Lieferschein löschen

Entfernen Sie nicht benötigte Lieferscheine sicher aus dem System.

Wann können Lieferscheine gelöscht werden?

✅ Löschen erlaubt

Lieferscheine können gelöscht werden, wenn sie:

• Im Entwurfsmodus sind (noch nicht ausgeliefert)
• Fehlerhaft erstellt wurden
• Testdokumente sind
• Duplikate sind

Entwürfe aufräumen

Löschen Sie regelmäßig nicht benötigte Entwürfe für bessere Übersicht.

⚠️ Löschen mit Vorsicht

Diese Lieferscheine nur nach gründlicher Prüfung löschen:

• Stornierte Lieferscheine (besser als "Storniert" markieren)
• Lieferscheine zu abgeschlossenen Aufträgen (besser archivieren)
• Lieferscheine mit Reklamationen (nie löschen!)
• Lieferscheine bei Gewährleistungsfällen

Dokumentationspflicht

Lieferscheine sind wichtige Nachweisdokumente und sollten archiviert werden.

❌ Nicht löschen

Diese Lieferscheine dürfen nicht gelöscht werden:

• Lieferscheine bei laufenden Reklamationen
• Lieferscheine bei Gerichtsverfahren
• Lieferscheine mit Gewährleistungsansprüchen
• Lieferscheine innerhalb der Aufbewahrungsfrist (7 Jahre)

Lieferschein löschen (Entwurf)

Einzelnen Lieferschein löschen

1. Öffnen Sie den Lieferschein-Entwurf
2. Klicken Sie auf das Menü (⋮)
3. Wählen Sie "Löschen"
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang

Mehrere Lieferscheine löschen

1. Wählen Sie in der Übersicht die zu löschenden Entwürfe aus
2. Klicken Sie auf "Ausgewählte löschen"
3. Bestätigen Sie den Vorgang

Endgültig

Nach Ablauf der Papierkorb-Frist ist die Löschung endgültig.

Alternative: Stornieren

Für bereits ausgelieferte Lieferscheine:

Lieferschein stornieren

1. Öffnen Sie den Lieferschein
2. Klicken Sie auf "Stornieren"
3. Geben Sie den Stornierungsgrund an
4. Optional: Kunde informieren

Was passiert bei Stornierung:

• Status wird auf "Storniert" gesetzt
• Lagerbestand wird korrigiert
• Verknüpfung zur Auftragsbestätigung bleibt
• Lieferschein bleibt als Nachweis erhalten
• Neue Lieferung kann erstellt werden

Nachvollziehbarkeit

Stornierte Lieferscheine dokumentieren was geliefert werden sollte, aber nicht wurde.

Häufige Stornierungsgründe:

• Lieferung konnte nicht zugestellt werden
• Kunde war nicht erreichbar
• Fehlerhafte Warenzusammenstellung
• Auftrag wurde storniert
• Ware beschädigt vor Versand

Alternative: Archivieren

Für abgeschlossene Lieferungen:

Lieferschein archivieren

1. Öffnen Sie den Lieferschein
2. Klicken Sie auf "Archivieren"
3. Lieferschein wird aus Hauptansicht ausgeblendet

Vorteile der Archivierung:

• Dokumente bleiben vollständig erhalten
• Gewährleistungsnachweis bleibt verfügbar
• Rechtssichere Dokumentation
• Jederzeit wieder abrufbar
• Erfüllung der Aufbewahrungspflicht

Automatische Archivierung

Archivieren Sie abgeschlossene Lieferscheine automatisch nach 90 Tagen.

Papierkorb

Gelöschte Lieferschein-Entwürfe landen im Papierkorb:

• Aufbewahrungsdauer: 30 Tage
• Wiederherstellung: Jederzeit möglich
• Endgültige Löschung: Nach 30 Tagen automatisch

Lieferschein wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Papierkorb
2. Wählen Sie den wiederherzustellenden Lieferschein
3. Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
4. Lieferschein wird als Entwurf wiederhergestellt

30-Tage-Frist

Nutzen Sie die 30-Tage-Frist, um versehentlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen.

Löschprotokoll

Alle Löschvorgänge werden protokolliert:

Protokollierte Informationen:

• Wer hat gelöscht?
• Wann wurde gelöscht?
• Welcher Lieferschein wurde gelöscht?
• Status zum Löschzeitpunkt
• Kunde und Auftragsbezug
• Optionaler Löschgrund

Compliance

Das Löschprotokoll erfüllt Dokumentationspflichten.

Massenbereinigung

Alte Entwürfe bereinigen

Löschen Sie mehrere alte Entwürfe auf einmal:

Automatische Bereinigung einrichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Datenbereinigung
2. Wählen Sie "Alte Lieferschein-Entwürfe löschen"
3. Definieren Sie Kriterien:
   • Entwürfe älter als X Tage (empfohlen: 90)
   • Nie ausgelieferte Lieferscheine
   • Testdokumente
4. Aktivieren Sie die automatische Bereinigung

Empfohlene Einstellungen:

• Entwürfe älter als 90 Tage
• Testdokumente älter als 30 Tage
• Stornierte Lieferscheine älter als 3 Jahre (nach Gewährleistungsfrist)

Vorsicht

Prüfen Sie regelmäßig, ob wichtige Entwürfe versehentlich gelöscht werden könnten.

Status-basiertes Löschen

Nach Status filtern

Filtern Sie nach Status für gezielte Bereinigung:

Lösch-Empfehlungen nach Status:

Status	Empfehlung
Entwurf	Löschen nach 90 Tagen
Ausgeliefert	Archivieren, nicht löschen
Storniert	Archivieren nach Gewährleistungsfrist
Reklamation	Niemals löschen
Retoure	Nach Abschluss archivieren

Verknüpfte Dokumente prüfen

Abhängigkeiten überprüfen

Vor dem Löschen Verknüpfungen prüfen:

Verknüpfte Dokumente:

• Auftragsbestätigung
• Rechnung
• Retourenscheine
• Reklamationen
• Gewährleistungsfälle

Verkettete Dokumente

Lieferscheine mit verknüpften Dokumenten sollten nicht gelöscht werden.

Prüfung vor Löschung:

1. Gibt es eine zugehörige Rechnung? → Archivieren
2. Gibt es Reklamationen? → Niemals löschen
3. Ist Gewährleistungsfrist abgelaufen? → Dann erst löschen
4. Ist Auftrag komplett abgeschlossen? → Archivieren

Rechtliche Aspekte

Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Grundlagen:

Steuerrecht:

• Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre
• Beginnend mit Ende des Kalenderjahres
• Gilt für alle ausgelieferten Lieferscheine

Gewährleistung:

• B2C: 2 Jahre ab Übergabe
• B2B: 2 Jahre (kann verkürzt werden)
• Sonderregelungen bei Baumängeln: bis zu 5 Jahre

Produkthaftung:

• Bis zu 10 Jahre bei bestimmten Produkten
• Bei Medizinprodukten länger
• Bei sicherheitsrelevanten Produkten

Rechtliche Konsequenzen

Vorzeitiges Löschen kann bei Rechtsstreitigkeiten problematisch sein.

Empfohlene Aufbewahrung

Minimum:

• Alle ausgelieferten Lieferscheine: 7 Jahre
• Lieferscheine mit Reklamation: 10 Jahre
• Sicherheitsrelevante Produkte: 30 Jahre

Praxis-Empfehlung:

• Entwürfe: 3 Monate
• Stornierte Lieferscheine: 3 Jahre
• Reguläre Lieferscheine: 7 Jahre
• Reklamationsfälle: 10 Jahre

Gewährleistung und Produkthaftung

Besondere Vorsicht bei

Löschen Sie diese Lieferscheine niemals vorzeitig:

Kritische Produktgruppen:

• Medizinprodukte
• Kraftfahrzeuge
• Bauteile und -materialien
• Elektronische Geräte
• Sicherheitsausrüstung
• Kinderspielzeug
• Lebensmittel (Rückverfolgbarkeit)

Produkthaftung

Bei diesen Produkten können Haftungsansprüche auch nach 10+ Jahren geltend gemacht werden.

Reklamationen und Retouren

Lieferscheine bei Reklamation

Bei laufenden oder möglichen Reklamationen:

Vorgehen:

1. Markieren Sie Lieferschein als "Reklamation"
2. Verknüpfen Sie mit Reklamationsvorgang
3. Niemals löschen, auch nicht archivieren
4. Erst nach vollständigem Abschluss archivieren

Aufbewahrung nach Reklamation:

• Mindestens 3 Jahre nach Abschluss
• Bei Gericht: 30 Jahre
• Bei außergerichtlichem Vergleich: 10 Jahre

Lagerbestand-Korrektur

Auswirkungen auf Lager

Bei Löschung oder Stornierung:

Automatische Korrekturen:

• Bei Löschung: Lagerbestand wird nicht geändert
• Bei Stornierung: Lagerbestand wird zurückgebucht
• Bei Archivierung: Keine Änderung

Inventur

Stornierte Lieferscheine müssen bei Inventur berücksichtigt werden.

Best Practices

Empfehlungen für die Praxis

Was sollte gelöscht werden:

✅ Zum Löschen geeignet:

• Testlieferscheine sofort
• Fehlerhafte Entwürfe
• Duplikate
• Sehr alte Entwürfe (>90 Tage)

Was sollte archiviert werden:

📁 Zur Archivierung geeignet:

• Alle ausgelieferten Lieferscheine
• Stornierte Lieferscheine
• Lieferscheine mit Reklamationen (nach Abschluss)
• Lieferscheine zu abgeschlossenen Aufträgen

Was darf nie gelöscht werden:

🔒 Aufzubewahren:

• Lieferscheine mit offenen Reklamationen
• Lieferscheine bei Gerichtsverfahren
• Lieferscheine innerhalb Gewährleistungsfrist
• Lieferscheine sicherheitsrelevanter Produkte

Auswirkungen auf Statistiken

Statistik-Verfälschung

Auswirkungen

Gelöschte Lieferscheine werden aus allen Statistiken entfernt.

Betroffene Auswertungen:

• Liefermengen
• Liefertreue
• Versandkosten
• Durchlaufzeiten
• Reklamationsquoten

Empfehlung: Archivieren Sie statt zu löschen, um korrekte Statistiken zu erhalten.

DSGVO-Anfragen

Löschung auf Kundenwunsch

Bei DSGVO-Löschanfragen:

Rechtslage:

• Aufbewahrungspflichten gehen vor
• Lieferscheine innerhalb 7 Jahre: Ablehnung möglich
• Nach Ablauf der Frist: Löschung verpflichtend
• Alternative: Anonymisierung

Antwortvorlage:

Sehr geehrte/r [Kunde],

wir haben Ihre Anfrage zur Löschung erhalten.

Lieferscheine unterliegen der steuerrechtlichen 
Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Daher können wir 
diese derzeit nicht löschen.

Nach Ablauf der Frist werden die Daten automatisch gelöscht.

Alternativ können wir die Lieferscheine anonymisieren.

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Häufige Fragen:

Kann ich ausgelieferte Lieferscheine löschen?
Technisch ja, rechtlich innerhalb von 7 Jahren nicht empfohlen. Besser stornieren oder archivieren.

Was passiert mit dem Lagerbestand beim Löschen?
Bei Löschung von Entwürfen: keine Änderung. Bei Stornierung: Bestand wird zurückgebucht.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Mindestens 7 Jahre steuerrechtlich, bei Produkthaftung bis zu 30 Jahre.

Kann ich gelöschte Lieferscheine wiederherstellen?
Ja, innerhalb von 30 Tagen aus dem Papierkorb.

Was ist bei Reklamationen zu beachten?
Lieferscheine bei Reklamationen niemals löschen, auch nicht nach 7 Jahren.

Darf ich Lieferscheine bei Gewährleistungsfällen löschen?
Nein, erst nach Ablauf der Gewährleistungsfrist plus Sicherheitspuffer.

Entstehen Lücken in der Nummerierung?
Ja, gelöschte Lieferscheine hinterlassen Lücken. Dies ist normal und unproblematisch.