Lieferschein erstellen

Erstellen Sie professionelle Lieferscheine in wenigen Schritten. Siotrix führt Sie durch einen strukturierten 3-Schritte-Dialog und bucht die gelieferten Artikel automatisch aus dem Lager aus.

Automatische Lagerabbuchung

Beim Fertigstellen eines Lieferscheins werden die enthaltenen Artikel automatisch aus dem Lager ausgebucht. Bei serialisierten Produkten müssen die genauen Seriennummern vor dem Erstellen ausgewählt werden.

1. Lieferschein-Übersicht

1.1 Navigation

Zugriff auf die Lieferschein-Übersicht:

1. Klicken Sie in der Sidebar auf Lieferscheine
2. Die Übersicht zeigt alle vorhandenen Lieferscheine in tabellarischer Form
3. Standard-Sortierung: Neueste Lieferscheine zuerst

1.2 Tabellenstruktur

Spalte	Beschreibung
#	Lieferscheinnummer (z.B. LS.2026-001)
Status	Aktueller Status mit farbigem Badge
Kunde	Name und E-Mail-Adresse mit Avatar
Produkte	Gelieferte Artikel als Badge
Rechnung	Verknüpfte Rechnungsnummer
Lieferscheindatum	Datum der Lieferung
Fälligkeitsdatum	Gewünschtes Empfangsdatum

1.3 Neuen Lieferschein erstellen

Button: "+ Lieferschein erstellen" (oben rechts, blau)

Der Erstellungs-Dialog öffnet sich und führt Sie durch 3 Schritte:

1. Dokumentvorlage – Vorlage auswählen
2. Lieferschein – Details eingeben
3. Artikel – Produkte hinzufügen

2. Schritt 1: Dokumentvorlage auswählen

Im ersten Schritt wählen Sie das Layout Ihres Lieferscheins.

2.1 Vorlage auswählen

1. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage in der Liste
2. Die Vorschau auf der rechten Seite aktualisiert sich sofort
3. Klicken Sie auf "Weiter" um fortzufahren

Vorlagen verwalten

Sie können jederzeit neue Dokumentvorlagen erstellen oder bestehende anpassen. Mehr dazu in der Dokumentvorlagen-Anleitung.

3. Schritt 2: Lieferschein-Details eingeben

Im zweiten Schritt erfassen Sie alle grundlegenden Daten des Lieferscheins.

3.1 Felder im Überblick

Lieferschein Nr. (Pflichtfeld)

Automatisch generiert (z.B. LS.2026-001). Kann manuell angepasst werden – Duplikate vermeiden.

Lieferscheindatum

Datum der Lieferung (Kalender-Picker). Standardmäßig das heutige Datum.

Fälligkeitsdatum

Gewünschtes oder vereinbartes Empfangsdatum (Standard: +14 Tage).

Dateiname

Name der PDF-Datei (z.B. LS.2026-001). Wird beim Download und E-Mail-Versand verwendet.

Kunde

Dropdown mit Suchfunktion. Bei Auswahl werden Adresse und Kontaktdaten automatisch übernommen.

Auftrag (optional)

Verknüpft den Lieferschein mit einem bestehenden Auftrag für lückenlose Projektnachverfolgung.

Bemerkung (optional)

Freitextfeld für individuelle Hinweise, die direkt auf dem Lieferschein erscheinen.

Standard-Text:

Bitte prüfen Sie die Ware umgehend auf Vollständigkeit und Unversehrtheit.

Rechnung (optional)

Verknüpft den Lieferschein mit einer bestehenden Rechnung.

3.2 Informationen aus Rechnung übernehmen

Wenn Sie eine Rechnung verknüpfen, erscheint der Button "Informationen übernehmen →".

Beim Klick werden automatisch übernommen:

• Kunde
• Verknüpfter Auftrag
• Artikel und Mengen aus der Rechnung

Dies spart manuelle Eingaben und stellt sicher, dass Lieferschein und Rechnung inhaltlich übereinstimmen.

Empfehlung

Verknüpfen Sie Lieferscheine immer mit der zugehörigen Rechnung. So entsteht eine lückenlose Dokumentationskette und die Lagerhistorie ist korrekt dem Geschäftsvorfall zugeordnet.

Klicken Sie auf "Weiter" um zu Schritt 3 zu gelangen.

4. Schritt 3: Artikel hinzufügen

Im dritten Schritt fügen Sie die zu liefernden Artikel hinzu.

4.1 Produktsuche

Dropdown "Produkte auswählen" – Suche nach Artikelnummer oder Bezeichnung

Die Produktliste zeigt:

Spalte	Beschreibung
Artikel Nr.	Interne Artikelnummer
Name	Produktbezeichnung
Beschreibung	Kurzbeschreibung
Netto	Nettopreis
Brutto	Bruttopreis
Lagerbestand	Aktuell verfügbare Menge

Preisanzeige umschalten: Toggle "Brutto / Netto" (oben rechts in Schritt 3)

Lagerbestand prüfen

Produkte mit Lagerbestand 0 können zwar ausgewählt werden, führen jedoch beim Fertigstellen zu einem negativen Lagerbestand. Prüfen Sie den Bestand vor der Erstellung.

4.2 Serialisierte Artikel – Seriennummern auswählen

Bei Produkten mit Seriennummernverfolgung öffnet sich nach der Auswahl automatisch der Dialog "Seriennummern auswählen".

Der Dialog zeigt:

• Alle im Lager verfügbaren Seriennummern des Produkts
• Suchfeld zum schnellen Auffinden bestimmter Nummern
• Laufende Nummerierung und Seriennummer je Zeile

Vorgehensweise:

1. Aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Seriennummern
2. Die Anzahl der ausgewählten Nummern bestimmt die Liefermenge
3. Klicken Sie auf "Bestätigen"
4. Die ausgewählten Seriennummern erscheinen in der Produkttabelle

Seriennummernpflicht

Bei serialisierten Produkten muss für jede zu liefernde Einheit exakt eine Seriennummer ausgewählt werden. Es ist nicht möglich, mehr Einheiten zu liefern als Seriennummern verfügbar sind.

4.3 Produkttabelle nach Auswahl

Nach der Auswahl erscheint das Produkt in der Produkttabelle:

Spalte	Beschreibung
#	Position
Artikel Nr.	Artikelnummer
Name	Produktbezeichnung + zugewiesene Seriennummern
Aktueller Lagerbestand	Bestand vor Abbuchung
Gesamtbetrag	Wert der Position
Menge	Liefermenge

Die ausgewählten Seriennummern werden direkt unter dem Produktnamen angezeigt (z.B. AC-504410063157-2024, AC-647776823656-2024).

Artikel entfernen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der jeweiligen Zeile.

Klicken Sie auf "Fertigstellen" um den Lieferschein zu erstellen.

5. Lieferschein Detailansicht

Nach dem Fertigstellen öffnet sich der erstellte Lieferschein in der Detailansicht.

5.1 Linke Seite: PDF-Vorschau

Die fertige PDF-Vorschau zeigt den Lieferschein in Druckqualität:

• Firmenlogo und Kopfzeile
• Kundenadresse und Lieferdaten
• Produkttabelle mit Seriennummern
• Bemerkungsfeld
• Unterschriftsfeld
• Bankverbindung und Pflichtangaben in der Fußzeile

Zoom-Steuerung: Von 100% bis 200% stufenlos einstellbar.

5.2 Rechte Seite: Details zum Lieferschein

Die rechte Seite zeigt eine Zusammenfassung aller Lieferscheindaten:

• Kunde mit Status-Badge
• Erstellt am
• Lieferscheindatum
• Fälligkeitsdatum
• Rechnung (verknüpfte Rechnungsnummer)
• Auftrag (verknüpfter Auftrag)

5.3 Unterzeichnetes Dokument hochladen

Button: "Unterzeichnetes Dokument hochladen ↑"

Sobald der Kunde den Lieferschein unterzeichnet hat, können Sie das Dokument direkt in Siotrix hinterlegen:

1. Klicken Sie auf "Unterzeichnetes Dokument hochladen"
2. Wählen Sie die unterzeichnete PDF- oder Bilddatei
3. Das Dokument wird dem Lieferschein dauerhaft zugeordnet

Dies ermöglicht eine lückenlose digitale Archivierung des Empfangsnachweises.

5.4 Aktionen

Icon-Leiste in der Detailansicht:

Aktion	Funktion	Verfügbarkeit
Bearbeiten	Lieferschein bearbeiten	Nur "Entwurf"
Download	PDF herunterladen	Immer
Löschen	Lieferschein entfernen	Nur "Entwurf"
Drucken	Druckdialog öffnen	Immer

6. Automatische Lagerabbuchung

Beim Fertigstellen des Lieferscheins bucht Siotrix die enthaltenen Artikel automatisch aus dem Lager aus.

6.1 Lagerhistorie

Die Abbuchung ist vollständig in der Lagerhistorie nachvollziehbar. Navigieren Sie zu Waren → Lager → Historie:

Spalte	Beschreibung
#	Lieferscheinnummer (z.B. LS.2026-001)
Typ	"Lieferschein" (blau)
Produkte	Abgebuchte Artikel als Badge
Zweck	Verknüpfte Rechnung (z.B. Rechnung: RE.2026-002)
Durchgeführt am	Datum und Uhrzeit der Abbuchung
Durchgeführt von	Benutzer, der den Lieferschein erstellt hat

Jeder Lieferschein-Eintrag in der Historie ist direkt mit dem Lieferscheindokument verknüpft.

6.2 Bestandsentwicklung

Der aktuelle Lagerbestand eines Produkts und seine Entwicklung über Zeit sind in der Lager-Tabelle einsehbar. Klicken Sie auf das Diagramm-Symbol einer Produktzeile, um die "Entwicklung des Bestands" als Kurvendiagramm zu öffnen.

Das Diagramm zeigt:

• Bestandsverlauf über den gewählten Zeitraum
• Sichtbare Bestandsabfälle bei Lieferscheinerstellung
• X-Achse: Zeitraum, Y-Achse: Menge in Stück

6.3 Seriennummer-Pool nach Abbuchung

Bei serialisierten Artikeln können Sie nach der Lieferung jederzeit einsehen, welche Seriennummern noch auf Lager sind. Öffnen Sie dazu den Seriennummer-Pool des Produkts in der Lageransicht.

Der Pool zeigt ausschließlich die verbleibenden, noch nicht ausgelieferten Seriennummern. Bereits gelieferte Seriennummern sind dem entsprechenden Lieferschein zugeordnet und aus dem Pool entfernt.

Beispiel: Von ursprünglich 3 eingelagerten Klimaanlagen (AC-504…, AC-647…, AC-603…) wurden 2 per Lieferschein LS.2026-001 ausgeliefert. Im Pool verbleibt nur noch AC-603716108018-2024.

7. Workflow-Tipps

Empfohlener Ablauf:

1. Rechnung auswählen – Verknüpfen Sie immer eine Rechnung für automatische Datenübernahme
2. "Informationen übernehmen" – Klicken Sie den Button, um Kunde und Artikel zu übertragen
3. Seriennummern prüfen – Wählen Sie die korrekten Seriennummern für serialisierte Artikel
4. Lagerbestand prüfen – Stellen Sie vor dem Fertigstellen sicher, dass ausreichend Bestand vorhanden ist
5. Fertigstellen – Lieferschein wird erstellt und Lager automatisch abgebucht
6. Unterzeichnetes Dokument hochladen – Empfangsnachweis digital hinterlegen

Dokumentationskette:

Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung → Lieferschein

Best Practices:

• Verknüpfen Sie Lieferscheine immer mit der zugehörigen Rechnung
• Prüfen Sie den Lagerbestand vor der Erstellung
• Laden Sie unterzeichnete Lieferscheine zeitnah hoch
• Nutzen Sie die Lagerhistorie zur Nachverfolgung von Bestandsveränderungen

8. Häufig gestellte Fragen

Wird der Lagerbestand sofort abgebucht? Ja, beim Klick auf "Fertigstellen" erfolgt die Lagerabbuchung automatisch und sofort.

Was passiert, wenn der Lagerbestand nicht ausreicht? Siotrix erlaubt die Erstellung, der Bestand wird dabei negativ. Es empfiehlt sich, den Bestand vor der Erstellung zu prüfen.

Kann ich einen Lieferschein nach dem Erstellen noch ändern? Lieferscheine im Status "Entwurf" können bearbeitet werden. Bereits fertiggestellte Lieferscheine sollten nicht mehr geändert werden, da die Lagerabbuchung bereits erfolgt ist.

Wie storniere ich einen Lieferschein? Löschen Sie den Lieferschein – die Lagerabbuchung wird dabei automatisch rückgängig gemacht und die Seriennummern werden wieder in den Pool zurückgeführt.

Kann ich einen Lieferschein ohne Rechnung erstellen? Ja, das Feld "Rechnung" ist optional. Eine Verknüpfung mit einer Rechnung wird jedoch empfohlen für vollständige Nachverfolgbarkeit.

Wo sehe ich alle ausgelieferten Seriennummern eines Produkts? In der Lagerhistorie unter Waren → Lager → Historie. Filtern Sie nach dem gewünschten Lieferschein, um die zugehörigen Seriennummern zu sehen.

Warum sind manche Produkte in der Artikelliste blau markiert? Blau markierte Produkte haben noch Lagerbestand verfügbar. Produkte ohne Bestand werden normal dargestellt.

9. Nächste Schritte

Nach der Erstellung:

• Lieferschein ausdrucken oder per E-Mail versenden
• Unterzeichnetes Dokument nach Empfangsbestätigung hochladen
• Lagerhistorie auf korrekte Abbuchung prüfen
• Bei Bedarf Rechnung als bezahlt markieren

Weiterführende Themen:

• Lieferschein bearbeiten
• Lieferscheine verwalten
• Lager verwalten
• Rechnung erstellen