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Bestellungen importieren

Importieren Sie Bestellungen aus E-Mails oder PDF-Dateien – automatisch und fehlerfrei.

Übersicht​

Die KI-gestützte Bestellerfassung digitalisiert eingehende Bestellungen automatisch. Statt manueller Übertragung erkennt die künstliche Intelligenz alle relevanten Informationen und legt die Bestellung im System an.

Bestellimport

Fehlerfreie Übertragung

Automatische Erfassung eliminiert Tippfehler und spart bis zu 80% der Zeit.

Funktionsweise​

Wie funktioniert der KI-Import?​

Die KI verarbeitet Bestellungen in mehreren Schritten:

KI-Prozess

1. Dokumentenanalyse

  • Erkennung des Dokumententyps
  • Identifikation von Bestellinformationen
  • Strukturierung der Daten

2. Kundenabgleich

  • Automatische Kundenzuordnung
  • Abgleich mit Stammdaten
  • Neue Kunden werden erkannt

3. Positionserkennung

  • Extraktion aller Bestellpositionen
  • Artikelnummern und Bezeichnungen
  • Mengen und Preise
  • Lieferwünsche

4. Validierung

  • Plausibilitätsprüfung
  • Verfügbarkeitsprüfung
  • Automatische Fehlerkorrektur
Intelligente Erkennung

Die KI erkennt verschiedene Bestellformate – von formellen Bestellungen bis zu einfachen E-Mails.

E-Mail-Import​

Bestellungen aus E-Mails importieren​

Die häufigste Quelle für Bestellungen: E-Mail.

E-Mail-Import

Automatischer E-Mail-Import:

  1. Verbinden Sie Ihr Bestellpostfach
  2. Siotrix überwacht eingehende E-Mails
  3. Bestellungen werden automatisch erkannt
  4. KI extrahiert alle Daten
  5. Sie erhalten Benachrichtigung zur Prüfung

Unterstützte E-Mail-Formate:

  • Formelle Bestellung als PDF-Anhang
  • Bestelltext direkt in E-Mail
  • Bestellung als Word-Dokument
  • Bestellung als Excel-Datei
  • Bestellung in E-Mail-Signatur
Intelligente Filter

Die KI unterscheidet automatisch zwischen Bestellungen, Anfragen und sonstigen E-Mails.

PDF-Upload​

Bestellung als PDF hochladen​

Laden Sie Bestellungen manuell hoch:

PDF-Upload

Vorgehen:

  1. Navigieren Sie zu Bestellungen
  2. Klicken Sie auf "Bestellung importieren"
  3. Wählen Sie PDF-Datei aus
  4. KI verarbeitet das Dokument
  5. Überprüfen Sie die erkannten Daten
  6. Bestätigen Sie die Bestellung

Erkannte Formate:

  • Standardisierte Bestellformulare
  • Freitext-Bestellungen
  • Tabellarische Bestellungen
  • Handschriftliche Bestellungen (eingescannt)
  • Mehrseitige Dokumente

Erkannte Daten​

Was wird automatisch erfasst?​

Die KI extrahiert alle relevanten Bestellinformationen:

Erkannte Daten

Kundendaten:

  • ✅ Firmenname
  • ✅ Ansprechpartner
  • ✅ Bestelladresse
  • ✅ Lieferadresse (falls abweichend)
  • ✅ E-Mail und Telefon
  • ✅ Kundennummer (falls vorhanden)

Bestelldaten:

  • ✅ Bestellnummer des Kunden
  • ✅ Bestelldatum
  • ✅ Gewünschtes Lieferdatum
  • ✅ Zahlungsbedingungen
  • ✅ Lieferbedingungen
  • ✅ Besondere Hinweise

Bestellpositionen:

  • ✅ Artikelnummer
  • ✅ Artikelbezeichnung
  • ✅ Menge
  • ✅ Gewünschter Preis
  • ✅ Liefertermin pro Position
  • ✅ Bemerkungen
Hohe Genauigkeit

Auch bei komplexen Bestellungen mit vielen Positionen liegt die Erkennungsrate über 90%.

Kundenabgleich​

Automatische Kundenzuordnung​

Die KI ordnet Bestellungen automatisch dem richtigen Kunden zu:

Kundenabgleich

Bestandskunde erkannt:

  • Automatische Zuordnung
  • Übernahme aller Stammdaten
  • Prüfung Preisvereinbarungen
  • Prüfung Kreditlimit

Neuer Kunde:

  1. KI erkennt: "Kunde nicht bekannt"
  2. Kundenvorschlag wird erstellt
  3. Sie prüfen die Daten
  4. Legen Kunden mit einem Klick an
  5. Bestellung wird verknüpft

Ähnliche Kunden:

  • KI zeigt ähnliche Kunden zur Auswahl
  • Vermeidung von Dubletten
  • Manuelle Zuordnung möglich
Intelligente Dubletten-Prüfung

Die KI warnt vor ähnlichen Firmennamen und verhindert Dubletten.

Positionserkennung​

Bestellpositionen automatisch erfassen​

Die KI extrahiert alle bestellten Artikel:

Positionserkennung

Erkannte Informationen pro Position:

  • Positionsnummer
  • Artikelnummer (Kunde oder eigene)
  • Artikelbezeichnung
  • Menge und Einheit
  • Gewünschter Einzelpreis
  • Gewünschter Gesamtpreis
  • Liefertermin
  • Besondere Anforderungen

Artikelabgleich:

  • Automatische Zuordnung zu Stammdaten
  • Bei bekannten Artikelnummern: Direkt verknüpft
  • Bei neuen Artikeln: Vorschlag zur Neuanlage
  • Bei ähnlichen Artikeln: Auswahlmöglichkeit
Verfügbarkeit

Die KI prüft automatisch die Verfügbarkeit Ihrer Artikel.

Daten überprüfen und korrigieren​

Erfasste Bestellung prüfen​

Nach der KI-Verarbeitung kontrollieren Sie die Daten:

Datenprüfung

Prüfmaske:

  • Original-Bestellung zur Ansicht
  • Alle erkannten Felder editierbar
  • Unsichere Erkennungen markiert
  • Fehlende Informationen hervorgehoben

Konfidenz-Anzeige:

  • 🟢 Grün: Sehr sicher (>95%)
  • 🟡 Orange: Prüfung empfohlen (80-95%)
  • 🔴 Rot: Manuelle Korrektur erforderlich (80%)

Schnellkorrektur:

  • Tab-Navigation durch Felder
  • Autovervollständigung bei Stammdaten
  • Dropdown für vordefinierte Werte
  • Inline-Bearbeitung der Positionen

Verfügbarkeitsprüfung​

Automatische Lagerprüfung​

Die KI prüft die Verfügbarkeit aller Artikel:

Verfügbarkeitsprüfung

Status pro Position:

  • ✅ Auf Lager: Ausreichend verfügbar
  • ⚠️ Teilweise: Nicht vollständig lieferbar
  • ❌ Nicht verfügbar: Nachbestellung erforderlich
  • 🔄 In Produktion: Bereits in Fertigung

Liefertermin-Vorschlag:

  • Automatische Berechnung basierend auf:
    • Lagerbestand
    • Produktionszeit
    • Lieferzeit Vorlieferanten
    • Aktueller Auslastung
Realistische Termine

Die KI schlägt nur Termine vor, die tatsächlich eingehalten werden können.

Preisabgleich​

Automatische Preisvalidierung​

Die KI vergleicht Kundenpreise mit Ihren Verkaufspreisen:

Preisabgleich

Preisvergleich:

  • Kundenpreis vs. Listenpreis
  • Prüfung Sonderkonditionen
  • Prüfung Mengenrabatte
  • Warnung bei Abweichungen

Bei Preisabweichungen:

  1. KI zeigt Differenz an
  2. Sie entscheiden über Annahme
  3. Optional: Rückfrage beim Kunden
  4. Optional: Angebot mit korrektem Preis
Preiskontrolle

Die KI warnt automatisch bei ungewöhnlich niedrigen Preisen.

Lieferbedingungen​

Automatische Erkennung der Konditionen​

Die KI erfasst alle Lieferbedingungen:

Lieferbedingungen

Erkannte Bedingungen:

  • Liefertermin / Lieferwoche
  • Lieferadresse (auch abweichend)
  • Versandart (Paket, Spedition, etc.)
  • Verpackungsanforderungen
  • Besondere Hinweise
  • Teillieferungen erlaubt?
  • Anlieferzeit / Zeitfenster

Spezielle Anforderungen:

  • Express-Lieferung
  • Samstagszustellung
  • Avisierung erforderlich
  • Anmeldung beim Pförtner
  • Lieferung nur an Rampe XY

Auftragsbestätigung erstellen​

Automatische Auftragsbestätigung​

Aus der importierten Bestellung direkt eine Auftragsbestätigung generieren:

Auftragsbestätigung

Automatische Erstellung:

  1. Bestellung wurde geprüft und akzeptiert
  2. Klicken Sie auf "Auftragsbestätigung erstellen"
  3. Alle Daten werden übernommen
  4. Liefertermine werden vorgeschlagen
  5. Preise werden aus Stammdaten übernommen
  6. Auftragsbestätigung ist versandbereit

Was wird übernommen:

  • Alle Positionen
  • Kundendaten
  • Bestellnummer als Referenz
  • Lieferbedingungen
  • Besondere Vereinbarungen
Ein-Klick-Prozess

Von der E-Mail zur Auftragsbestätigung in unter einer Minute.

Abweichungen erkennen​

KI warnt bei Unstimmigkeiten​

Die KI erkennt potenzielle Probleme:

Abweichungserkennung

Automatische Warnungen:

  • ⚠️ Artikelnummer unbekannt
  • ⚠️ Preis weicht ab (>10%)
  • ⚠️ Menge ungewöhnlich hoch
  • ⚠️ Liefertermin nicht realisierbar
  • ⚠️ Kunde hat offene Rechnungen
  • ⚠️ Kreditlimit überschritten

Handlungsempfehlungen:

  • Rückfrage beim Kunden
  • Angebot statt Auftragsbestätigung
  • Anzahlung verlangen
  • Liefertermin anpassen

Stapelverarbeitung​

Mehrere Bestellungen gleichzeitig​

Verarbeiten Sie viele Bestellungen auf einmal:

Stapelverarbeitung

Batch-Import:

  1. Wählen Sie "Stapelverarbeitung"
  2. Laden Sie mehrere Dateien hoch
  3. Oder: Importieren Sie alle E-Mails eines Zeitraums
  4. KI verarbeitet alle parallel
  5. Übersicht aller Bestellungen
  6. Prüfen Sie jede einzeln
  7. Bestätigen Sie alle auf einmal

Zeitersparnis:

  • 20 Bestellungen in 10 Minuten
  • Statt 60-90 Minuten manuell
  • Bis zu 85% schneller
Hochsaison

Besonders nützlich in Stoßzeiten oder nach Urlaub.

E-Mail-Antwort​

Automatische Eingangsbestätigung​

Senden Sie automatisch eine Bestätigung:

E-Mail-Antwort

Automatische Antwort:

  • Eingang der Bestellung wird bestätigt
  • Voraussichtlicher Liefertermin
  • Ihre Referenznummer
  • Ansprechpartner

Beispieltext:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Bestellung vom [Datum].

Wir haben Ihre Bestellung unter der Nummer [AB-12345] 
erfasst und prüfen derzeit die Verfügbarkeit.

Die voraussichtliche Lieferzeit beträgt [X] Werktage.

Sie erhalten in Kürze eine detaillierte 
Auftragsbestätigung.

Workflow-Automatisierung​

Automatische Prozesse​

Definieren Sie automatische Abläufe:

Workflow

Mögliche Automatisierungen:

  1. Bei Kleinstbestellungen (100 EUR):

    • Automatische Auftragsbestätigung
    • Direkter Versand an Lager
    • Keine manuelle Prüfung

  2. Bei Standardbestellungen:

    • Verfügbarkeitsprüfung
    • Automatische Auftragsbestätigung
    • Benachrichtigung an Vertrieb

  3. Bei Großbestellungen (>5.000 EUR):

    • Manuelle Prüfung erforderlich
    • Freigabe durch Geschäftsführung
    • Kreditlimitprüfung
Effizienz

Automatisieren Sie Routine-Bestellungen und konzentrieren Sie sich auf komplexe Fälle.

Qualitätskontrolle​

Fehlerprüfung und Validierung​

Die KI führt umfangreiche Plausibilitätsprüfungen durch:

Qualitätskontrolle

Automatische Checks:

  • ✅ Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt?
  • ✅ Ist die Lieferadresse vollständig?
  • ✅ Sind Artikelnummern gültig?
  • ✅ Sind Mengen plausibel?
  • ✅ Ist das Lieferdatum realistisch?
  • ✅ Stimmen Preise überein?

Bei Fehlern:

  • Automatische Korrekturvorschläge
  • Hinweis auf fehlende Informationen
  • Warnung vor inkonsistenten Daten

Lerneffekt​

KI wird immer besser​

Die KI lernt aus jeder Bestellung:

Lerneffekt

Was lernt die KI:

  • Ihre Artikelnummerierung
  • Typische Bestellformate Ihrer Kunden
  • Häufige Abkürzungen
  • Branchenspezifische Begriffe
  • Ihre Geschäftsprozesse

Kontinuierliche Verbesserung:

  • Mit jeder Korrektur wird die KI präziser
  • Erkennungsrate steigt kontinuierlich
  • Weniger manuelle Eingriffe nötig
  • Schnellere Verarbeitung
Training

Je mehr Sie nutzen, desto besser passt sich die KI an Ihre Anforderungen an.

Integration mit Warenwirtschaft​

Nahtlose Systemintegration​

Die KI-Bestellungen integrieren sich nahtlos:

Integration

Automatische Verknüpfung:

  • Direkte Übernahme in Warenwirtschaft
  • Automatische Lagerreservierung
  • Produktionsaufträge werden erstellt
  • Einkaufsvorschläge bei Bedarf

Schnittstellen:

  • ERP-Systeme
  • Warenwirtschaft
  • Lagerverwaltung
  • Produktionsplanung

Häufige Fragen:

Welche Bestellformate werden erkannt?
Die KI erkennt PDFs, E-Mails, Word-Dokumente, Excel-Dateien und sogar eingescannte handschriftliche Bestellungen.

Wie genau ist die KI-Erkennung?
Die Erkennungsrate liegt bei über 90%. Unsichere Erkennungen werden markiert zur manuellen Prüfung.

Kann die KI auch Bestellungen in Englisch verarbeiten?
Ja, die KI unterstützt mehrere Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.

Was passiert bei unbekannten Artikelnummern?
Die KI schlägt vor, den Artikel neu anzulegen. Sie können die Artikelnummer auch manuell zuordnen.

Können auch Excel-Listen importiert werden?
Ja, auch strukturierte Excel-Bestelllisten werden automatisch verarbeitet.

Was kostet der KI-Import?
Bis zu 50 Bestellungen/Monat sind inklusive, danach 0,20 EUR pro Bestellung.

Wie schnell werden Bestellungen verarbeitet?
Die meisten Bestellungen sind in unter 30 Sekunden vollständig erfasst und zur Prüfung bereit.

Kann ich Workflows selbst definieren?
Ja, Sie können eigene Automatisierungsregeln für verschiedene Bestelltypen festlegen.