Lieferscheine verwalten
Die Lieferschein-Verwaltung in Siotrix bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Ihre Lieferungen. Mit leistungsstarken Filter-, Such- und Exportfunktionen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Lieferprozesse.
1. Lieferschein-Übersicht
1.1 Navigation
Zugriff auf die Lieferschein-Übersicht:
- Klicken Sie in der Sidebar auf Lieferscheine
- Die Übersicht zeigt alle Lieferscheine in tabellarischer Form
- Standard-Sortierung: Neueste Lieferscheine zuerst
1.2 Tabellenstruktur
Die Tabelle zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| # | Lieferscheinnummer (z.B. LS.2026-001, LS.2026-002) |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus mit farbigem Badge |
| Kunde | Name und E-Mail-Adresse mit Avatar |
| Produkte | Gelieferte Artikel als Badge |
| Rechnung | Verknüpfte Rechnungsnummer |
| Lieferscheindatum | Datum der Lieferung |
| Fälligkeitsdatum | Gewünschtes Empfangsdatum |
1.3 Status-Badges
Die farbcodierten Status-Badges zeigen den aktuellen Bearbeitungsstand:
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Entwurf | Gelb | Lieferschein wird aktuell bearbeitet |
| Versendet | Blau | Bereits an Kunden übermittelt |
| Abgeschlossen | Grün | Lieferung bestätigt |
| Storniert | Rot | Lieferschein zurückgezogen |
2. Suchen und Filtern
2.1 Suchfunktion
Suchfeld: "Lieferschein suchen" (oben links in der Übersicht)
Durchsuchte Felder:
- Lieferscheinnummer
- Kundenname und Kundennummer
- Rechnungsnummer
- Produktbezeichnungen
- Dateiname
Verwendung:
- Geben Sie Ihren Suchbegriff ein
- Die Tabelle aktualisiert sich automatisch
- Nur passende Lieferscheine werden angezeigt
Beispiele:
- "2026" → Alle Lieferscheine aus 2026
- "Wagner" → Alle Lieferscheine für Kunde Wagner
- "Klimaanlage" → Lieferscheine mit Klimaanlagen
2.2 Filter-Funktion
Filter-Button (neben dem Suchfeld)
Verfügbare Filter:
Nach Status:
- Entwurf
- Versendet
- Abgeschlossen
- Storniert
- Mehrfachauswahl möglich
Nach Datum:
- Heute erstellt
- Diese Woche
- Dieser Monat
- Dieses Jahr
- Benutzerdefinierter Zeitraum
Nach Kunde:
- Dropdown mit allen Kunden
- Mehrfachauswahl möglich
- Suche innerhalb der Kundenliste
Nach Rechnung:
- Verknüpfte Rechnungsnummer
- Lieferscheine ohne Rechnung
2.3 Filter kombinieren
Kombinieren Sie mehrere Filter für präzise Ergebnisse:
Beispiel:
- Status: "Versendet"
- Datum: "Diese Woche"
- Kunde: "Petra Wagner"
→ Zeigt nur versendete Lieferscheine für Wagner aus dieser Woche
Filter zurücksetzen:
- Button "Filter zurücksetzen" entfernt alle aktiven Filter
- Schnelle Rückkehr zur Gesamtübersicht
3. Sortierung
3.1 Spalten sortieren
Verwendung:
- Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift
- Sortierung wechselt zwischen aufsteigend ↑ und absteigend ↓
- Pfeil-Symbol zeigt aktuelle Sortierrichtung
Sortierbare Spalten:
- Lieferscheinnummer (numerisch)
- Status (alphabetisch)
- Kunde (alphabetisch)
- Lieferscheindatum (chronologisch)
- Fälligkeitsdatum (chronologisch)
Standard-Sortierung:
- Nach Lieferscheinnummer absteigend (neueste zuerst)
- Kann jederzeit geändert werden
4. Spalten anpassen
4.1 Spaltensichtbarkeit
Button: "Spaltensichtbarkeit" (oben rechts, Spalten-Symbol)
Funktion:
- Ein-/Ausblenden einzelner Spalten
- Anpassung an persönliche Arbeitsbedürfnisse
- Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert
Anpassbare Spalten:
- ☑ Status
- ☑ Kunde
- ☑ Produkte
- ☑ Rechnung
- ☑ Lieferscheindatum
- ☑ Fälligkeitsdatum
Tipp: Blenden Sie nicht benötigte Spalten aus für bessere Übersichtlichkeit auf kleinen Bildschirmen.
5. Aktionen
5.1 Neuen Lieferschein erstellen
Button: "+ Lieferschein erstellen" (oben rechts, blau)
Öffnet den Lieferschein-Erstellungs-Dialog mit drei Schritten:
- Dokumentvorlage auswählen
- Lieferscheindetails eingeben
- Artikel hinzufügen
Weiterführend: Lieferschein erstellen
5.2 Lieferschein öffnen
Klick auf eine Tabellenzeile:
- Öffnet die vollständige Detailansicht
- Zeigt PDF-Vorschau auf der linken Seite
- Ermöglicht Bearbeitung (bei Status "Entwurf")
- Zugriff auf alle Lieferscheindaten
6. Export-Funktionen
6.1 Listenexport
Button: "Exportieren" (oben rechts, drei Punkte)
Export-Formate:
CSV-Export:
- Textbasiertes Format
- Kompatibel mit Excel, Numbers, Google Sheets
- Für weitere Datenverarbeitung
- Alle sichtbaren Spalten werden exportiert
6.2 Export-Optionen
Export-Inhalt:
- Lieferscheinnummer
- Status
- Kundeninformationen
- Produktliste mit Seriennummern
- Verknüpfte Rechnungsnummer
- Alle Datumsangaben
- Alle aktuell sichtbaren Spalten
Export berücksichtigt:
- Aktive Filter
- Aktuelle Sortierung
- Ausgewählte Spalten
- Suchbegriffe
Tipp: Filtern Sie vor dem Export, um nur relevante Daten zu exportieren.
7. Lieferschein löschen
7.1 Einzelnen Lieferschein löschen
Vorgehensweise:
- Öffnen Sie den Lieferschein in der Detailansicht
- Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb, oben rechts)
- Bestätigen Sie den Löschvorgang im Dialog
- Lieferschein wird permanent entfernt
Alternative:
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol direkt in der Tabellenzeile
- Schnellere Methode ohne Detailansicht öffnen
7.2 Vor dem Löschen beachten
Prüfen Sie:
- Wurde der Lieferschein bereits versendet?
- Ist die Lagerabbuchung bereits erfolgt?
- Benötigen Sie ihn noch für die Buchhaltung?
- Gibt es verknüpfte Rechnungen oder Aufträge?
Alternativen zum Löschen:
- Status auf "Storniert" setzen
- Export als Backup erstellen
- Interne Notiz mit Grund in den Datenfeldern hinterlegen
Beim Löschen eines Lieferscheins wird die Lagerabbuchung automatisch rückgängig gemacht und Seriennummern werden in den Pool zurückgeführt.
8. Status-Management
8.1 Status ändern
Einzelner Lieferschein:
- Lieferschein öffnen
- Tab "Allgemein"
- Status-Dropdown
- Neuen Status wählen
- Änderung wird automatisch gespeichert
Mehrere Lieferscheine:
- Lieferscheine per Checkbox auswählen
- "Status ändern" in der Aktionsleiste
- Neuen Status wählen
- Alle ausgewählten Lieferscheine werden aktualisiert
8.2 Typischer Workflow
Neu erstellt
↓
Entwurf (Anpassungen vornehmen)
↓
Versendet (an Kunden übermittelt)
↓
Abgeschlossen (Empfang bestätigt, Unterschrift hochgeladen)
oder
Storniert → Lagerabbuchung wird rückgängig gemacht
8.3 Status-Übersicht behalten
Tipps für effektives Status-Management:
- Setzen Sie Lieferscheine unmittelbar nach dem Versand auf "Versendet"
- Wechseln Sie zu "Abgeschlossen" sobald das unterzeichnete Dokument vorliegt
- Markieren Sie Stornierungen zeitnah, um den Lagerbestand korrekt zu halten
- Nutzen Sie Statusfilter für die tägliche Übersicht
- Dokumentieren Sie Statuswechsel bei Bedarf in den Datenfeldern
9. Integration mit anderen Modulen
9.1 Verknüpfung mit Rechnungen
Workflow:
- Rechnung in Siotrix vorhanden
- Lieferschein erstellen und Rechnung verknüpfen
- "Rechnungsdetails anwenden" für automatische Datenübernahme
- Lieferschein fertigstellen – Lager wird automatisch abgebucht
Vorteile:
- Automatische Übernahme von Kunde, Auftrag und Artikeln
- Lückenlose Verknüpfung zwischen Rechnung und Lieferung
- Zeitersparnis durch weniger manuelle Eingaben
9.2 Verknüpfung mit Aufträgen
Workflow:
- Auftrag wurde bestätigt
- Lieferschein direkt aus dem Auftrag erstellen
- Daten werden automatisch übernommen
- Lieferschein erscheint in der Prozesszeitachse des Auftrags
Tracking:
- Welche Aufträge wurden bereits geliefert?
- Offene Lieferungen pro Auftrag einsehen
- Vollständigkeit der Lieferung prüfen
9.3 Verknüpfung mit dem Lager
Automatische Buchungen:
- Beim Fertigstellen: Lagerbestand wird sofort abgebucht
- Bei Stornierung: Lagerabbuchung wird rückgängig gemacht
- Seriennummern werden dem Lieferschein zugeordnet und aus dem Pool entfernt
Dokumentationskette:
Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung → Lieferschein
10. Häufig gestellte Fragen
Wie viele Lieferscheine kann ich erstellen? Es gibt keine Begrenzung. Sie können beliebig viele Lieferscheine erstellen und verwalten.
Werden alte Lieferscheine automatisch gelöscht? Nein, Lieferscheine bleiben dauerhaft bestehen, bis Sie sie manuell löschen. Es gibt keine automatische Archivierung.
Kann ich gelöschte Lieferscheine wiederherstellen? Nein, gelöschte Lieferscheine sind permanent entfernt. Erstellen Sie vor dem Löschen wichtiger Lieferscheine ein Backup via Export.
Wie exportiere ich alle Lieferscheine eines Kunden? Nutzen Sie den Kundenfilter, wählen Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie dann auf "Exportieren".
Was passiert mit dem Lagerbestand, wenn ich einen Lieferschein lösche? Die Lagerabbuchung wird automatisch rückgängig gemacht und alle zugewiesenen Seriennummern kehren in den verfügbaren Pool zurück.
Kann ich die Reihenfolge der Spalten ändern? Die Spaltenreihenfolge ist fest vorgegeben, Sie können aber einzelne Spalten ein-/ausblenden über "Spaltensichtbarkeit".
Werden meine Filtereinstellungen gespeichert? Filtereinstellungen werden pro Sitzung gespeichert. Nach dem Abmelden werden sie zurückgesetzt.
Weiterführende Themen: