Rechnung löschen

Entfernen Sie nicht benötigte Rechnungen aus Ihrem System – alle Löschvorgänge bleiben nachvollziehbar.

Wann können Rechnungen gelöscht werden?

✅ Löschen erlaubt

Rechnungen können gelöscht werden, wenn sie:

• Im Entwurfsmodus sind (noch nicht versendet)
• Fehlerhaft erstellt wurden
• Nie versendet werden sollen
• Duplikate sind

Entwürfe aufräumen

Löschen Sie regelmäßig nicht benötigte Entwürfe, um Ihre Rechnungsübersicht sauber zu halten.

❌ Löschen nicht erlaubt

Rechnungen können nicht gelöscht werden, wenn sie:

• Bereits versendet wurden
• Bezahlt wurden
• Teil der Buchhaltung sind
• Steuerlich relevant sind

Rechtliche Vorgaben

Versendete Rechnungen dürfen aus steuerrechtlichen Gründen nicht gelöscht werden. Verwenden Sie stattdessen eine Stornorechnung.

Rechnung löschen (Entwurf)

Einzelne Rechnung löschen

1. Öffnen Sie die Rechnung im Entwurfsmodus
2. Klicken Sie auf das Menü (⋮)
3. Wählen Sie "Löschen"
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang

Mehrere Rechnungen löschen

1. Wählen Sie in der Übersicht die zu löschenden Entwürfe aus
2. Klicken Sie auf "Ausgewählte löschen"
3. Bestätigen Sie den Vorgang

Endgültig

Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig.

Alternative: Rechnung stornieren

Für bereits versendete Rechnungen verwenden Sie die Stornofunktion:

Stornorechnung erstellen

1. Öffnen Sie die zu stornierende Rechnung
2. Klicken Sie auf "Stornieren"
3. Eine Stornorechnung mit negativen Beträgen wird erstellt
4. Versenden Sie die Stornorechnung an den Kunden

Was passiert bei einer Stornierung?

• Die Originalrechnung bleibt erhalten (als "Storniert" markiert)
• Eine neue Stornorechnung wird erstellt
• Beide Rechnungen bleiben in der Buchhaltung sichtbar
• Offene Beträge werden ausgeglichen

Steuerrechtlich korrekt

Stornorechnungen erfüllen alle steuerrechtlichen Anforderungen für Rechnungskorrekturen.

Archivierung statt Löschen

Anstatt Rechnungen zu löschen, können Sie diese auch archivieren:

Vorteile der Archivierung:

• Rechnungen bleiben im System
• Keine Lücken in der Rechnungsnummerierung
• Nachvollziehbarkeit bleibt erhalten
• Jederzeit wieder abrufbar

Rechnung archivieren

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf "Archivieren"
3. Die Rechnung wird aus der Hauptübersicht ausgeblendet

Archivierte Rechnungen finden:

• Filter: "Archivierte anzeigen"
• Separate Archiv-Ansicht

Papierkorb

Gelöschte Entwürfe landen zunächst im Papierkorb:

• Aufbewahrungsdauer: 30 Tage
• Wiederherstellung: Jederzeit möglich
• Endgültige Löschung: Nach 30 Tagen automatisch

Rechnung wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Papierkorb
2. Wählen Sie die wiederherzustellende Rechnung
3. Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
4. Die Rechnung wird als Entwurf wiederhergestellt

Löschprotokoll

Alle Löschvorgänge werden protokolliert:

• Wer hat gelöscht?
• Wann wurde gelöscht?
• Welche Rechnung wurde gelöscht?
• Grund (optional)

Nachvollziehbarkeit

Das Löschprotokoll sorgt für Transparenz und erfüllt Dokumentationspflichten.

Massenbereinigung

Löschen Sie mehrere alte Entwürfe auf einmal:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Datenbereinigung
2. Wählen Sie "Alte Entwürfe löschen"
3. Definieren Sie das Zeitfenster (z.B. älter als 90 Tage)
4. Bestätigen Sie die Bereinigung

Automatische Bereinigung

Aktivieren Sie die automatische Löschung von Entwürfen nach einer definierten Zeit.

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Häufige Fragen:

Kann ich eine bezahlte Rechnung löschen?
Nein, bezahlte Rechnungen können nicht gelöscht werden. Sie sind Teil Ihrer Buchhaltung.

Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Stornieren?
Löschen entfernt Entwürfe komplett. Stornieren erstellt eine Gegenrechnung für bereits versendete Rechnungen.

Entstehen Lücken in der Rechnungsnummerierung?
Ja, gelöschte Entwürfe hinterlassen Lücken. Dies ist steuerrechtlich jedoch unproblematisch.

Kann ich Rechnungen aus dem Vorjahr löschen?
Nein, Rechnungen aus abgeschlossenen Geschäftsjahren dürfen nicht gelöscht werden.