Rechnungen verwalten

Verwalten Sie alle Rechnungen zentral und behalten Sie den Überblick über offene Zahlungen.

Rechnungsübersicht

Die Rechnungsübersicht bietet einen vollständigen Überblick über alle Ihre Rechnungen.

Angezeigte Informationen:

• Rechnungsnummer
• Kunde
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Betrag
• Status

Status-Übersicht

Rechnungsstatus

Jede Rechnung hat einen klaren Status:

Status	Bedeutung	Farbe
📝 Entwurf	Noch nicht versendet	Grau
✉️ Versendet	An Kunden gesendet	Blau
⏰ Fällig	Zahlungsziel erreicht	Orange
⚠️ Überfällig	Zahlungsziel überschritten	Rot
✅ Bezahlt	Vollständig beglichen	Grün
❌ Storniert	Wurde storniert	Grau

Schnellfilter

Nutzen Sie die Status-Filter, um schnell relevante Rechnungen zu finden.

Filter und Suche

Nach Status filtern

Filtern Sie Rechnungen nach ihrem Status:

1. Klicken Sie auf "Filter"
2. Wählen Sie einen oder mehrere Status aus
3. Die Liste wird automatisch aktualisiert

Nach Zeitraum filtern

Grenzen Sie den Zeitraum ein:

• Diesen Monat
• Letzten Monat
• Dieses Quartal
• Dieses Jahr
• Benutzerdefiniert

Nach Kunde suchen

Finden Sie Rechnungen eines bestimmten Kunden:

1. Geben Sie den Kundennamen in das Suchfeld ein
2. Ergebnisse werden live gefiltert

Sortierung

Sortieren Sie die Rechnungsliste nach:

• Rechnungsnummer (aufsteigend/absteigend)
• Rechnungsdatum (neueste/älteste zuerst)
• Fälligkeitsdatum
• Betrag (höchster/niedrigster zuerst)
• Kunde (alphabetisch)

Dashboard-Widgets

Übersicht auf einen Blick

Das Dashboard zeigt die wichtigsten Kennzahlen:

Offene Rechnungen

• Anzahl offener Rechnungen
• Gesamtwert offener Forderungen
• Durchschnittliche Zahlungsdauer

Überfällige Rechnungen

• Anzahl überfälliger Rechnungen
• Gesamtwert überfälliger Forderungen
• Älteste überfällige Rechnung

Einnahmen

• Einnahmen diesen Monat
• Einnahmen dieses Jahr
• Vergleich zum Vorjahr

Live-Aktualisierung

Das Dashboard aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung.

Zahlungsverwaltung

Zahlung verbuchen

Wenn eine Zahlung eingegangen ist:

1. Öffnen Sie die entsprechende Rechnung
2. Klicken Sie auf "Zahlung verbuchen"
3. Geben Sie Betrag und Datum ein
4. Speichern Sie den Zahlungseingang

Teilzahlungen: Bei Teilzahlungen wird der offene Betrag automatisch neu berechnet.

Zahlungshistorie

Sehen Sie alle Zahlungseingänge einer Rechnung:

• Datum des Zahlungseingangs
• Gezahlter Betrag
• Zahlungsmethode
• Noch offener Betrag

Mahnwesen

Automatische Mahnungen

Siotrix erstellt automatisch Mahnungen für überfällige Rechnungen:

Mahnungsstufen:

1. Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit)
2. 1. Mahnung (14 Tage nach Fälligkeit)
3. 2. Mahnung (21 Tage nach Fälligkeit)
4. Letzte Mahnung (28 Tage nach Fälligkeit)

Mahngebühren

Konfigurieren Sie automatische Mahngebühren in den Einstellungen.

Mahnung manuell versenden

1. Öffnen Sie die überfällige Rechnung
2. Klicken Sie auf "Mahnung erstellen"
3. Wählen Sie die Mahnungsstufe
4. Passen Sie den Text bei Bedarf an
5. Versenden Sie die Mahnung

Export und Auswertungen

Rechnungsliste exportieren

Exportieren Sie Ihre Rechnungsliste als:

• Excel: Für weitere Berechnungen
• CSV: Für Import in andere Systeme
• PDF: Für Archivierung

Umsatzauswertungen

Erstellen Sie detaillierte Auswertungen:

• Umsatz nach Monat/Quartal/Jahr
• Umsatz nach Kunde
• Umsatz nach Produktkategorie
• Zahlungsverhalten

Stapelverarbeitung

Mehrere Rechnungen gleichzeitig bearbeiten

Wählen Sie mehrere Rechnungen aus und:

• Versenden Sie sie gesammelt per E-Mail
• Exportieren Sie sie als ZIP
• Markieren Sie sie als bezahlt
• Verschieben Sie sie in einen anderen Status

Vorsicht bei Stapelverarbeitung

Überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, bevor Sie Massenänderungen durchführen.

Benachrichtigungen

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen

Erhalten Sie Benachrichtigungen bei:

• Fälligen Rechnungen
• Überfälligen Rechnungen
• Zahlungseingängen
• Neuen Kommentaren

Benachrichtigungsfrequenz:

• Sofort
• Täglich (Zusammenfassung)
• Wöchentlich (Zusammenfassung)

Rechnungsvorlagen

Vorlagen erstellen

Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Rechnungsvorlagen
2. Klicken Sie auf "Neue Vorlage"
3. Definieren Sie Standardpositionen und -texte
4. Speichern Sie die Vorlage

Vorlage verwenden

Bei der Rechnungserstellung:

1. Wählen Sie "Aus Vorlage erstellen"
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage
3. Passen Sie bei Bedarf einzelne Felder an

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Häufige Fragen:

Wie oft sollte ich die Rechnungsübersicht prüfen?
Wöchentlich empfohlen, um den Überblick über offene Forderungen zu behalten.

Kann ich eigene Status definieren?
Nein, die Status sind standardisiert, um Konsistenz zu gewährleisten.

Werden Mahnungen automatisch versendet?
Ja, wenn Sie die automatische Mahnfunktion aktiviert haben. Sie können dies in den Einstellungen konfigurieren.

Wie erkenne ich kritische Forderungen?
Das Dashboard zeigt überfällige Rechnungen rot hervorgehoben. Nutzen Sie den Filter "Überfällig" für eine detaillierte Liste.