Lieferschein erstellen
Erstellen Sie rechtskonforme Lieferscheine für alle Warenlieferungen und Leistungen.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein dokumentiert die Übergabe von Waren oder Leistungen an den Kunden. Er dient als Nachweis für die erfolgte Lieferung und als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung.
Der Lieferschein ist ein wichtiges Dokument für die Gewährleistung und bei Retouren.
Schritt 1: Neuen Lieferschein anlegen
Klicken Sie auf "Neuer Lieferschein" im Dokumentenmodul.
Ausgangspunkt wählen:
- Aus Auftragsbestätigung erstellen
- Aus Rechnung erstellen
- Manuell neu erstellen
Der empfohlene Weg: Erstellen Sie den Lieferschein direkt aus der Auftragsbestätigung.
Schritt 2: Kunde und Lieferadresse
Wählen Sie den Kunden und die Lieferadresse:
Erforderliche Informationen:
- Kunde (aus Kontakten)
- Lieferadresse (kann von Rechnungsadresse abweichen)
- Ansprechpartner vor Ort
- Bestellnummer des Kunden
Kundendaten werden automatisch aus der Auftragsbestätigung übernommen.
Schritt 3: Lieferscheindaten
Füllen Sie die Grunddaten aus:
Pflichtangaben:
- Lieferscheinnummer: Automatisch vergeben
- Lieferdatum: Standardmäßig heutiges Datum
- Referenz: Bezug zu Auftragsbestätigung oder Bestellung
- Versandart: Paket, Spedition, Abholung, etc.
- Lieferbedingungen: frei Haus, ab Werk, etc.
Lieferscheine werden automatisch fortlaufend nummeriert.
Schritt 4: Positionen hinzufügen
Fügen Sie die zu liefernden Waren hinzu:
Für jede Position:
- Artikelnummer / Produktbezeichnung
- Beschreibung
- Menge (geliefert)
- Einheit (Stück, kg, m, etc.)
- Optional: Seriennummern, Chargennummern
Lieferscheine enthalten üblicherweise keine Preisangaben.
Aus Auftragsbestätigung erstellen
Automatische Übernahme
Der häufigste Fall: Lieferschein aus Auftragsbestätigung generieren.
Vorgehen:
- Öffnen Sie die Auftragsbestätigung
- Klicken Sie auf "Lieferschein erstellen"
- Alle Positionen werden vorgeschlagen
- Wählen Sie zu liefernde Positionen
- Passen Sie Mengen bei Teillieferung an
- Erstellen Sie den Lieferschein
Automatisch übernommen:
- Alle Auftragspositionen
- Kunde und Lieferadresse
- Bestellnummer
- Referenz zur Auftragsbestätigung
Bei Teillieferungen einfach Mengen anpassen. Der Rest bleibt für weitere Lieferscheine offen.
Vollständige vs. Teillieferung
Vollständige Lieferung
Alle bestellten Positionen werden geliefert:
Kennzeichnung:
- Alle Positionen mit voller Menge
- Vermerk: "Lieferung vollständig"
- Auftragsbestätigung wird als "Ausgeliefert" markiert
Teillieferung
Nur ein Teil der Bestellung wird geliefert:
Kennzeichnung:
- Vermerk: "Teillieferung 1 von X"
- Gelieferte Mengen angeben
- Hinweis auf offene Restmenge
- Status: "Teilweise ausgeliefert"
Beispieltext:
Teillieferung 1 von 2
Die restlichen Artikel folgen voraussichtlich am [Datum].
Zu einer Auftragsbestätigung können mehrere Lieferscheine erstellt werden.
Versandinformationen
Versandart festlegen
Definieren Sie die Versandart:
Versandoptionen:
- Paketdienst: DHL, DPD, UPS, etc.
- Spedition: Bei größeren Sendungen
- Kurier: Eilsendungen
- Abholung: Kunde holt selbst ab
- Direktlieferung: Eigener Fuhrpark
Zusätzliche Angaben:
- Tracking-Nummer (bei Paketversand)
- Speditionsname
- Anzahl Pakete/Paletten
- Gewicht
- Frachtführer
Besondere Hinweise
Hinweise für Empfänger
Fügen Sie wichtige Hinweise hinzu:
Typische Hinweise:
- Sofortige Prüfung bei Übergabe
- Kühl lagern / Vor Frost schützen
- Vorsicht Glas / Zerbrechlich
- Oben / Unten markieren
- Nicht stapeln
- Lagerungshinweise
- Verwendungshinweise
Rechtliche Hinweise:
- Eigentumsvorbehalt
- Prüfungs- und Rügepflicht
- Reklamationsfrist
- Rückgabebedingungen
Besonders bei empfindlicher Ware sind deutliche Hinweise wichtig.
Unterschriftsfeld
Empfangsbestätigung
Lieferscheine sollten ein Unterschriftsfeld enthalten:
Empfangsbestätigung:
Ware vollständig und unbeschädigt erhalten:
____________________ ____________________
Ort, Datum Unterschrift Empfänger
Die Unterschrift des Empfängers ist wichtig bei späteren Reklamationen.
Verpackung dokumentieren
Verpackungseinheiten
Dokumentieren Sie die Verpackung:
Verpackungsangaben:
- Anzahl Kartons
- Anzahl Paletten
- Palettentyp (EUR, Einweg, etc.)
- Gesamtgewicht
- Abmessungen
- Volumen
Beispiel:
Verpackung:
- 3 Kartons à 15 kg
- 1 EUR-Palette (Tausch)
- Gesamtgewicht: 45 kg
Seriennummern und Chargen
Rückverfolgbarkeit
Bei Produkten mit Seriennummern oder Chargennummern:
Dokumentation:
- Seriennummer pro Artikel
- Chargennummer
- MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum)
- Produktionsdatum
- Prüfnummer
Bei Medizinprodukten, Lebensmitteln und elektronischen Geräten ist dies oft verpflichtend.
Retourenhinweise
Rückgabebedingungen
Informieren Sie über Retourenbedingungen:
Typische Hinweise:
Reklamationen:
Bitte prüfen Sie die Ware umgehend bei Erhalt.
Reklamationen sind binnen 7 Tagen schriftlich
anzuzeigen.
Rücksendungen nur nach vorheriger Absprache und
mit Retourennummer.
Anhänge
Zusätzliche Dokumente
Fügen Sie relevante Dokumente bei:
Mögliche Anhänge:
- Bedienungsanleitungen
- Sicherheitsdatenblätter
- Konformitätserklärungen
- Garantiekarten
- Prüfzertifikate
- Montageanleitung
Vorschau und Drucken
Lieferschein finalisieren
Überprüfen Sie den Lieferschein:
Druckoptionen:
- Einzeldruck (1 Exemplar)
- Mehrfachdruck (z.B. Original + 2 Kopien)
- Mit/ohne Preise
- Mit/ohne Unterschriftsfeld
Drucken Sie mindestens 2 Exemplare: 1 für Kunden, 1 für eigene Unterlagen.
Versand und Übergabe
Lieferschein dem Paket beilegen
Vorgehen:
- Drucken Sie den Lieferschein
- Legen Sie ihn der Sendung bei
- Optional: Lieferschein außen in Tasche
- Versenden oder übergeben Sie die Ware
Digitaler Lieferschein
Alternativ zum Papier-Lieferschein:
Digital versenden:
- Per E-Mail als PDF
- Als Download-Link
- QR-Code auf Paket
- In Kundenportal
Immer mehr Kunden akzeptieren digitale Lieferscheine.
Nächste Schritte
Nach Lieferschein-Erstellung:
Automatisch:
- Auftragsbestätigung wird aktualisiert
- Lagerbestand wird reduziert
- Status wird auf "Ausgeliefert" gesetzt
Manuell:
- Unterschriebenen Lieferschein archivieren
- Bei Bedarf Rechnung erstellen
- Tracking-Informationen an Kunden senden
Lieferschein aus Rechnung
Nachträglicher Lieferschein
Manchmal wird der Lieferschein nachträglich benötigt:
Vorgehen:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf "Lieferschein erstellen"
- Tragen Sie tatsächliches Lieferdatum ein
- Erstellen Sie den Lieferschein
Das Lieferdatum sollte vor oder gleich dem Rechnungsdatum sein.
Lieferschein-Vorlagen
Vorlagen für wiederkehrende Lieferungen
Erstellen Sie Vorlagen für Standardlieferungen:
Vorlagen-Typen:
- Nach Produktgruppe
- Nach Versandart
- Nach Lieferbedingungen
- Nach Kunde
Vorlage verwenden:
- Wählen Sie "Aus Vorlage erstellen"
- Wählen Sie passende Vorlage
- Passen Sie Datum und Mengen an
Häufige Fragen:
Muss auf dem Lieferschein der Preis stehen?
Nein, Lieferscheine enthalten üblicherweise keine Preisangaben.
Kann ich mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag erstellen?
Ja, bei Teillieferungen können beliebig viele Lieferscheine erstellt werden.
Brauche ich einen Lieferschein bei Dienstleistungen?
Bei reinen Dienstleistungen meist nicht notwendig, aber ein Leistungsnachweis kann sinnvoll sein.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?
Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung, die Rechnung die Zahlungsforderung.
Muss der Kunde den Lieferschein unterschreiben?
Rechtlich nicht zwingend, aber empfohlen als Nachweis der ordnungsgemäßen Übergabe.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
7 Jahre im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht.