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Rechnung exportieren

Versenden Sie Rechnungen direkt per E-Mail oder laden Sie sie als PDF für den manuellen Versand herunter.

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  1. Öffnen Sie die gewünschte Rechnung
  2. Klicken Sie auf "Per E-Mail senden"
  3. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers
  4. Passen Sie optional die E-Mail-Vorlage an
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Automatischer Versandnachweis

Datum und Uhrzeit des E-Mail-Versands werden automatisch protokolliert.

E-Mail-Vorlage anpassen​

Passen Sie die Standard-E-Mail-Vorlage an Ihre Bedürfnisse an:

Verfügbare Felder:

  • Betreff
  • Begrüßungstext
  • Haupttext
  • Signatur

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Platzhalter verwenden

Nutzen Sie Platzhalter wie {Kundenname}, {Rechnungsnummer} und {Betrag} für personalisierte E-Mails.

Anhänge​

Die Rechnung wird automatisch als PDF angehängt. Optional können Sie weitere Dokumente hinzufügen:

  • AGBs
  • Leistungsnachweise
  • Zusätzliche Unterlagen

Als PDF herunterladen​

Einzelne Rechnung herunterladen​

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf "Als PDF herunterladen"
  3. Die Datei wird in Ihrem Download-Ordner gespeichert

PDF Download

Dateiname: Rechnung_[Nummer]_[Kundenname].pdf

Mehrere Rechnungen exportieren​

Exportieren Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig:

  1. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen in der Übersicht aus
  2. Klicken Sie auf "Ausgewählte exportieren"
  3. Alle Rechnungen werden als ZIP-Datei heruntergeladen

Mehrfach-Export

ZIP-Download

Bei Mehrfach-Export werden alle PDFs in einer ZIP-Datei gebündelt.

Export-Formate​

PDF (Standard)​

  • Professionelles Layout
  • Druckoptimiert
  • Alle Pflichtangaben enthalten
  • Signaturfeld (optional)

ZUGFeRD (optional)​

Für automatisierte Rechnungsverarbeitung:

  • PDF mit eingebetteten XML-Daten
  • Maschinenlesbar
  • Standard für digitale Rechnungen

ZUGFeRD aktivieren

ZUGFeRD für B2B

Nutzen Sie ZUGFeRD für Geschäftskunden mit automatisierter Buchhaltung.

Versandstatus verfolgen​

Überprüfen Sie den Versandstatus Ihrer Rechnungen:

  • ✉️ Versendet: E-Mail wurde erfolgreich zugestellt
  • 👁️ Geöffnet: Empfänger hat die E-Mail geöffnet
  • 📥 Heruntergeladen: PDF wurde heruntergeladen

Versandstatus

Druckeinstellungen​

Optimieren Sie das PDF für den Druck:

Optionen:

  • Seitenformat: A4
  • Farbprofil: RGB oder CMYK
  • Auflösung: 300 DPI (Standard)
  • Seitenränder anpassen

Druckeinstellungen

Stapelversand​

Versenden Sie mehrere Rechnungen automatisch:

  1. Wählen Sie die zu versendenden Rechnungen aus
  2. Klicken Sie auf "Stapelversand starten"
  3. Bestätigen Sie den Versand
  4. Alle E-Mails werden nacheinander versendet

Stapelversand

Versandlimit

Beachten Sie E-Mail-Versandlimits. Große Mengen sollten zeitversetzt versendet werden.

Häufige Fragen:

Kann ich das PDF-Design anpassen?
Ja, unter Einstellungen → Rechnungsvorlage können Sie Logo, Farben und Layout anpassen.

Werden E-Mails auch an mich gesendet?
Sie erhalten automatisch eine Kopie jeder versendeten Rechnung (BCC).

Was passiert bei Zustellfehlern?
Sie werden per E-Mail benachrichtigt. Die Rechnung bleibt im Status "Nicht versendet".

Kann ich den Versand rückgängig machen?
Nein, einmal versendete E-Mails können nicht zurückgerufen werden. Der Versandstatus wird protokolliert.