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Kontakte zuweisen

Verknüpfen Sie Kontakte intelligent mit Mitarbeitern, Aufträgen und Projekten für effiziente Zusammenarbeit.

Kontakte Mitarbeitern zuweisen​

Teilen Sie Kontakte Ihrem Vertriebsteam zu:

  1. Öffnen Sie den Kontakt
  2. Klicken Sie auf "Mitarbeiter zuweisen"
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter
  4. Definieren Sie die Rolle (Hauptverantwortlicher, Vertretung)

Mitarbeiter zuweisen

Rollen:

  • 👔 Account Manager – Hauptverantwortlicher
  • 🤝 Vertriebsmitarbeiter – Zusätzlicher Ansprechpartner
  • 📞 Kundendienst – Support-Kontakt
  • 🔧 Techniker – Bei technischen Projekten
Benachrichtigungen

Der zugewiesene Mitarbeiter erhält automatisch eine Benachrichtigung.

Automatische Zuweisung​

Definieren Sie Regeln für automatische Zuordnung:

Nach Region:

  • PLZ-Bereiche definierten Mitarbeitern zuweisen
  • z.B. Wien → Mitarbeiter A, Graz → Mitarbeiter B

Nach Branche:

  • Bestimmte Branchen automatisch zuweisen
  • z.B. IT-Branche → Mitarbeiter mit IT-Expertise

Nach Umsatz:

  • Großkunden → Senior Account Manager
  • Kleinere Kunden → Standard Vertrieb

Automatische Zuweisung

Round-Robin

Verteilen Sie neue Kontakte gleichmäßig im Team nach Round-Robin-Prinzip.

Kontakte zu Aufträgen zuordnen​

Verknüpfen Sie Kontakte mit bestehenden Aufträgen:

Beim Auftrag erstellen:

  • Kontakt wird automatisch verknüpft
  • Alle Kontaktdaten übernommen

Nachträglich zuordnen:

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Wählen Sie "Kontakt ändern"
  3. Suchen Sie den gewünschten Kontakt
  4. Verknüpfung wird erstellt

Kontakt zu Auftrag

Kontakte zu Projekten zuweisen​

Bei Projektarbeit mehrere Kontakte verknüpfen:

Projekt-Rollen:

  • 🎯 Auftraggeber – Hauptkontakt
  • 👨‍💼 Projektleiter (beim Kunden)
  • 👥 Team-Mitglieder (beim Kunden)
  • 📋 Freigabe-Berechtigte

Vorteile:

  • Alle Beteiligten auf einen Blick
  • Automatische Benachrichtigungen
  • Zugriff auf Projektdokumente

Projekt-Zuordnung

Projekt-Portal

Geben Sie externen Kontakten Zugriff auf ein Kundenportal für das Projekt.

Kontakte zu Dokumenten verknüpfen​

Ordnen Sie Kontakte bestimmten Dokumenten zu:

Ansprechpartner für Dokument:

  • Wählen Sie spezifischen Ansprechpartner
  • Nicht immer Hauptkontakt verwenden
  • z.B. Rechnung → Buchhaltung, Technik → Techniker

Beispiele:

  • Angebot → Einkaufsleiter
  • Rechnung → Buchhaltungsabteilung
  • Lieferschein → Wareneingang
  • Technische Doku → Technischer Leiter

Dokument-Zuordnung

Kundengruppen erstellen​

Fassen Sie Kontakte zu Gruppen zusammen:

Beispiel-Gruppen:

  • Premium-Kunden – VIP-Kunden mit besonderem Service
  • Branchen-Gruppen – z.B. "Automotive", "IT", "Handel"
  • Regionen – "Österreich Ost", "Deutschland Süd"
  • Kampagnen – "Messe 2024", "Newsletter Q1"

Vorteile:

  • Massen-E-Mails versenden
  • Gruppenrabatte vergeben
  • Gemeinsame Auswertungen

Kundengruppen

Dynamische Gruppen

Erstellen Sie Gruppen mit automatischen Regeln, z.B. "Alle Kunden > 10.000€ Umsatz".

Vertretungsregelungen​

Definieren Sie Vertretungen bei Abwesenheit:

  1. Wählen Sie "Vertretung einrichten"
  2. Definieren Sie Zeitraum (z.B. Urlaub)
  3. Wählen Sie vertretenden Mitarbeiter
  4. Alle Benachrichtigungen gehen an Vertretung

Vertretung einrichten

Während der Vertretung:

  • Vertretung sieht alle Kontakte
  • Kann Aufträge bearbeiten
  • Erhält alle Benachrichtigungen
  • Nach Rückkehr: Automatisch zurück

Berechtigungen und Zugriff​

Steuern Sie, wer welche Kontakte sehen kann:

Zugriffs-Level:

  • Privat – Nur zugewiesener Mitarbeiter
  • Team – Alle im gleichen Team
  • Firma – Alle Mitarbeiter
  • Eingeschränkt – Nur bei aktiven Aufträgen

Berechtigungen

Datenschutz

Achten Sie auf DSGVO-konforme Zugriffsbeschränkungen.

Kontakt-Übergabe​

Bei Mitarbeiterwechsel Kontakte übergeben:

  1. Wählen Sie "Kontakt übergeben"
  2. Wählen Sie neuen verantwortlichen Mitarbeiter
  3. Optional: Übergabe-Notiz hinzufügen
  4. Bestätigen Sie die Übergabe

Was passiert:

  • Neuer Mitarbeiter wird informiert
  • Alle Aufträge bleiben verknüpft
  • Historie bleibt erhalten
  • Übergabe wird protokolliert

Kontakt übergeben

Gemeinsame Bearbeitung​

Arbeiten Sie im Team an Kontakten:

Features:

  • Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig zugreifen
  • Änderungen werden live synchronisiert
  • Benachrichtigung bei Änderungen
  • Kommentare für interne Kommunikation
Team-Notizen

Nutzen Sie interne Kommentare für Team-Absprachen, die der Kunde nicht sieht.

E-Mail-Benachrichtigungen​

Konfigurieren Sie, wer wann benachrichtigt wird:

Ereignisse:

  • ✉️ Neue E-Mail vom Kontakt
  • 📄 Neues Dokument erstellt
  • 💰 Rechnung bezahlt
  • ⚠️ Überfällige Rechnung
  • 🎂 Geburtstag Ansprechpartner
  • 📅 Fällige Wiedervorlage

Benachrichtigungen

Team-Dashboard​

Übersicht für Führungskräfte:

  • Kontaktverteilung im Team
  • Aktivitäten pro Mitarbeiter
  • Umsatz pro Account Manager
  • Offene Aufgaben pro Person
  • Performance-Vergleich

Team-Dashboard

Performance-Tracking

Verfolgen Sie KPIs wie Antwortzeiten, Abschlussquoten und Kundenzufriedenheit.

Nächste Schritte​