Kontakte erstellen

Legen Sie neue Geschäftskontakte schnell und unkompliziert an. Erfassen Sie alle relevanten Stammdaten, Kontaktinformationen und Zahlungsdetails zentral in Siotrix – manuell oder automatisiert per SmartScan.

1. Kontaktübersicht

1.1 Zugriff und Navigation

Das Kontaktmodul erreichen Sie über das Hauptnavigationsmenü unter "Kontakte". Die Übersichtsseite bietet folgende Funktionsbereiche:

Strukturelemente:

Registerreiter-Navigation:

• Übersicht: Dashboard mit Kennzahlen
• Alle: Vollständige Kontaktliste
• Kunden: Privat- und Firmenkunden
• Lieferanten: Warenlieferanten
• Andere: Partner und Interessenten

Funktionsschaltflächen:

• "SmartScan": KI-gestützte Visitenkartenerkennung
• "+ Kontakt erstellen": Manuelle Kontakterfassung
• "Spaltensichtbarkeit": Tabellenanpassung und Import/Export-Funktionen

Suchfunktion:

• Volltextsuche über alle Kontaktfelder
• Echtzeit-Filterung der Ergebnisse

1.2 Tabellenansicht

Die Kontakttabelle zeigt folgende Informationen:

• Kontaktnummer (automatisch generiert)
• Kontakttyp mit visueller Kennzeichnung
• Vollständiger Name (Person oder Unternehmen)
• Länderkennzeichnung mit Flaggensymbol
• Vollständige Adressinformation
• Zusätzliche Informationen und Notizen

2. Kontakterfassung

2.1 Erfassungsprozess initiieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Kontakt erstellen" um den Erfassungsdialog zu öffnen. Der Dialog ist in fünf Registerreiter gegliedert: Allgemein, Adresse, Personen, Zahlungsdetails und Datenfelder.

2.2 Registerreiter "Allgemein"

2.2.1 Kontakttyp-Auswahl

Zunächst muss die Kontaktklassifizierung gewählt werden. Diese Auswahl bestimmt die verfügbaren Felder und Validierungsregeln.

Verfügbare Kontakttypen:

Typ	Klassifizierung	Verwendung	Pflichtfelder
Privatkunde	Einzelperson	B2C-Geschäfte, Endkunden	Vorname, Nachname
Firmenkunde	Unternehmen	B2B-Geschäfte	Unternehmensname
Lieferant	Unternehmen/Person	Warenlieferanten	Abhängig von Klassifizierung
Partner	Unternehmen/Person	Geschäftspartner, Kooperationen	Abhängig von Klassifizierung
Interessent	Unternehmen/Person	Potentielle Kunden	Abhängig von Klassifizierung

Klassifizierung:

Die Auswahl zwischen "Privatperson" und "Unternehmen" hat folgende Auswirkungen:

Privatperson:

• Pflichtfelder: Vorname und Nachname
• Tab "Personen" nicht verfügbar
• Vereinfachte Steuerinformationen

Unternehmen:

• Pflichtfeld: Unternehmensname
• Tab "Personen" verfügbar für Ansprechpartner
• Erweiterte Steuerinformationen (UID-Nummer)

2.2.2 Kontaktdaten für Privatpersonen

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Beschreibung
Nummer	Alphanumerisch	Nein	Automatisch generierte eindeutige Identifikation
Typ	Auswahl	Ja	Gewählter Kontakttyp
Anrede	Auswahl	Nein	Herr, Frau, Divers
Vorname	Text	Ja	Vorname der Person
Nachname	Text	Ja	Nachname der Person
E-Mail-Adresse	Text	Nein	E-Mail-Adresse (RFC 5322 konform)
Telefonnummer	Text	Nein	Telefonnummer (international oder national)

Profilbild:

• Upload über Kamera-Symbol
• Unterstützte Formate: JPG, PNG
• Maximale Dateigröße: 2 MB
• Empfohlene Auflösung: 200x200 Pixel
• Verwendung: Visuelle Identifikation in Listen und Dokumenten

2.2.3 Kontaktdaten für Unternehmen

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Beschreibung
Nummer	Alphanumerisch	Nein	Automatisch generierte eindeutige Identifikation
Typ	Auswahl	Ja	Firmenkunde, Lieferant, Partner oder Interessent
Unternehmensname	Text	Ja	Offizielle Firmenbezeichnung
E-Mail-Adresse	Text	Nein	Zentrale Unternehmens-E-Mail
Telefonnummer	Text	Nein	Zentrale Telefonnummer

Hinweis: Individuelle Ansprechpartner mit direkten Kontaktdaten werden im Registerreiter "Personen" erfasst.

2.3 Registerreiter "Adresse"

2.3.1 Adresserfassung für Privatpersonen

Wohnadresse (Rechnungsadresse):

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Beschreibung
Adresse Zeile 1	Text	Nein	Straße und Hausnummer
Adresse Zeile 2	Text	Nein	Adresszusatz (z.B. "bei Müller", "Hinterhaus")
Postleitzahl	Text	Nein	Postleitzahl
Stadt	Text	Nein	Ortsname
Land	Auswahl	Nein	Länderwahl mit Flaggen-Visualisierung

Abweichende Lieferadresse:

Option: "Die Lieferadresse ist unterschiedlich zur Wohnadresse"

Bei Aktivierung dieser Option werden zusätzliche Adressfelder für die Lieferadresse eingeblendet:

• Adresse Zeile 1 (Lieferadresse)
• Adresse Zeile 2 (Lieferadresse)
• Postleitzahl (Lieferadresse)
• Stadt (Lieferadresse)
• Land (Lieferadresse)

Anwendungsfälle:

• Lieferung an Arbeitsadresse
• Lieferung an Urlaubsadresse
• Lieferung an Packstation
• Lieferung an Drittstelle

2.3.2 Adresserfassung für Unternehmen

Geschäftsadresse (Rechnungsadresse):

Identische Feldstruktur wie bei Privatpersonen, jedoch mit anderer Bezeichnung:

• Adresse Zeile 1: Straße und Hausnummer des Firmensitzes
• Adresse Zeile 2: Zusatzinformationen (z.B. "Gebäude A", "3. OG", "Abteilung Einkauf")

Abweichende Lieferadresse:

Option: "Die Lieferadresse ist unterschiedlich zur Geschäftsadresse"

Verwendung für:

• Lieferung an Lager oder Logistikzentrum
• Lieferung an Filialen
• Lieferung an Baustellen
• Lieferung an Produktionsstätten

Hinweis: Für Unternehmen mit mehreren Lieferadressen kann die primäre Lieferadresse hier hinterlegt werden. Weitere Lieferadressen können über Custom Fields oder separate Kontakte verwaltet werden.

2.4 Registerreiter "Personen"

Verfügbarkeit: Dieser Registerreiter ist ausschließlich bei Kontakten mit Klassifizierung "Unternehmen" verfügbar.

2.4.1 Ansprechpartner hinzufügen

Klicken Sie auf "+ Person hinzufügen" um einen neuen Ansprechpartner zu erfassen.

Feldspezifikationen:

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Beschreibung
Vorname	Text	Ja	Vorname des Ansprechpartners
Nachname	Text	Ja	Nachname des Ansprechpartners
E-Mail-Adresse	Text	Nein	Direkte E-Mail-Adresse
Telefonnummer	Text	Nein	Durchwahl oder Mobilnummer
Abteilung	Text	Nein	Organisationseinheit oder Funktion

2.4.2 Ansprechpartner-Verwaltung

Tabellenansicht:

• Übersichtliche Darstellung aller Ansprechpartner
• Sortierung nach Nachname
• Schnellzugriff auf Kontaktdaten

Verfügbare Aktionen:

• Bearbeiten: Änderung der Ansprechpartner-Daten
• Löschen: Entfernung des Ansprechpartners

Verwendung:

• Zuordnung von Kontaktpersonen zu Belegen
• Direkte Kommunikation mit spezifischen Ansprechpartnern
• Abteilungs- oder funktionsspezifische Kontaktaufnahme

2.5 Registerreiter "Zahlungsdetails"

2.5.1 Bankverbindung

Für alle Kontakttypen verfügbar:

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Format	Beschreibung
IBAN	Text	Nein	ISO 13616	Internationale Bankkontonummer
BIC	Text	Nein	ISO 9362	Bank Identifier Code (SWIFT-Code)
Bank	Text	Nein	Freitext	Name des Kreditinstituts

Validierung:

• IBAN-Format-Prüfung gemäß ISO 13616
• Automatische Ländercode-Erkennung
• BIC-Format-Validierung gemäß ISO 9362

Verwendung:

• SEPA-Lastschriftmandate
• Rückerstattungen
• Lieferantenzahlungen

2.5.2 Steuerinformationen (nur Unternehmen)

Zusätzlich bei Klassifizierung "Unternehmen":

Feldname	Datentyp	Pflichtfeld	Format	Beschreibung
USt-IdNr.	Text	Nein	Länderspezifisch	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Gültige Formate:

Österreich:

• Format: ATU + 8 Ziffern
• Beispiel: ATU12345678
• Verwendung: Innergemeinschaftliche Lieferungen

Deutschland:

• Format: DE + 9 Ziffern
• Beispiel: DE123456789
• Verwendung: Reverse-Charge-Verfahren

Weitere EU-Länder:

• Länderspezifische Formate gemäß EU-Verordnung
• Automatische Format-Validierung

Wichtigkeit für B2B-Geschäfte:

Die UID-Nummer ist erforderlich für:

• Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)
• Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 19 UStG
• Korrekte Mehrwertsteuerberechnung bei grenzüberschreitenden Geschäften

Validierung:

• Automatische Format-Prüfung
• VIES-Validierung (VAT Information Exchange System) bei EU-Nummern
• Warnhinweis bei ungültigen oder nicht validierbaren Nummern

2.6 Registerreiter "Datenfelder"

2.6.1 Individuelle Datenfelder

Dieser Registerreiter ermöglicht die Definition kundenspezifischer Datenfelder für individuelle Anforderungen.

Funktionalität:

• Klick auf "+ Hinzufügen" erstellt neues Datenfeld
• Freie Definition von Feldname und Wert
• Unbegrenzte Anzahl an Custom Fields
• Keine Typbeschränkung (Freitext)

Tabellenstruktur:

Spalte	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Datenfelds
Wert	Inhalt des Datenfelds
Aktionen	Löschen-Funktion

Anwendungsfälle:

Systemintegration:

• Legacy-Kundennummern aus Altsystemen
• Externe Referenz-IDs
• Mapping zu anderen Systemen

Geschäftsspezifische Informationen:

• Branchenkategorisierung
• Kundensegmentierung
• Rabattgruppen
• Zahlungsbedingungen
• Lieferbedingungen

Organisatorische Informationen:

• Vertriebsgebiete
• Zuständige Sachbearbeiter
• Besondere Vereinbarungen
• Notizen und Erinnerungen

Technische Details:

• Feldname: Max. 100 Zeichen
• Feldwert: Max. 500 Zeichen
• Keine Beschränkung der Feldanzahl
• Keine automatische Validierung von Werten

3. Speicherung und Verwaltung

3.1 Kontakt speichern

Nach vollständiger Erfassung aller relevanten Daten:

Speichervorgang:

1. Klick auf Schaltfläche "Erstellen"
2. Automatische Validierung aller Pflichtfelder
3. Format-Validierung (E-Mail, IBAN, UID-Nummer)
4. Speicherung in Datenbank
5. Automatische Indexierung für Suchfunktion
6. Weiterleitung zur Kontaktübersicht

Alternative: Klick auf "Abbrechen" verwirft alle Eingaben ohne Speicherung.

Post-Processing:

• Kontakt erscheint sofort in relevanten Listen
• Verfügbar für Belegerfassung (Rechnungen, Angebote)
• Indexiert für Volltextsuche
• Zugriff über API (sofern aktiviert)

3.2 Kontaktsuche

Suchfunktion:

• Volltextsuche über alle relevanten Felder
• Suchfelder: Name, Nummer, E-Mail, Adresse, Telefon
• Echtzeit-Filterung während der Eingabe
• Keine Mindestanzahl von Zeichen erforderlich

Suchtipps:

• Teilwortsuche möglich (z.B. "Müll" findet "Müller")
• Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert
• Sonderzeichen werden normalisiert

3.3 Kontaktfilterung

Filter-Optionen:

Registerreiter-basierte Filterung:

• "Alle": Zeigt sämtliche Kontakte (keine Filterung)
• "Kunden": Filtert Privatkunden und Firmenkunden
• "Lieferanten": Zeigt ausschließlich Lieferanten
• "Andere": Zeigt Partner und Interessenten

Kombinierte Filter:

• Kombination aus Registerreiter-Filter und Volltextsuche möglich
• Dynamische Aktualisierung der Ergebnisliste

3.4 Kontakt bearbeiten

Bearbeitungsprozess:

1. Klick auf gewünschten Kontakt in der Liste
2. Öffnung des Bearbeitungsdialogs (identischer Aufbau wie Erfassungsdialog)
3. Navigation zu relevanten Registerreitern
4. Änderung der Daten
5. Speicherung durch Klick auf "Speichern"

Versionierung:

• Änderungen werden protokolliert
• Zeitstempel der letzten Änderung
• Benutzer der letzten Änderung (bei Mehrbenutzersystemen)

Hinweis: Änderungen an Kontaktdaten wirken sich auf zukünftige Belege aus. Bereits erstellte Belege behalten die zum Erstellungszeitpunkt gültigen Daten.

4. Kontaktimport

4.1 CSV-Import

Für die Migration größerer Datenbestände steht eine CSV-Import-Funktion zur Verfügung.

Zugriff:

• Dropdown-Menü "Spaltensichtbarkeit"
• Option "Importieren"

Unterstützte Datenfelder:

• Alle unter Abschnitt 2 beschriebenen Felder
• Detaillierte Import-Spezifikation siehe separates Dokument "Datenimport"

4.2 SmartScan-Funktion

Mehr erfahren

KI-gestützte Visitenkartenerkennung:

• Automatische Texterkennung (OCR)
• Intelligente Feldzuordnung
• Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch
• Erfassung von: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Unternehmensname

Verwendung:

1. Klick auf "SmartScan"
2. Foto der Visitenkarte aufnehmen oder hochladen
3. Automatische Datenextraktion
4. Manuelle Überprüfung und Korrektur
5. Speicherung des Kontakts

5. Häufig gestellte Fragen

Können Kontakte aus anderen Systemen importiert werden?

Ja, die CSV-Import-Funktion ermöglicht die Migration von Kontakten aus Drittsystemen. Die Datei muss im spezifizierten CSV-Format vorliegen (siehe Dokumentation "Datenimport").

Gibt es eine Beschränkung der Kontaktanzahl?

Nein, die Anzahl der Kontakte ist unbegrenzt. Das System ist für große Datenbestände optimiert und kann problemlos mehrere zehntausend Kontakte verwalten.

Wie erfolgt die automatische Nummernvergabe?

Kontaktnummern werden fortlaufend generiert (001, 002, 003...). Die Nummerierung ist pro Mandant separat und kann in den Systemeinstellungen konfiguriert werden (Präfix, Startwert, Format).

Wird die UID-Nummer automatisch validiert?

Ja, bei Eingabe einer UID-Nummer erfolgt eine Format-Validierung. Bei EU-UID-Nummern wird zusätzlich eine VIES-Validierung durchgeführt (Online-Abfrage beim EU-System). Bei ungültigen Nummern erscheint ein Warnhinweis.

Können Kontakte gelöscht werden?

Ja, Kontakte können gelöscht werden, sofern sie nicht in Belegen referenziert sind. Bei Referenzierung in Belegen erfolgt eine Warnung und es wird empfohlen, den Kontakt stattdessen zu deaktivieren.

Wie werden Duplikate verhindert?

Das System prüft bei der Speicherung auf potentielle Duplikate (gleicher Name, gleiche E-Mail). Bei Verdacht auf Duplikate erscheint eine Warnung mit der Option, den bestehenden Kontakt zu öffnen oder einen neuen anzulegen.

Können mehrere Benutzer gleichzeitig denselben Kontakt bearbeiten?

Das System verwendet Optimistic Locking. Bei gleichzeitiger Bearbeitung wird der Benutzer, der später speichert, über Änderungen durch andere Benutzer informiert und kann entscheiden, ob seine Änderungen überschrieben werden sollen.

Wie lange werden gelöschte Kontakte aufbewahrt?

Gelöschte Kontakte werden 30 Tage im System vorgehalten (Soft Delete) und können in diesem Zeitraum wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen erfolgt die endgültige Löschung gemäß DSGVO.