Rechnung bearbeiten

Passen Sie bestehende Rechnungen flexibel an Ihre Anforderungen an. Siotrix bietet Ihnen umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Live-PDF-Vorschau, die alle Änderungen sofort anzeigt.

Wichtiger Hinweis zur Bearbeitbarkeit

Rechnungen können nur im Status "Entwurf" bearbeitet werden. Dies gewährleistet die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben und Aufbewahrungspflichten. Sobald eine Rechnung einen anderen Status hat (z.B. "Erstellt", "Versendet", "Bezahlt"), können Sie keine inhaltlichen Änderungen mehr vornehmen.

1. Rechnung öffnen

1.1 Über die Rechnungs-Übersicht

Vorgehensweise:

1. Navigieren Sie zu Rechnungen in der Sidebar
2. Klicken Sie auf die gewünschte Rechnung in der Tabelle
3. Die Rechnung öffnet sich in der Detailansicht

Status-Badges zur Orientierung:

Status	Badge-Farbe	Bearbeitbar
Entwurf	Gelb	Ja
Erstellt	Grün	Nein
Versendet	Blau	Nein
Bezahlt	Grün	Nein
Überfällig	Rot	Nein

2. Rechnungs-Detailansicht

Die Detailansicht kombiniert eine Live-PDF-Vorschau mit Bearbeitungswerkzeugen in einer Zwei-Spalten-Ansicht.

2.1 Linke Seite: PDF-Vorschau

• Live-Aktualisierung: Alle Änderungen werden sofort sichtbar
• Zoom-Steuerung: Von 100% bis 200% stufenlos
• Seitennavigation: Bei mehrseitigen Rechnungen
• Vollbild-Modus: Für detaillierte Kontrolle

2.2 Rechte Seite: Bearbeitungsbereich

Verfügbare Tabs:

• Allgemein - Grundlegende Rechnungsdetails
• Rechnungsartikel - Produkte und Positionen
• Datenfelder - Custom Fields für individuelle Daten

3. Tab: Allgemein

Im Tab Allgemein verwalten Sie alle grundlegenden Eigenschaften Ihrer Rechnung.

3.1 Rechnungsnummer

Pflichtfeld - Automatisch generiert (z.B. RE.2026002)
Eindeutige Kennung für Buchhaltung und Finanzamt.

Fortlaufende Nummerierung

Die Rechnungsnummer darf nach Erstellung nicht mehr geändert werden, da sie fortlaufend und lückenlos sein muss. Dies ist eine gesetzliche Anforderung.

3.2 Status

Dropdown-Auswahl - Steuert Bearbeitbarkeit und Workflow

Verfügbare Optionen:

• Entwurf (gelb) - Aktuell bearbeitbar
• Erstellt (grün) - Finalisiert
• Versendet (blau) - An Kunden versendet
• Bezahlt (grün) - Zahlung eingegangen
• Überfällig (rot) - Zahlungsziel überschritten
• Storniert (grau) - Rechnung storniert

Status-Workflow

Nur im Status "Entwurf" können Sie die Rechnung bearbeiten. Wechseln Sie den Status nach Fertigstellung oder zurück für Anpassungen.

3.3 Datum-Felder

Rechnungsdatum - Datum auf dem Dokument (Kalender-Picker)
Fälligkeitsdatum - Zahlungsziel (Standard: +14 Tage)

Wichtig: Das Rechnungsdatum ist steuerrelevant und sollte das tatsächliche Leistungsdatum widerspiegeln.

3.4 Dateiname

Pflichtfeld - Name der PDF-Datei (z.B. RE.2026002)
Wird beim Download und E-Mail-Versand verwendet.

3.5 Kunde

Dropdown mit Suchfunktion - Zeigt Kundenname mit Avatar
Bei Auswahl werden Adresse, Kontaktdaten und UID-Nummer automatisch übernommen.

Kunde nach Versand

Der Kunde kann nach dem Versand nicht mehr geändert werden, da dies die Gültigkeit der Rechnung beeinträchtigen würde.

3.6 Bedingungen

Mehrzeiliges Textfeld - Zahlungsbedingungen

Standard-Text:

Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.

3.7 Auftrag verknüpfen

Optional - Verknüpfung mit Projektauftrag

Für Workflow-Dokumentation und automatische Aktualisierung der Prozesszeitachse.

3.8 Referenzdokument verknüpfen

Optional - Bezug zu Angebot oder Lieferschein
Ermöglicht lückenlose Nachverfolgbarkeit vom ersten Kontakt bis zur Rechnung.

4. Tab: Rechnungsartikel

Im Tab Rechnungsartikel verwalten Sie alle Produktpositionen.

Produkttabelle zeigt:

• Position (fortlaufende Nummerierung)
• Artikel-Nr.
• Beschreibung
• Menge (änderbar)
• Einzelpreis (anpassbar)
• Gesamtpreis (automatisch berechnet)

Funktionen:

• "+ Artikel hinzufügen" - Neue Produkte hinzufügen
• Mengen ändern - Direkt in der Tabelle bearbeiten
• Preise anpassen - Individuelle Preisanpassungen
• Positionen löschen - Papierkorb-Symbol pro Position

Zusammenfassung:

• Zwischensumme (netto)
• MwSt. (automatisch berechnet, auch mehrere Sätze möglich)
• Gesamtbetrag (brutto)

Steuerfreie Rechnungen:
Berechnung ohne Steuer durchführen (für Kleinunternehmer, Reverse-Charge, Export)

Rechtliche Anforderungen

Nach dem Versand dürfen Rechnungen nicht mehr inhaltlich geändert werden. Bei Fehlern muss eine Stornorechnung erstellt werden.

Nach dem Versand nicht mehr möglich:

• Positionen hinzufügen oder löschen
• Mengen ändern
• Preise anpassen
• Gesamtbetrag verändern

5. Tab: Datenfelder

Im Tab Datenfelder fügen Sie benutzerdefinierte Informationen hinzu.

Button: "+ Hinzufügen"

Tabelle:

• Name - Feldbezeichnung
• Wert(e) - Inhalt
• Aktionen - Löschen-Button

Verwendungsbeispiele:

• Projektnummer
• Kostenstelle
• Bestellnummer des Kunden
• Interne Referenzen
• Zahlungsreferenz

Wichtig: Datenfelder sind nur intern sichtbar, nicht im PDF.

6. Bearbeitungsmodus aktivieren

Buttons:

• "Kopfzeile editieren" - Öffnet Editor für Kopfzeile
• "Fußzeile editieren" - Öffnet Editor für Fußzeile

Speichern:

• Kopf-/Fußzeile: Explizit mit "Speichern"-Button
• Tabs: Automatische Speicherung
• PDF-Vorschau: Aktualisiert sich sofort nach Speicherung

7. Kopfzeile bearbeiten

Passen Sie die Kopfzeile individuell an.

Formatierungsoptionen:

• Schriftgröße, Schriftart, Farbe
• Fett, Kursiv, Unterstrichen
• Listen, Tabellen
• Links, Bilder
• HTML-Code-Zugriff

Standard-Inhalte: Typischer Aufbau:

• Firmenlogo
• Firmenname
• Adresse

8. Fußzeile bearbeiten

Die Fußzeile enthält rechtlich relevante Pflichtangaben.

Pflichtangaben in der Fußzeile:

• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• UID-Nummer
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht
• Geschäftsführer (bei GmbH)

Bearbeitung:

• Gleicher Rich-Text-Editor wie Kopfzeile
• Mehrspaltige Layouts möglich
• Kleinere Schriftgrößen empfohlen (8-10pt)

9. Aktionen in der Detailansicht

Icon-Leiste über den Tabs:

Aktion	Funktion	Verfügbarkeit
Download	PDF herunterladen	Immer
Löschen	Rechnung entfernen	Nur "Entwurf"
Drucken	Druckdialog öffnen	Immer

10. Workflow-Tipps

Bearbeitungs-Workflow:

1. Rechnung öffnen - Aus Übersicht auswählen
2. Status prüfen - Auf "Entwurf" setzen falls nötig
3. Änderungen vornehmen - Systematisch in Tabs bearbeiten
4. Vorschau prüfen - PDF kontinuierlich kontrollieren
5. Speichern - Kopf-/Fußzeile explizit speichern
6. Status ändern - Auf "Erstellt" setzen wenn fertig

Status-Management:

Entwurf → Erstellt → Versendet → Bezahlt

Best Practices:

• Prüfen Sie Rechnungen gründlich vor dem Versand
• Nutzen Sie die Vorschau zur finalen Kontrolle
• Dokumentieren Sie wichtige Änderungen in Datenfeldern
• Erstellen Sie Kopien wichtiger Entwürfe vor größeren Änderungen

11. Häufig gestellte Fragen

Warum kann ich meine Rechnung nicht bearbeiten?
Die Rechnung ist nicht im Status "Entwurf". Ändern Sie den Status im Tab "Allgemein".

Werden Änderungen sofort in der PDF-Vorschau sichtbar?
Ja, die PDF-Vorschau aktualisiert sich automatisch nach dem Speichern.

Wie korrigiere ich einen falschen Betrag nach Versand?
Erstellen Sie eine Stornorechnung für die fehlerhafte Rechnung und eine neue, korrigierte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.

Kann ich eine versendete Rechnung löschen?
Nein, versendete Rechnungen können nur storniert werden. Dies gewährleistet die lückenlose Dokumentation für steuerliche Zwecke.

Werden Änderungen dem Kunden automatisch mitgeteilt?
Nein, automatisch werden keine Benachrichtigungen versendet. Informieren Sie den Kunden manuell bei wichtigen Änderungen.

Kann ich die Rechnungsnummer ändern?
Nein, die Rechnungsnummer ist nach Erstellung unveränderlich, da sie fortlaufend sein muss.

Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig bearbeiten?
Nein, öffnen Sie jede Rechnung einzeln zur Bearbeitung.

Wirken sich Änderungen an der Vorlage auf bestehende Rechnungen aus?
Nein, bereits erstellte Rechnungen behalten ihr ursprüngliches Layout.

Wie lange kann ich eine Rechnung im Entwurfsstatus lassen?
Es gibt keine Zeitbegrenzung, aber Rechnungen sollten zeitnah nach Leistungserbringung erstellt und versendet werden.

12. Rechtliche Hinweise

Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Auch stornierte Rechnungen müssen archiviert werden, das Änderungsprotokoll gehört zur Dokumentation.

Unveränderlichkeit: Versendete Rechnungen dürfen nicht mehr geändert werden. Digitale Signaturen müssen erhalten bleiben und die Original-Rechnungsnummer bleibt bestehen.

Stornierung statt Änderung: Fehlerhafte Rechnungen werden storniert, eine neue korrekte Rechnung wird erstellt, und beide Dokumente werden archiviert.

13. Nächste Schritte

Nach der Bearbeitung:

• PDF-Vorschau abschließend prüfen
• Alle Pflichtangaben kontrollieren
• Status auf "Erstellt" setzen
• Rechnung versenden oder zur Freigabe vorlegen

Weiterführende Themen:

• Rechnungen erstellen
• Mahungen erstellen
• Auftragsbestätigungen erstellen