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Eingangsrechnungen scannen

Fotografieren Sie Belege mit der App – die KI erfasst automatisch alle wichtigen Daten wie Betrag, Datum und Lieferant.

Übersicht​

Die KI-gestützte Belegerfassung digitalisiert Ihre Eingangsrechnungen in Sekunden. Statt mühsamer manueller Eingabe erfasst die künstliche Intelligenz alle relevanten Daten automatisch.

KI-Belegerfassung

Zeit sparen

Die automatische Erfassung spart bis zu 90% der Zeit im Vergleich zur manuellen Eingabe.

Funktionsweise​

Wie funktioniert die KI-Erkennung?​

Die KI analysiert Ihre Belege in mehreren Schritten:

KI-Prozess

1. Texterkennung (OCR)

  • Automatische Erkennung aller Textinhalte
  • Auch bei schlechter Bildqualität
  • Handschriften und gedruckte Texte

2. Intelligente Datenextraktion

  • Identifikation von Schlüsselinformationen
  • Strukturierung der Daten
  • Zuordnung zu Datenfeldern

3. Validierung

  • Plausibilitätsprüfung
  • Konsistenzcheck
  • Automatische Fehlerkorrektur

4. Speicherung

  • Automatisches Ablegen im System
  • Verknüpfung mit Lieferant
  • Buchungsvorschlag erstellen
Machine Learning

Die KI lernt mit jeder Rechnung dazu und wird immer präziser.

Rechnung fotografieren (Mobile App)​

Mit dem Smartphone scannen​

So erfassen Sie Belege unterwegs:

Rechnung fotografieren

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffnen Sie die Siotrix App
  2. Tippen Sie auf "Beleg scannen"
  3. Fotografieren Sie die Rechnung
  4. KI verarbeitet das Bild automatisch
  5. Prüfen Sie die erkannten Daten
  6. Speichern Sie die Rechnung

Tipps für beste Ergebnisse:

  • Gute Beleuchtung
  • Rechnung flach auslegen
  • Alle vier Ecken im Bild
  • Kamera gerade halten
  • Hohe Auflösung verwenden
Auto-Zuschnitt

Die KI erkennt automatisch die Rechnungsgrenzen und schneidet das Bild zu.

Rechnung hochladen (Desktop)​

PDF oder Bild hochladen​

Laden Sie Rechnungen vom Computer hoch:

Rechnung hochladen

Vorgehen:

  1. Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen
  2. Klicken Sie auf "Rechnung hochladen"
  3. Wählen Sie Datei aus (PDF, JPG, PNG)
  4. KI verarbeitet das Dokument
  5. Überprüfen Sie die Daten
  6. Speichern Sie die Rechnung

Unterstützte Formate:

  • PDF (mehrseitig möglich)
  • JPG / JPEG
  • PNG
  • TIFF
  • Auch eingescannte Dokumente

Erkannte Daten​

Was wird automatisch erfasst?​

Die KI erkennt alle wichtigen Informationen:

Erkannte Daten

Pflichtangaben:

  • ✅ Rechnungsnummer
  • ✅ Rechnungsdatum
  • ✅ Fälligkeitsdatum
  • ✅ Lieferant / Absender
  • ✅ Lieferantenadresse
  • ✅ UID-Nummer
  • ✅ Rechnungsbetrag (Brutto)
  • ✅ Nettobetrag
  • ✅ Mehrwertsteuersatz
  • ✅ Mehrwertsteuerbetrag

Zusätzliche Informationen:

  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingungen
  • Bestellnummer
  • Kundennummer
  • Einzelpositionen (optional)
  • Lieferdatum
  • Leistungszeitraum
Hohe Genauigkeit

Die Erkennungsrate liegt bei über 95% – auch bei komplexen Rechnungen.

Daten überprüfen​

Erfasste Daten kontrollieren​

Nach der KI-Verarbeitung prüfen Sie die Daten:

Datenprüfung

Prüfmaske:

  • Alle erkannten Felder werden angezeigt
  • Unsichere Erkennungen sind markiert (orange)
  • Original-Rechnung zur Ansicht daneben
  • Korrekturmöglichkeit für alle Felder

Konfidenz-Anzeige:

  • 🟢 Grün: Sehr sicher (>95%)
  • 🟡 Orange: Unsicher (80-95%)
  • 🔴 Rot: Überprüfung erforderlich (80%)
Schnellkorrektur

Unsichere Erkennungen sind bereits vorausgewählt für schnelle Korrektur.

Lieferant zuordnen​

Automatische Lieferantenerkennung​

Die KI versucht automatisch den Lieferanten zuzuordnen:

Lieferantenzuordnung

Automatische Zuordnung:

  • Bei bekannten Lieferanten: Automatisch verknüpft
  • Bei neuen Lieferanten: Vorschlag zur Neuanlage
  • Bei ähnlichen Lieferanten: Auswahlmöglichkeit

Neuer Lieferant:

  1. KI erkennt: "Lieferant nicht bekannt"
  2. Klicken Sie auf "Als neuen Lieferant anlegen"
  3. Alle Daten sind bereits ausgefüllt
  4. Ergänzen Sie fehlende Informationen
  5. Speichern Sie den Lieferanten
Intelligente Dubletten-Erkennung

Die KI warnt vor ähnlichen Lieferanten, um Dubletten zu vermeiden.

Positionen erfassen​

Rechnungspositionen automatisch erkennen​

Bei Bedarf kann die KI auch einzelne Positionen erfassen:

Positionserkennung

Erkannte Position-Details:

  • Positionsnummer
  • Artikelbeschreibung
  • Menge
  • Einzelpreis
  • Gesamtpreis
  • MwSt-Satz

Aktivierung:

  1. Aktivieren Sie "Positionen erfassen"
  2. KI analysiert Rechnungstabelle
  3. Alle Positionen werden aufgelistet
  4. Korrigieren Sie bei Bedarf
  5. Speichern Sie die Rechnung
Zeitersparnis

Besonders nützlich bei umfangreichen Rechnungen mit vielen Positionen.

Stapelverarbeitung​

Mehrere Rechnungen auf einmal​

Verarbeiten Sie mehrere Belege gleichzeitig:

Stapelverarbeitung

Batch-Upload:

  1. Navigieren Sie zu "Stapelverarbeitung"
  2. Laden Sie mehrere Dateien hoch (oder ZIP)
  3. KI verarbeitet alle Dokumente parallel
  4. Übersicht aller erkannten Rechnungen
  5. Prüfen Sie Rechnung für Rechnung
  6. Speichern Sie alle auf einmal

Zeitersparnis:

  • 10 Rechnungen in 2-3 Minuten
  • Statt 30-40 Minuten manuell
  • Bis zu 90% schneller
Monatsabschluss

Ideal für die schnelle Verarbeitung am Monatsende.

E-Mail-Import​

Rechnungen direkt aus E-Mails​

Importieren Sie Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach:

E-Mail-Import

Automatischer E-Mail-Import:

  1. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto
  2. Siotrix überwacht Posteingang
  3. Anhänge (PDF, Bilder) werden erkannt
  4. Automatische KI-Verarbeitung
  5. Benachrichtigung über neue Rechnungen

Manuelle E-Mail-Weiterleitung:

  • Leiten Sie Rechnung an spezielle E-Mail-Adresse weiter
  • Format: invoices@ihre-firma.siotrix.app
  • Automatische Verarbeitung
  • Bestätigungs-E-Mail nach Erfassung
Postfach-Integration

Die E-Mail-Integration reduziert manuelle Schritte auf ein Minimum.

Buchungsvorschlag​

Automatische Kontierung​

Die KI schlägt die richtige Buchung vor:

Buchungsvorschlag

Intelligente Kontierung:

  • KI lernt aus früheren Buchungen
  • Erkennt Kategorien automatisch
  • Schlägt Kostenstellen vor
  • Weist MwSt-Konten zu

Buchungsvorschlag anpassen:

  1. Prüfen Sie vorgeschlagenes Konto
  2. Ändern Sie bei Bedarf
  3. KI lernt aus Ihrer Korrektur
  4. Nächstes Mal wird es korrekt vorgeschlagen
Selbstlernend

Je mehr Sie nutzen, desto intelligenter wird die Kontierung.

Validierung und Prüfung​

Automatische Plausibilitätsprüfung​

Die KI prüft Ihre Rechnungen auf Fehler:

Validierung

Automatische Checks:

  • ✅ Rechnungsbetrag = Netto + MwSt?
  • ✅ UID-Nummer gültig?
  • ✅ Pflichtangaben vollständig?
  • ✅ Fälligkeitsdatum plausibel?
  • ✅ Doppelte Rechnung?

Warnungen:

  • ⚠️ Rechnungsnummer bereits vorhanden
  • ⚠️ Ungewöhnlich hoher Betrag
  • ⚠️ Lieferant nicht in Stammdaten
  • ⚠️ Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit
Dubletten-Check

Die KI warnt automatisch vor doppelten Rechnungen.

Qualitätskontrolle​

Unscharfe oder schlechte Bilder​

Bei schlechter Bildqualität hilft die KI:

Bildverbesserung

Automatische Bildverbesserung:

  • Helligkeitsanpassung
  • Kontrastoptimierung
  • Entrauschen
  • Perspektivkorrektur
  • Schärfen

Wenn Erkennung fehlschlägt:

  1. Neu fotografieren / scannen
  2. Bessere Beleuchtung verwenden
  3. Höhere Auflösung wählen
  4. Manuell nachtragen
Bildqualität

Je besser das Bild, desto präziser die Erkennung.

Archivierung​

Automatisches Ablegen​

Erkannte Rechnungen werden automatisch archiviert:

Archivierung

GoBD-konforme Archivierung:

  • Unveränderbare Speicherung
  • Revisionssichere Ablage
  • Volltext-Durchsuchbarkeit
  • Verknüpfung mit Buchung
  • 10 Jahre aufbewahrt

Auffindbarkeit:

  • Suche nach Lieferant
  • Suche nach Betrag
  • Suche nach Datum
  • Volltextsuche im Dokument

Export für Buchhaltung​

Daten an Steuerberater übermitteln​

Exportieren Sie erfasste Rechnungen:

Export

Export-Formate:

  • DATEV: Für Steuerberater
  • Excel: Für eigene Auswertungen
  • CSV: Universelles Format
  • PDF-Sammlung: Alle Belege

Was wird exportiert:

  • Rechnungsdaten
  • Buchungsvorschläge
  • Original-Dokumente
  • Zahlungsstatus

Kosten und Abrechnung​

KI-Credits und Preise​

Die Belegerfassung wird nach Nutzung abgerechnet:

Kosten

Preismodell:

  • Pro erfasste Seite
  • Monatliches Kontingent inklusive
  • Zusätzliche Credits bei Bedarf
  • Transparente Abrechnung

Inklusiv-Kontingent:

  • Bis zu 100 Seiten/Monat frei
  • Danach 0,10 EUR/Seite
  • Keine versteckten Kosten
Kostenersparnis

Trotz KI-Kosten sparen Sie durch eingesparte Arbeitszeit deutlich.

Tipps für beste Ergebnisse​

Best Practices​

Best Practices

Fotografieren: ✅ Gute Beleuchtung ✅ Flache Unterlage ✅ Kamera gerade halten ✅ Alle Ecken sichtbar ✅ Hohe Auflösung

❌ Schatten vermeiden ❌ Nicht geknickt ❌ Nicht unscharf ❌ Nicht zu klein

Scannen: ✅ 300 DPI oder höher ✅ Farbe oder Graustufen ✅ PDF bevorzugt ✅ Mehrseitig als ein PDF

Qualität:

  • Je besser die Qualität, desto präziser die Erkennung
  • Bei Unsicherheit: Mehrere Bilder machen
  • Original-Beleg aufheben (Aufbewahrungspflicht)

Häufige Fragen:

Wie genau ist die KI-Erkennung?
Die Erkennungsrate liegt bei über 95%. Unsichere Erkennungen werden markiert zur manuellen Prüfung.

Was passiert bei schlechter Bildqualität?
Die KI versucht automatische Bildverbesserung. Bei sehr schlechter Qualität empfehlen wir neu zu fotografieren.

Kann die KI auch handschriftliche Rechnungen erkennen?
Ja, moderne KI erkennt auch Handschriften, allerdings mit etwas geringerer Genauigkeit.

Werden mehrseitige PDFs unterstützt?
Ja, die KI verarbeitet mehrseitige Dokumente automatisch.

Was kostet die KI-Belegerfassung?
Bis zu 100 Seiten/Monat sind inklusive, danach 0,10 EUR pro Seite.

Wie sicher sind meine Daten?
Alle Daten werden verschlüsselt in EU-Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. DSGVO-konform.

Kann ich die Erkennung verbessern?
Ja, die KI lernt aus Ihren Korrekturen und wird mit der Zeit immer präziser.