Dokumente zuweisen
Verknüpfen Sie alle relevanten Dokumente mit Ihren Aufträgen und behalten Sie die komplette Dokumentenhistorie im Blick.
Automatische Dokumentenverknüpfung
Viele Dokumente werden automatisch mit Aufträgen verknüpft:
- ✅ Angebot → Automatisch verknüpft bei Umwandlung in Auftrag
- ✅ Auftragsbestätigung → Automatisch beim Erstellen verknüpft
- ✅ Lieferschein → Automatisch beim Erstellen aus Auftrag
- ✅ Rechnung → Automatisch beim Erstellen aus Auftrag
Alle mit einem Auftrag verknüpften Dokumente sind in der Auftragsansicht sofort sichtbar.
Dokument manuell zuweisen
Fügen Sie zusätzliche Dokumente hinzu:
- Öffnen Sie den Auftrag
- Gehen Sie zum Tab "Dokumente"
- Klicken Sie auf "Dokument hinzufügen"
- Wählen Sie ein bestehendes Dokument oder laden Sie eine Datei hoch
Dokumententypen
Typische Dokumente in einem Auftrag:
| Dokumenttyp | Beschreibung |
|---|---|
| Angebot | Ursprüngliches Angebot |
| Auftragsbestätigung | Bestätigung an Kunden |
| Lieferschein | Versandbeleg |
| Rechnung | Abrechnung |
| Mahnung | Zahlungserinnerung |
| Gutschrift | Erstattung/Korrektur |
| E-Mails | Kundenkommunikation |
| Anhänge | Zusätzliche Dateien |
Dateien hochladen
Laden Sie externe Dokumente hoch:
- Technische Zeichnungen
- Produktspezifikationen
- Verträge und Vereinbarungen
- Fotos
- E-Mail-Korrespondenz
Unterstützte Formate: PDF, Word, Excel, Bilder (JPG, PNG), ZIP
Ziehen Sie Dateien einfach per Drag & Drop in die Auftragsansicht.
Dokumentenstatus verfolgen
Sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente erstellt wurden:
- ✅ Angebot erstellt
- ✅ Auftragsbestätigung versendet
- ⏳ Lieferschein ausstehend
- ⏳ Rechnung ausstehend
E-Mails zuordnen
Verknüpfen Sie E-Mail-Kommunikation mit dem Auftrag:
- E-Mails werden automatisch erkannt und zugeordnet
- Manuelle Zuordnung über E-Mail-Client möglich
- Komplette Kommunikationshistorie an einem Ort
Mit der Outlook-Integration werden E-Mails automatisch den richtigen Aufträgen zugeordnet.
Dokumente erstellen aus Auftrag
Erstellen Sie neue Dokumente direkt aus dem Auftrag:
Auftragsbestätigung erstellen:
- Klicken Sie auf "Auftragsbestätigung erstellen"
- Vorlage wird automatisch mit Auftragsdaten gefüllt
- Prüfen Sie und senden Sie das Dokument
Lieferschein erstellen:
- Klicken Sie auf "Lieferschein erstellen"
- Wählen Sie die zu liefernden Positionen
- Dokument wird erstellt und verknüpft
Rechnung erstellen:
- Klicken Sie auf "Rechnung erstellen"
- Alle Daten werden übernommen
- Rechnung ist automatisch mit Auftrag verknüpft
Dokumentenvorschau
Öffnen Sie Dokumente direkt in der Auftragsansicht:
- PDF-Vorschau im Browser
- Schnelle Navigation zwischen Dokumenten
- Download als ZIP-Archiv
Versionierung
Bei Änderungen werden automatisch Versionen gespeichert:
- Jede Änderung wird protokolliert
- Frühere Versionen bleiben verfügbar
- Nachvollziehbare Dokumentenhistorie
Für Compliance-Zwecke können Sie jederzeit nachvollziehen, wann welche Dokumente erstellt oder geändert wurden.
Nächste Schritte
- Auftragsbestätigungen – Erstellen Sie professionelle Bestätigungen
- Lieferscheine – Verwalten Sie Ihre Lieferungen
- Rechnungen – Rechnen Sie Ihre Aufträge ab