Lieferschein bearbeiten
Passen Sie bestehende Lieferscheine flexibel an Ihre Anforderungen an. Siotrix bietet Ihnen umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Live-PDF-Vorschau, die alle Änderungen sofort anzeigt.
Lieferscheine können nur im Status "Entwurf" bearbeitet werden. Dies gewährleistet rechtliche Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Sobald ein Lieferschein einen anderen Status hat, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.
1. Lieferschein öffnen
1.1 Über die Lieferschein-Übersicht
Vorgehensweise:
- Navigieren Sie zu Lieferscheine in der Sidebar
- Klicken Sie auf den gewünschten Lieferschein in der Tabelle
- Der Lieferschein öffnet sich in der Detailansicht
Status-Badges zur Orientierung:
| Status | Badge-Farbe | Bearbeitbar |
|---|---|---|
| Entwurf | Gelb | Ja |
| Versendet | Blau | Nein |
| Abgeschlossen | Grün | Nein |
| Storniert | Rot | Nein |
2. Lieferschein-Detailansicht
Die Detailansicht kombiniert eine Live-PDF-Vorschau mit Bearbeitungswerkzeugen in einer Zwei-Spalten-Ansicht.
2.1 Ansichtsmodus wechseln
Oben links befinden sich zwei Icons zum Umschalten der Ansicht:
- Bearbeitungs-Icon (Stift) – Zeigt die Kopf- und Fußzeilen-Editoren direkt im PDF-Bereich
- Vorschau-Icon (Dokument) – Zeigt die reine PDF-Vorschau mit Zoom-Steuerung
2.2 Linke Seite: PDF-Vorschau / Editor
Im Bearbeitungsmodus:
- Kopfzeilen-Editor direkt über dem Dokumentinhalt
- Fußzeilen-Editor direkt unter dem Dokumentinhalt
- Alle Änderungen werden live im Dokument sichtbar
Im Vorschaumodus:
- Zoom-Steuerung: Von 100% bis 200% stufenlos
- Seitennavigation: Bei mehrseitigen Lieferscheinen
- Vollbild-Modus: Für detaillierte Kontrolle
2.3 Rechte Seite: Bearbeitungsbereich
Verfügbare Tabs:
- Allgemein – Grundlegende Lieferscheindetails
- Artikel – Gelieferte Produkte und Positionen
- Datenfelder – Custom Fields für individuelle Daten
3. Tab: Allgemein
Im Tab Allgemein verwalten Sie alle grundlegenden Eigenschaften Ihres Lieferscheins.
3.1 Lieferschein Nr.
Pflichtfeld – Automatisch generiert (z.B. LS.2026-001)
Eindeutige Kennung für Buchhaltung und Nachverfolgbarkeit. Kann manuell angepasst werden, Duplikate vermeiden.
3.2 Status
Dropdown-Auswahl – Steuert Bearbeitbarkeit und Workflow
Verfügbare Optionen:
- Entwurf (gelb) – Aktuell bearbeitbar
- Versendet (blau) – Bereits an Kunden übermittelt
- Abgeschlossen (grün) – Lieferung bestätigt
- Storniert (rot) – Lieferschein zurückgezogen
Nur im Status "Entwurf" können Sie den Lieferschein bearbeiten. Wechseln Sie den Status nach Fertigstellung oder zurück für Anpassungen.
3.3 Datum-Felder
Lieferscheindatum – Datum auf dem Dokument (Kalender-Picker)
Fälligkeitsdatum – Gewünschtes Empfangsdatum (Standard: +14 Tage)
3.4 Dateiname
Pflichtfeld – Name der PDF-Datei (z.B. LS.2026-001)
Wird beim Download und E-Mail-Versand verwendet.
3.5 Rechnung
Dropdown mit Suchfunktion – Verknüpfte Rechnung
Bei Auswahl erscheint der Button "Rechnungsdetails anwenden →". Damit werden Kunde, Auftrag und Artikel automatisch aus der Rechnung übernommen.
Nutzen Sie "Rechnungsdetails anwenden", wenn Sie nachträglich eine Rechnung verknüpfen und die Daten synchronisieren möchten. So bleiben Rechnung und Lieferschein inhaltlich konsistent.
3.6 Kunde
Dropdown mit Suchfunktion – Zeigt Kundenname mit Avatar
Bei Auswahl werden Adresse und Kontaktdaten automatisch übernommen.
3.7 Auftrag
Optional – Verknüpfung mit Projektauftrag
Für Workflow-Dokumentation und lückenlose Projektnachverfolgung.
3.8 Bemerkung
Mehrzeiliges Textfeld – Hinweis, der direkt auf dem Lieferschein erscheint
Standard-Text:
Bitte prüfen Sie die Ware umgehend auf Vollständigkeit und Unversehrtheit.
3.9 Unterzeichnetes Dokument hochladen
Button: "Unterzeichnetes Dokument hochladen ↑"
Sobald der Kunde den Lieferschein unterzeichnet hat, können Sie den Empfangsnachweis direkt in Siotrix hinterlegen:
- Klicken Sie auf "Unterzeichnetes Dokument hochladen"
- Wählen Sie die unterzeichnete PDF- oder Bilddatei
- Das Dokument wird dem Lieferschein dauerhaft zugeordnet
4. Tab: Artikel
Im Tab Artikel verwalten Sie alle Produktpositionen des Lieferscheins.
Produktsuche:
- Dropdown "Produkte auswählen" zum Hinzufügen neuer Artikel
- Suche nach Artikelnummer oder Produktbezeichnung
Produkttabelle zeigt:
- Position (fortlaufende Nummerierung)
- Artikel-Nr.
- Name und zugewiesene Seriennummern
- Aktueller Lagerbestand
- Gesamtbetrag
- Menge
Funktionen:
- "Produkte auswählen" – Neue Artikel hinzufügen
- Seriennummern – Werden direkt unter dem Produktnamen angezeigt
- Positionen löschen – Papierkorb-Symbol pro Position
Das Hinzufügen oder Entfernen von Artikeln im Entwurf-Status hat noch keine Auswirkung auf den Lagerbestand. Die Lagerabbuchung erfolgt erst beim finalen Fertigstellen bzw. Statuswechsel.
5. Tab: Datenfelder
Im Tab Datenfelder fügen Sie benutzerdefinierte Informationen hinzu.
Button: "+ Hinzufügen"
Felder:
- Name – Feldbezeichnung
- Wert(e) – Inhalt
- Aktionen – Löschen-Button (Papierkorb)
Verwendungsbeispiele:
- Projektnummer
- Kostenstelle
- Interne Notizen
- Tracking-IDs
Wichtig: Datenfelder sind nur intern sichtbar, nicht im PDF.
6. Bearbeitungsmodus aktivieren
Im Bearbeitungsmodus (Stift-Icon aktiv) erscheinen oberhalb des Dokuments zwei Buttons:
Buttons:
- "Kopfzeile editieren" – Aktiviert den Rich-Text-Editor für die Kopfzeile
- "Fußzeile editieren" – Aktiviert den Rich-Text-Editor für die Fußzeile
Speichern:
- Kopf-/Fußzeile: Explizit mit "Kopfzeile speichern" bzw. "Fußzeile speichern"-Button
- Tabs: Automatische Speicherung
- PDF-Vorschau: Aktualisiert sich sofort nach Speicherung
7. Kopfzeile bearbeiten
Passen Sie die Kopfzeile individuell an.
Klicken Sie auf "Kopfzeile editieren" – der Editor öffnet sich direkt über dem Dokumentinhalt. Der Button wechselt zu "Kopfzeile speichern" (blau).
Formatierungsoptionen:
- Schriftgröße, Schriftart, Farbe
- Fett, Kursiv, Unterstrichen
- Listen, Tabellen
- Links, Bilder
- HTML-Code-Zugriff
Typischer Aufbau:
- Firmenlogo
- Firmenname
- Adresse und Kontaktdaten
8. Fußzeile bearbeiten
Die Fußzeile enthält rechtliche Informationen und Kontaktdaten.
Klicken Sie auf "Fußzeile editieren" – der Editor öffnet sich direkt unter dem Dokumentinhalt. Der Button wechselt zu "Fußzeile speichern" (blau).
Standard-Inhalte:
- Firmeninformationen (Adresse, Kontakt)
- Bankverbindung (IBAN, BIC)
- Rechtliche Pflichtangaben (UID, FN, Firmengericht)
Bearbeitung:
- Gleicher Rich-Text-Editor wie Kopfzeile
- Mehrspaltige Layouts möglich
- Kleinere Schriftgrößen empfohlen (8–10 pt)
9. Aktionen in der Detailansicht
Icon-Leiste über den Tabs:
| Aktion | Funktion | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| Download | PDF herunterladen | Immer |
| Löschen | Lieferschein entfernen | Nur "Entwurf" |
| Druckdialog öffnen | Immer |
10. Workflow-Tipps
Bearbeitungs-Workflow:
- Lieferschein öffnen – Aus Übersicht auswählen
- Status prüfen – Auf "Entwurf" setzen falls nötig
- Änderungen vornehmen – Systematisch in Tabs bearbeiten
- Vorschau prüfen – PDF kontinuierlich kontrollieren
- Speichern – Kopf-/Fußzeile explizit speichern
- Status ändern – Auf "Versendet" oder "Abgeschlossen" setzen
Status-Management:
Entwurf → Versendet → Abgeschlossen
↘ Storniert
Best Practices:
- Erstellen Sie Kopien vor größeren Änderungen
- Prüfen Sie die PDF-Vorschau vor dem Versand
- Laden Sie unterzeichnete Lieferscheine zeitnah hoch
- Dokumentieren Sie wichtige Hinweise im Feld "Bemerkung"
11. Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich meinen Lieferschein nicht bearbeiten? Der Lieferschein ist nicht im Status "Entwurf". Ändern Sie den Status im Tab "Allgemein".
Werden Änderungen sofort in der PDF-Vorschau sichtbar? Ja, die PDF-Vorschau aktualisiert sich automatisch nach dem Speichern.
Was bewirkt "Rechnungsdetails anwenden"? Kunde, Auftrag und Artikel werden aus der verknüpften Rechnung übernommen und überschreiben die aktuellen Einträge im Lieferschein.
Kann ich gelöschte Artikel wiederherstellen? Nein, gelöschte Positionen müssen neu hinzugefügt werden. Erstellen Sie vorher eine Kopie als Backup.
Wirken sich Änderungen an der Vorlage auf bestehende Lieferscheine aus? Nein, bereits erstellte Lieferscheine behalten ihr ursprüngliches Layout.
Kann ich die Lieferscheinnummer nachträglich ändern? Ja, aber achten Sie darauf, keine Duplikate zu erstellen.
Wie lade ich ein unterzeichnetes Dokument hoch? Klicken Sie im Tab "Allgemein" auf "Unterzeichnetes Dokument hochladen" und wählen Sie die entsprechende Datei aus.
Wie kann ich einen Lieferschein für einen anderen Kunden verwenden? Nutzen Sie die Kopierfunktion und ändern Sie anschließend den Kunden im Tab "Allgemein".
12. Nächste Schritte
Nach der Bearbeitung:
- PDF-Vorschau abschließend prüfen
- Status auf "Versendet" setzen
- Lieferschein ausdrucken oder per E-Mail versenden
- Unterzeichnetes Dokument nach Empfangsbestätigung hochladen
Weiterführende Themen: