkte hinzu, die Sie Ihrem Kunden anbieten möchten.

Produktauswahl

Produkt suchen
Nutzen Sie das Suchfeld "Produkte auswählen", um schnell die gewünschten Artikel zu finden. Das System durchsucht:

• Produktnamen
• Artikelnummern
• Beschreibungen

Verfügbare Produkte
Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Produkte aus Ihrem Produktkatalog:

Spalte	Beschreibung
Name	Produktbezeichnung mit Kurzbeschreibung
Artikel Nr.	Eindeutige Artikelnummer
Beschreibung	Detaillierte Produktbeschreibung
Netto	Nettopreis pro Stück
Brutto	Bruttopreis inkl. MwSt.

Preisdarstellung

Sie können wählen, wie Preise im Angebot angezeigt werden:

• Brutto: Preise inkl. Mehrwertsteuer (Standard für B2C)
• Netto: Preise ohne Mehrwertsteuer (Standard für B2B)

Produkttabelle

Nachdem Sie Produkte ausgewählt haben, erscheinen diese in der Produkttabelle:

Spalte	Beschreibung
#	Positionsnummer
Artikel Nr.	Artikelnummer aus Ihrem Katalog
Name	Produktbezeichnung mit Beschreibung
Netto Stückpreis	Einzelpreis netto
Brutto Stückpreis	Einzelpreis brutto
Gesamtbetrag	Positionssumme
Menge	Anzahl (änderbar)
Aktionen	Löschen-Button

Preise anpassen

Bei Bedarf können Sie die Preise individuell anpassen:

Direkte Preisänderung:

• Klicken Sie in das Preis-Feld
• Geben Sie den neuen Preis ein
• Die Gesamtsumme wird automatisch neu berechnet

Schnelle Anpassungen: Rechtsklick auf das Preis-Feld öffnet ein Menü mit vorgefertigten Optionen:

• +10% Aufschlag
• -10% Ermäßigung
• Eigene Prozentsätze eingeben

Zusammenfassung

Am Ende der Produktliste sehen Sie die Gesamtbeträge:

• Gesamtbetrag netto: Summe aller Positionen ohne MwSt.
• zzgl. Umsatzsteuer: Mehrwertsteuerbetrag (automatisch berechnet)
• Gesamtbetrag brutto: Endbetrag inkl. MwSt.

Berechnung ohne Steuer

Für steuerfreie Geschäfte (z.B. Kleinunternehmer, Reverse-Charge) aktivieren Sie die Option:

☑ Berechnung ohne Steuer durchführen

In diesem Fall wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.

Angebot fertigstellen

Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben:

1. Überprüfen Sie alle Angaben in der Vorschau
2. Klicken Sie auf Fertigstellen, um das Angebot zu erstellen
3. Oder klicken Sie auf zurück, um Änderungen vorzunehmen

Angebot anzeigen und bearbeiten

Nach der Erstellung sehen Sie das fertige Angebot in der Detailansicht:

Angebot-Detailansicht

Die Detailansicht zeigt Ihnen:

Linke Seite: PDF-Vorschau

• Vollständige Darstellung des Angebots
• Zoom-Funktionen für detaillierte Ansicht
• Mehrseitige Dokumente werden komplett angezeigt
• Zoom-Level anpassbar (100%, 110x, etc.)

Rechte Seite: Angebotsinformationen

• Kunde: Name des Empfängers mit Status-Badge
• Gesamtbetrag: Großer, gut lesbarer Betrag
• Erstellt am: Erstellungsdatum
• Angebotsdatum: Datum auf dem Dokument
• Fälligkeitsdatum: Gültigkeitsdatum

Details zum Angebot:

• Gesamtbetrag (Summe aller Positionen)
• Nettopreis (Betrag ohne MwSt.)
• Gesamtsteuer (MwSt.-Betrag)

Verfügbare Aktionen

Bearbeitungs-Icons:

• Bearbeiten (Stift-Symbol): Angebot ändern
• Herunterladen (Download-Symbol): PDF speichern
• Löschen (Papierkorb-Symbol): Angebot entfernen
• Drucken (Drucker-Symbol): Direkt ausdrucken

Status-Hinweis:

ℹ️ Dokument kann nur in Status "In Bearbeitung" bearbeitet werden.

Sobald ein Angebot versendet oder akzeptiert wurde, kann es nicht mehr geändert werden. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit.

Status-Übersicht

Angebote durchlaufen verschiedene Status während ihres Lebenszyklus:

Status	Beschreibung	Farbe
In Bearbeitung	Angebot kann noch bearbeitet werden	Blau
Warten	Angebot ist fertig, wartet auf Versand oder Freigabe	Gelb
Erstellt	Angebot wurde abgeschlossen	Grün
Abgelehnt	Kunde hat das Angebot abgelehnt	Rot

Best Practices

Tipps für professionelle Angebote

Vor der Erstellung:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Produktpreise aktuell sind
• Prüfen Sie, ob alle Produktbeschreibungen vollständig sind
• Wählen Sie die passende Dokumentvorlage für den Anlass

Während der Erstellung:

• Geben Sie aussagekräftige Angebotsnummern an
• Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten (üblich: 14-30 Tage)
• Fügen Sie klare Angebotsbedingungen hinzu
• Nutzen Sie die Vorschau, um das Ergebnis zu prüfen

Nach der Erstellung:

• Prüfen Sie die PDF-Vorschau vor dem Versand
• Archivieren Sie wichtige Angebote
• Folgen Sie rechtzeitig nach, wenn keine Rückmeldung kommt
• Dokumentieren Sie Kundenentscheidungen im System

Preisgestaltung:

• Kalkulieren Sie Ihre Preise sorgfältig
• Nutzen Sie Rabatte strategisch
• Kennzeichnen Sie Sonderpreise deutlich
• Achten Sie auf korrekte MwSt.-Sätze für verschiedene Produktgruppen

Organisation:

• Verknüpfen Sie Angebote mit Anfragen
• Nutzen Sie die Suchfunktion bei vielen Angeboten
• Exportieren Sie regelmäßig für Ihre Buchhaltung
• Erstellen Sie Folge-Angebote für wiederkehrende Kunden

Häufige Fragen

Kann ich ein Angebot nachträglich ändern?
Angebote im Status "In Bearbeitung" können jederzeit geändert werden. Sobald ein Angebot versendet wurde, kann es aus rechtlichen Gründen nicht mehr geändert werden. Erstellen Sie in diesem Fall ein neues Angebot mit angepassten Konditionen.

Wie viele Produkte kann ich in ein Angebot aufnehmen?
Es gibt keine Begrenzung der Produktanzahl. Das System erstellt automatisch mehrseitige Dokumente, wenn nötig.

Kann ich eigene Artikelnummern verwenden?
Ja, Sie können in Ihrem Produktkatalog individuelle Artikelnummern vergeben, die dann automatisch in den Angeboten erscheinen.

Was passiert nach Ablauf des Fälligkeitsdatums?
Das Angebot wird automatisch als "Abgelaufen" markiert. Sie können es jedoch weiterhin einsehen und bei Bedarf ein neues Angebot mit aktualisierten Daten erstellen.

Wie kann ich verschiedene MwSt.-Sätze verwenden?
Die MwSt.-Sätze werden in den Produktstammdaten hinterlegt. Siotrix berechnet automatisch die korrekte Mehrwertsteuer für jedes Produkt.

Werden meine Angebote automatisch nummeriert?
Ja, Siotrix vergibt automatisch fortlaufende Angebotsnummern. Sie können diese bei Bedarf manuell anpassen oder ein eigenes Nummerierungsschema verwenden.

Kann ich Angebote in andere Formate exportieren?
Alle Angebote werden als PDF generiert. Zusätzlich können Sie die Angebots-Übersicht als CSV oder Excel exportieren.

Wie verknüpfe ich ein Angebot mit einer Anfrage?
Im Schritt "Angebotsdetails" können Sie unter "Anfrage" eine bestehende Kundenanfrage auswählen. Die Produkte werden dann automatisch übernommen.

Was ist der Unterschied zwischen Brutto und Netto?

• Netto: Preis ohne Mehrwertsteuer (üblich im B2B-Bereich)
• Brutto: Preis inklusive Mehrwertsteuer (üblich im B2C-Bereich)

Kann ich das Layout der Angebote anpassen?
Ja, über die Dokumentvorlagen können Sie Farben, Logo-Größe und Layout-Stil (Klassisch, Kreativ, Schlicht) frei wählen und anpassen.

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Nächste Schritte

Nach der Angebotserstellung:

• ✅ PDF-Vorschau prüfen
• ✅ Angebot an Kunden versenden
• ✅ Fälligkeitsdatum im Kalender notieren
• ✅ Nachfassen, wenn keine Rückmeldung erfolgt

Weiterführende Funktionen:

• Auftragsbestätigung erstellen - Angenommene Angebote bestätigen
• Rechnung erstellen - Aus Angebot eine Rechnung generieren
• Anfragen verwalten - Kundenanfragen bearbeiten
• Produktkatalog pflegen - Produkte und Preise aktualisieren