Kontakte verwalten

Pflegen Sie Ihre Kontaktdaten und behalten Sie alle Interaktionen im Blick.

Kontakt bearbeiten

Öffnen und bearbeiten Sie Kontakte:

1. Klicken Sie auf einen Kontakt in der Übersicht
2. Wählen Sie "Bearbeiten"
3. Ändern Sie die gewünschten Daten
4. Änderungen werden automatisch gespeichert

Änderungshistorie

Alle Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.

Kontaktdetails

Die Kontaktansicht zeigt alle Informationen:

Übersicht-Tab:

• Firmendaten und Logo
• Hauptansprechpartner
• Aktuelle Aktivitäten
• Wichtige Kennzahlen

Ansprechpartner-Tab:

• Liste aller Ansprechpartner
• Direkte Kontaktmöglichkeiten
• Geburtstage und Notizen

Historie-Tab:

• Alle Aufträge
• Alle Dokumente
• E-Mail-Kommunikation
• Telefonate und Meetings

Dokumente-Tab:

• Verknüpfte Angebote
• Rechnungen und Gutschriften
• Verträge und Anhänge

Kommunikationshistorie

Verfolgen Sie alle Interaktionen:

E-Mails:

• Automatisch erfasst
• Mit Anhängen
• Chronologisch sortiert

Telefonate:

• Manuelle Erfassung
• Datum und Dauer
• Gesprächsnotizen

Meetings:

• Termine und Besprechungen
• Teilnehmer
• Protokolle

Aktivität erfassen

Erfassen Sie Telefonate und Meetings direkt über die "+" Schaltfläche.

Dokumente und Aufträge

Alle geschäftlichen Vorgänge auf einen Blick:

Angebote:

• Offene Angebote
• Angenommene Angebote
• Abgelehnte Angebote

Aufträge:

• Aktuelle Aufträge
• Auftragswert
• Status und Fortschritt

Rechnungen:

• Offene Rechnungen
• Bezahlte Rechnungen
• Überfällige Rechnungen

Statistiken:

• Gesamtumsatz
• Durchschnittlicher Auftragswert
• Anzahl Aufträge pro Jahr

Kennzahlen und Analysen

Wichtige Informationen für Vertrieb und Controlling:

Umsatz-Analyse:

• Umsatz nach Monat/Jahr
• Entwicklung als Diagramm
• Vergleich zum Vorjahr

Kundenverhalten:

• Durchschnittliche Zahlungsdauer
• Häufigkeit der Bestellungen
• Durchschnittlicher Warenkorb

ABC-Analyse:

• A-Kunde (Top 20% Umsatz)
• B-Kunde (Mittelfeld)
• C-Kunde (Restliche)

Automatische Bewertung

Die Kundenbewertung erfolgt automatisch basierend auf Umsatz und Aktivität.

Status und Labels verwalten

Kennzeichnen Sie Kontakte für bessere Organisation:

Status ändern:

• Aktiv → Kunde kauft regelmäßig
• Inaktiv → Lange keine Aktivität
• Gesperrt → Zahlungsprobleme

Labels hinzufügen:

• Mehrere Labels möglich
• Farbcodierung
• Eigene Labels erstellen

Priorität setzen:

• VIP-Kunde
• Großkunde
• Normalkunde

Ansprechpartner verwalten

Pflegen Sie alle Kontaktpersonen:

Ansprechpartner bearbeiten:

• Daten aktualisieren
• Neue Durchwahl hinterlegen
• Position geändert

Ansprechpartner hinzufügen:

• Neue Mitarbeiter beim Kunden
• Zusätzliche Kontakte

Ansprechpartner deaktivieren:

• Nicht löschen, nur inaktiv setzen
• Historie bleibt erhalten

Nicht löschen

Löschen Sie Ansprechpartner nicht, wenn bereits Dokumente existieren. Setzen Sie sie stattdessen auf "inaktiv".

Kontakte zusammenführen

Bei versehentlichen Duplikaten:

1. Wählen Sie "Duplikat gefunden"
2. System zeigt ähnliche Kontakte
3. Wählen Sie zu behaltenden Kontakt
4. Daten werden zusammengeführt

Keine Daten verloren

Alle Aufträge und Dokumente werden zum Hauptkontakt übertragen.

Kontakte archivieren

Für nicht mehr aktive Kontakte:

• Archivieren statt löschen
• Kontakt verschwindet aus Übersicht
• Alle Daten bleiben erhalten
• Jederzeit wiederherstellbar

Kontakte löschen

Vorsicht beim Löschen

Löschen Sie Kontakte nur, wenn:

• Keine Aufträge existieren
• Keine Rechnungen vorhanden sind
• Kontakt wurde versehentlich erstellt

Löschvorgang:

1. Wählen Sie "Löschen"
2. System prüft auf Verknüpfungen
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang
4. Kontakt wird dauerhaft entfernt

Bei bestehenden Aufträgen/Rechnungen: Nur Archivieren möglich

Erinnerungen und Wiedervorlagen

Setzen Sie Erinnerungen:

• Follow-up Anruf in 2 Wochen
• Vertragsverlängerung prüfen
• Geburtstag gratulieren
• Jahresgespräch vereinbaren

DSGVO und Datenschutz

Einwilligungen verwalten:

• Newsletter-Einwilligung
• Marketing-Erlaubnis
• Datum der Einwilligung

Auskunftsrecht:

• Alle gespeicherten Daten anzeigen
• Als PDF exportieren
• An Kontakt versenden

Recht auf Löschung:

• Alle Daten anonymisieren
• Historie bleibt erhalten (anonymisiert)
• DSGVO-konform

DSGVO-Konformität

siotrix erfüllt alle Anforderungen der DSGVO für Kontaktdaten.

Nächste Schritte

• Kontakte zuweisen – Mitarbeitern zuordnen
• Angebote erstellen – Neues Angebot schreiben
• Aufträge erstellen – Auftrag anlegen