Rechnung erstellen

Mit Siotrix erstellen Sie in wenigen Schritten rechtskonforme Rechnungen für Ihre Kunden. Die intuitive Benutzeroberfläche führt Sie durch den gesamten Prozess und kümmert sich automatisch um die korrekte Steuerberechnung nach österreichischen und deutschen Vorgaben.

Übersicht der Rechnungen

Im Bereich Rechnungen erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle erstellten Rechnungen.

Tabs zur Organisation:

• Übersicht - Alle Rechnungen
• Forderungen - Offene und überfällige Rechnungen
• Mahnungen - Zahlungserinnerungen
• Verbindlichkeiten - Eingangsrechnungen

Die Übersicht zeigt:

• Rechnungsnummer
• Status
• Kunde mit E-Mail
• Produkte
• Nettopreis und Gesamtbetrag
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum

Neue Rechnung erstellen

Rechnungserstellung starten

Klicken Sie auf den Button + Rechnung erstellen, um den Erstellungsprozess zu starten. Der Assistent führt Sie durch drei übersichtliche Schritte:

1. Dokumentvorlage auswählen
2. Rechnungsdetails eingeben
3. Rechnungsartikel hinzufügen

Schritt 1: Dokumentvorlage auswählen

Im ersten Schritt wählen Sie die passende Dokumentvorlage für Ihre Rechnung aus.

Verfügbare Vorlagen:

• Rechnung Vorlage 1 (Schlicht)
• Rechnung Vorlage 2 (Klassisch)
• Rechnung Vorlage 3 (Kreativ)

Live-Vorschau zeigt Ihnen sofort, wie Ihre Rechnung aussehen wird.

Vorlagen verwalten

Sie können jederzeit neue Dokumentvorlagen erstellen oder bestehende anpassen. Mehr dazu in der Dokumentvorlagen-Anleitung.

Schritt 2: Rechnungsdetails eingeben

Nach der Vorlagenauswahl geben Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrer Rechnung ein.

Pflichtfelder

Rechnungsnummer*
Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert und muss fortlaufend sein (z.B. 2026002).

Kunde*
Wählen Sie den Kunden aus Ihrer Kontaktliste aus. Das Dropdown zeigt alle Kontakte mit Namen und E-Mail.

Rechnungsdatum*
Das aktuelle Datum wird automatisch eingetragen. Sie können es bei Bedarf ändern.

Fälligkeitsdatum*
Zahlungsziel - üblicherweise 14 Tage ab Rechnungsdatum.

Optionale Felder

Dateiname
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die PDF-Datei (z.B. "RE.2026002").

Bedingungen
Fügen Sie individuelle Zahlungsbedingungen hinzu. Standard-Text:

"Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum."

Auftrag verknüpfen

Optional können Sie die Rechnung mit einem bestehenden Auftrag verknüpfen:

Vorteile der Verknüpfung:

• Automatische Übernahme der Auftragsdaten
• Lückenlose Dokumentation des Verkaufsprozesses
• Nachverfolgbarkeit vom Angebot bis zur Rechnung

Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Aufträge mit:

• Nummer und Name
• Kundenname
• Anzahl der Produkte
• Brutto- und Netto-Betrag

Referenzdokument verknüpfen

Sie können die Rechnung mit einem vorherigen Dokument verknüpfen (z.B. Angebot, Lieferschein).

Referenzdokument:
Badge zeigt das verknüpfte Dokument (z.B. "Angebot - 2026003")

Button: "Informationen übernehmen"
Öffnet eine Übersicht verfügbarer Dokumente zur Verknüpfung.

Suchfunktion:
Durchsuchen Sie Dokumente nach Kundenname, Nummer oder Typ.

Dokument-Tabelle zeigt:

• Dokumentnummer
• Typ (Lieferschein, Angebot)
• Status
• Kundenname
• Anzahl Produkte
• Brutto/Netto-Betrag

Automatisierter Workflow

Wenn Sie "Informationen übernehmen" klicken, übernimmt Siotrix automatisch:

• Kundeninformationen
• Produktliste mit Mengen
• Preise und Details
• Referenz zum Ursprungsdokument

Zeitersparnis durch vollautomatische Datenübernahme!

Schritt 3: Rechnungsartikel hinzufügen

Im letzten Schritt fügen Sie die Produkte hinzu, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen.

Produktauswahl

Produkt suchen
Nutzen Sie das Suchfeld "Produkt suchen", um schnell Artikel zu finden.

Suchergebnisse zeigen:

• Artikelnummer
• Produktname mit Beschreibung
• Netto- und Brutto-Einzelpreis
• Checkmark zum Hinzufügen

Preisdarstellung

Wählen Sie, wie Preise angezeigt werden:

• Brutto - Preise inkl. MwSt. (Standard für B2C)
• Netto - Preise ohne MwSt. (Standard für B2B)

Produkttabelle

Nach der Auswahl erscheinen Produkte in der Tabelle:

Spalte	Beschreibung
#	Positionsnummer
Artikel Nr.	Artikelnummer
Name	Produktbezeichnung mit Beschreibung
Netto Stückpreis	Einzelpreis ohne MwSt.
Brutto Stückpreis	Einzelpreis mit MwSt.
Gesamtbetrag	Positionssumme
Menge	Anzahl (änderbar)
Aktionen	Löschen-Button

Preise anpassen

Direkte Preisänderung:

• Klicken Sie in das Preis-Feld
• Geben Sie den neuen Preis ein
• Die Gesamtsumme wird automatisch neu berechnet

Schnelle Anpassungen: Rechtsklick auf das Preis-Feld öffnet ein Menü mit vorgefertigten Optionen:

• +10% Aufschlag
• -10% Ermäßigung
• Eigene Prozentsätze eingeben

Zusammenfassung

Am Ende der Produktliste sehen Sie die Gesamtbeträge:

• Gesamtbetrag netto: Summe aller Positionen ohne MwSt.
• zzgl. Umsatzsteuer: Mehrwertsteuerbetrag (automatisch berechnet)
• Gesamtbetrag brutto: Endbetrag inkl. MwSt.

Steuerregeln und -berechnung

Siotrix berechnet die Mehrwertsteuer automatisch nach den Vorgaben für Österreich und Deutschland.

Standard-Mehrwertsteuersätze

Österreich:

• 20% - Normaler Steuersatz (Standard)
• 10% - Ermäßigter Steuersatz (Lebensmittel, Bücher, etc.)
• 13% - Sondersteuersatz (z.B. Kulturveranstaltungen)
• 0% - Steuerbefreit oder Reverse Charge

Deutschland:

• 19% - Normaler Steuersatz (Standard)
• 7% - Ermäßigter Steuersatz (Lebensmittel, Bücher, etc.)
• 0% - Steuerbefreit oder Reverse Charge

Automatische Steuersatz-Zuordnung

Der Steuersatz wird automatisch aus den Produktstammdaten übernommen. Sie haben ihn beim Anlegen des Produkts festgelegt.

Reverse Charge (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft)

Bei B2B-Geschäften ins EU-Ausland greift das Reverse-Charge-Verfahren.

Wann gilt Reverse Charge?

• Leistungsempfänger ist Unternehmer
• Leistungsempfänger sitzt in anderem EU-Land
• Gültige USt-ID des Empfängers liegt vor

Was passiert bei Reverse Charge?

• Rechnung wird ohne MwSt. ausgestellt (Netto = Brutto)
• Vermerk auf Rechnung: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 19 UStG"
• UID-Nummer des Kunden wird auf Rechnung angegeben

Beispiel:

Kunde: Hoffmann Design Studio
UID-NR.: DE123456789

Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 19 Abs.1 UStG): DE123456789

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

ZWISCHENSUMME: 25,00 €
19,0% MwSt: 4,75 €
RECHNUNGSBETRAG: 29,75 €

Hinweis im Dokument:

"Steuer-Reverse-Charge gemäß Art. 13B Abs.1 UStG 2023. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers."

Kleinunternehmerregelung

Österreich: § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (bis 35.000 € Umsatz)
Deutschland: § 19 UStG (bis 22.000 € Umsatz)

Bei Kleinunternehmern:

• Keine Ausweisung von MwSt.
• Vermerk auf Rechnung erforderlich
• Netto = Brutto

Vermerk:

"Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Oder in Deutschland:

"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Steuerbefreite Leistungen

Bestimmte Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit:

Beispiele:

• Heilbehandlungen (Ärzte, Physiotherapie)
• Versicherungsleistungen
• Bildungsleistungen
• Vermietung und Verpachtung

Auf der Rechnung:

• 0% MwSt.
• Vermerk: "Steuerfreie Leistung gemäß § X UStG"

Drittland (außerhalb EU)

Export in Drittländer:

• Keine MwSt. auf Rechnung
• Vermerk: "Steuerfreie Ausfuhrlieferung"
• Ausfuhrnachweis aufbewahren

Import aus Drittländern:

• Einfuhrumsatzsteuer wird vom Zoll erhoben
• Separate Versteuerung

Rechnung fertigstellen

Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben:

1. Überprüfen Sie alle Angaben
2. Prüfen Sie die Steuerberechnung
3. Klicken Sie auf Fertigstellen
4. Oder klicken Sie auf zurück für Änderungen

Fertige Rechnung

Die fertige Rechnung zeigt:

Linke Seite: PDF-Vorschau

• Vollständige Rechnungsdarstellung
• Zoom-Funktionen
• Mehrseitige Dokumente komplett sichtbar

Rechte Seite: Rechnungsangaben

• Kunde mit Status-Badge
• Gesamtbetrag prominent
• Rechnungsdetails
  • Gesamtbetrag
  • Nettopreis
  • Gesamtsteuer
  • Erstellt am
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum

Aktionen:

• Bearbeiten
• Herunterladen
• Löschen
• Drucken

Rechtliche Pflichtangaben

Jede Rechnung in Österreich und Deutschland muss folgende Angaben enthalten:

Pflichtangaben Österreich

Rechnungsaussteller:

• Name und Anschrift
• UID-Nummer
• Firmenbuchnummer (bei GmbH/AG)

Rechnungsempfänger:

• Name und Anschrift
• UID-Nummer (bei B2B und Reverse Charge)

Rechnungsdaten:

• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum
• Menge und Bezeichnung der Leistung
• Nettobeträge nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Pflichtangaben Deutschland

Identisch mit Österreich, zusätzlich:

• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Bei Kleinbetragsrechnungen (≤250 €) vereinfachte Angaben möglich

Status-Übersicht

Rechnungen durchlaufen verschiedene Status:

Status	Beschreibung	Farbe
Entwurf	Rechnung in Bearbeitung	Gelb
Erstellt	Rechnung fertiggestellt	Grün
Versendet	An Kunden verschickt	Blau
Bezahlt	Zahlung eingegangen	Grün
Überfällig	Fälligkeitsdatum überschritten	Rot
Storniert	Rechnung wurde storniert	Rot

Best Practices

Vor der Erstellung:

• Prüfen Sie Produktpreise und Steuersätze
• Stellen Sie sicher, dass Kundendaten aktuell sind
• Prüfen Sie UID-Nummern bei EU-Geschäften

Während der Erstellung:

• Nutzen Sie Referenzdokumente für automatische Übernahme
• Prüfen Sie die Steuerberechnung
• Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen
• Fügen Sie klare Zahlungsbedingungen hinzu

Nach der Erstellung:

• Prüfen Sie die PDF-Vorschau sorgfältig
• Kontrollieren Sie alle Pflichtangaben
• Archivieren Sie Rechnungen 7 Jahre lang
• Versenden Sie Rechnungen zeitnah

Steuerliche Hinweise:

• Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein
• Keine Rechnungsnummer darf doppelt vergeben werden
• Rechnungen dürfen nach Versand nicht mehr geändert werden
• Bei Fehlern: Stornorechnung + neue Rechnung

Reverse Charge prüfen:

• UID-Nummer des Kunden validieren
• Richtigen Vermerk verwenden
• Dokumentation für Finanzamt bereithalten

Kleinunternehmer:

• Umsatzgrenze im Auge behalten
• Bei Überschreitung: Ab nächstem Jahr Regelbesteuerung
• Vermerk auf allen Rechnungen

Häufige Fragen

Kann ich die Rechnungsnummer nachträglich ändern?
Ja, aber nur vor dem Versand. Nach Versand ist die Nummer fix und darf nicht geändert werden.

Was passiert, wenn ich einen Fehler in der Rechnung entdecke?
Nach Versand: Stornorechnung erstellen und neue, korrekte Rechnung ausstellen.

Wie funktioniert die UID-Prüfung?
Siotrix validiert UID-Nummern automatisch über die EU-Datenbank (VIES).

Muss ich bei jeder EU-Rechnung Reverse Charge anwenden?
Nur bei B2B-Geschäften mit gültiger UID-Nummer des Empfängers.

Kann ich verschiedene MwSt.-Sätze in einer Rechnung verwenden?
Ja, jedes Produkt kann einen eigenen Steuersatz haben. Die Aufschlüsselung erfolgt automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen Netto und Brutto?

• Netto: Preis ohne MwSt.
• Brutto: Preis inkl. MwSt.

Werden Bankdaten automatisch eingefügt?
Ja, die in den Unternehmenseinstellungen hinterlegten Bankdaten erscheinen automatisch.

Kann ich Teilrechnungen erstellen?
Ja, Sie können Aufträge in mehrere Rechnungen aufteilen.

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Nächste Schritte

Nach der Rechnungserstellung:

• PDF-Vorschau prüfen
• Rechnung versenden
• Zahlungseingang überwachen
• Mahnung erstellen bei Zahlungsverzug

Weiterführende Themen:

• Rechnung bearbeiten
• Mahnung erstellen
• Gutschrift erstellen
• Rechnungen verwalten