Neue Kontakte aus Dokumenten erfassen

Die KI erkennt neue Kontakte automatisch in Ihren Dokumenten und legt sie im CRM an.

Übersicht

Die intelligente Kontakterkennung analysiert alle eingehenden Dokumente und extrahiert automatisch Kontaktinformationen. Neue Geschäftspartner werden erkannt und können mit einem Klick ins CRM übernommen werden.

Nie wieder Visitenkarten abtippen

Die KI erfasst Kontakte aus E-Mails, Rechnungen, Bestellungen und sogar Visitenkarten.

Funktionsweise

Wie funktioniert die KI-Kontakterkennung?

Die KI analysiert Dokumente intelligent:

1. Dokumentenanalyse

• Automatisches Scannen aller Dokumente
• Erkennung von Kontaktinformationen
• Strukturierung der Daten

2. Informationsextraktion

• Firmenname und Rechtsform
• Ansprechpartner mit Funktion
• Adressdaten
• Kontaktmöglichkeiten
• Weitere Details

3. Dubletten-Check

• Abgleich mit bestehenden Kontakten
• Ähnlichkeitsprüfung
• Vermeidung von Dopplungen

4. Vorschlag zur Übernahme

• Kontaktvorschlag wird erstellt
• Sie entscheiden über Übernahme
• Ein Klick für vollständigen CRM-Eintrag

Intelligentes Matching

Die KI erkennt auch Varianten und Abkürzungen von Firmennamen.

Quellen für Kontakte

Wo erkennt die KI Kontakte?

Die KI analysiert verschiedene Dokumententypen:

Eingangsrechnungen:

• Lieferant als neuer Kontakt
• Alle Unternehmensdaten
• Bankverbindung
• UID-Nummer
• Ansprechpartner

Bestellungen:

• Neuer Kunde
• Lieferadresse
• Rechnungsadresse
• Bestellkontakt
• Zahlungsinformationen

E-Mail-Signaturen:

• Name und Position
• Telefon und Mobil
• E-Mail
• Website
• Social-Media-Profile

Visitenkarten:

• Foto abfotografieren
• Alle Daten automatisch erfasst
• QR-Codes werden ausgelesen
• Logos werden erkannt

Angebote und Anfragen:

• Potenzielle Neukunden
• Ansprechpartner
• Projektdetails
• Branche

Automatische Überwachung

Alle eingehenden Dokumente werden automatisch nach neuen Kontakten durchsucht.

Erkannte Daten

Was wird automatisch extrahiert?

Die KI erfasst umfassende Kontaktinformationen:

Unternehmensdaten:

• ✅ Firmenname
• ✅ Rechtsform (GmbH, AG, etc.)
• ✅ Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
• ✅ UID-Nummer / Steuernummer
• ✅ Handelsregisternummer
• ✅ Branche / Geschäftsfeld
• ✅ Website

Kontaktperson:

• ✅ Vor- und Nachname
• ✅ Position / Funktion
• ✅ Abteilung
• ✅ Anrede / Titel
• ✅ E-Mail
• ✅ Telefon
• ✅ Mobil
• ✅ Direkt-Durchwahl

Zusätzliche Informationen:

• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Social-Media-Profile (LinkedIn, XING)
• Öffnungszeiten
• Ansprechpartner für Buchhaltung
• Notizen und Besonderheiten

Vollständige Daten

Die KI extrahiert alle verfügbaren Informationen für einen vollständigen CRM-Eintrag.

Kontakterkennung aktivieren

Automatische Erkennung einrichten

So aktivieren Sie die automatische Kontakterkennung:

Einrichtung:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → KI-Features
2. Aktivieren Sie "Kontakte automatisch erkennen"
3. Wählen Sie Dokumentenquellen:
   • ☑️ Eingangsrechnungen
   • ☑️ Bestellungen
   • ☑️ E-Mails
   • ☑️ Hochgeladene Dokumente
4. Konfigurieren Sie Benachrichtigungen
5. Speichern Sie die Einstellungen

Benachrichtigungen:

• Sofort bei neuen Kontakten
• Tägliche Zusammenfassung
• Wöchentlicher Report
• Keine Benachrichtigung (nur Dashboard)

Empfehlung

Aktivieren Sie alle Quellen für maximale Kontakterfassung.

Kontaktvorschläge prüfen

Neue Kontakte überprüfen

Die KI schlägt neue Kontakte zur Übernahme vor:

Vorschlagsübersicht:

• Alle erkannten Kontakte
• Quelle des Kontakts (Dokument)
• Vollständigkeit der Daten
• Konfidenz-Score
• Ähnliche Kontakte (Dubletten-Check)

Prüfmaske:

• Original-Dokument zur Ansicht
• Alle erkannten Felder editierbar
• Zusätzliche Felder hinzufügen
• Tags und Kategorien zuweisen
• Zuständigkeit festlegen

Aktion wählen:

• ✅ Übernehmen: Kontakt ins CRM aufnehmen
• 🔄 Mit bestehendem zusammenführen: Dublette vermeiden
• ❌ Ablehnen: Kein Interesse
• ⏰ Später entscheiden: In Wiedervorlage

Schnellprüfung

Die meisten Kontakte können mit einem Blick bestätigt werden.

Dubletten-Erkennung

Automatische Ähnlichkeitsprüfung

Die KI verhindert doppelte Kontakte:

Intelligenter Abgleich:

• Firmennamen (auch Varianten)
• Ähnliche Adressen
• Identische E-Mail-Domains
• Gleiche Telefonnummern
• UID-Nummern

Bei ähnlichen Kontakten:

1. KI zeigt potenzielle Dubletten
2. Sie vergleichen die Daten
3. Entscheiden Sie:
   • Neuer Kontakt (keine Dublette)
   • Zusammenführen mit bestehendem
   • Zusätzlicher Standort/Niederlassung
   • Aktualisierung bestehender Daten

Fuzzy-Matching:

• "Müller GmbH" = "Mueller GmbH"
• "ABC Technologies" = "ABC Tech"
• Erkennt Tippfehler
• Ignoriert Groß-/Kleinschreibung

Dubletten-Warnung

Die KI warnt automatisch bei hoher Ähnlichkeit zu bestehenden Kontakten.

Kontaktanreicherung

Bestehende Kontakte ergänzen

Die KI ergänzt auch bestehende Kontakte:

Automatische Ergänzung:

• Fehlende Telefonnummern
• Neue Ansprechpartner
• Aktualisierte Adressen
• Neue E-Mail-Adressen
• Social-Media-Profile

Änderungsvorschläge:

1. KI erkennt neue Informationen
2. Schlägt Aktualisierung vor
3. Sie prüfen die Änderung
4. Bestätigen oder ablehnen
5. Historische Werte bleiben erhalten

Aktuelle Daten

Halten Sie Ihr CRM automatisch aktuell.

Visitenkarten scannen

Visitenkarten mit dem Smartphone erfassen

Fotografieren Sie Visitenkarten und die KI erfasst alles:

Vorgehen:

1. Öffnen Sie die Siotrix App
2. Tippen Sie auf "Visitenkarte scannen"
3. Fotografieren Sie die Vorderseite
4. Optional: Rückseite fotografieren
5. KI verarbeitet beide Seiten
6. Prüfen Sie die Daten
7. Speichern Sie den Kontakt

Tipps für beste Ergebnisse:

• Gute Beleuchtung
• Karte flach auflegen
• Kamera gerade halten
• Alle Ecken sichtbar
• Kontrastreiche Unterlage

Besonderheiten:

• QR-Codes werden ausgelesen
• Logos werden erkannt (Corporate Design)
• Mehrsprachige Karten (beide Seiten)
• Prägungen werden erkannt

Sofort verfügbar

Der Kontakt ist sofort nach dem Scan im CRM verfügbar.

E-Mail-Signaturen

Automatische Signatur-Analyse

Die KI extrahiert Kontakte aus E-Mail-Signaturen:

Erkannte Informationen:

• Name und Position
• Unternehmen
• E-Mail und Telefon
• Website und Social Media
• Adresse (falls vorhanden)
• Logo (wird gespeichert)

Automatische Verarbeitung:

1. Eingehende E-Mail wird analysiert
2. Signatur wird erkannt
3. Kontaktdaten werden extrahiert
4. Vorschlag erscheint im Dashboard
5. Sie entscheiden über Übernahme

Networking

Jede geschäftliche E-Mail ist eine Gelegenheit für einen neuen CRM-Eintrag.

Kontakt-Kategorisierung

Automatische Klassifizierung

Die KI kategorisiert Kontakte automatisch:

Automatische Zuordnung:

• Typ: Kunde, Lieferant, Partner, Lead
• Branche: Basierend auf Geschäftsfeld
• Größe: Geschätzter Umsatz/Mitarbeiter
• Status: Aktiv, Potenzial, Inaktiv
• Priorität: A, B, C-Kunde

Zusätzliche Tags:

• Projektkategorie
• Produktinteresse
• Geografische Region
• Kundenhistorie

Intelligente Segmentierung

Die KI hilft Ihnen, Ihr CRM strukturiert zu halten.

Ansprechpartner-Management

Mehrere Kontakte pro Unternehmen

Die KI erkennt verschiedene Ansprechpartner:

Automatische Zuordnung:

• Hauptansprechpartner
• Buchhaltungskontakt
• Technischer Ansprechpartner
• Einkauf / Beschaffung
• Geschäftsführung

Beziehungserkennung:

• Position im Unternehmen
• Abteilung
• Zuständigkeiten
• Vorgesetzte / Unterstellte

Datenqualität

Automatische Validierung

Die KI prüft die Qualität der Kontaktdaten:

Automatische Prüfungen:

• ✅ E-Mail-Format korrekt?
• ✅ Telefonnummer plausibel?
• ✅ Adresse vollständig?
• ✅ UID-Nummer gültig?
• ✅ Website erreichbar?
• ✅ Postleitzahl zum Ort passend?

Bei Fehlern:

• Automatische Korrekturvorschläge
• Warnung bei ungültigen Daten
• Hinweis auf fehlende Pflichtfelder

Qualitätskontrolle

Nur valide Daten werden vorgeschlagen.

DSGVO-Konformität

Datenschutz-konforme Verarbeitung

Die KI beachtet Datenschutz-Richtlinien:

Datenschutz-Features:

• Automatische Einwilligungsdokumentation
• Verarbeitungsgrundlage wird erfasst
• Löschfristen werden beachtet
• Herkunft wird dokumentiert
• Zweckbindung wird gespeichert

Einwilligungsverwaltung:

• Quelle des Kontakts
• Rechtmäßige Verarbeitung
• Opt-In/Opt-Out Status
• Widerspruchsrecht dokumentiert

Rechtssicherheit

Alle Kontakte werden DSGVO-konform verwaltet.

Export und Integration

Daten weiterverarbeiten

Exportieren Sie erkannte Kontakte:

Export-Formate:

• Excel / CSV
• vCard (.vcf)
• DATEV-Format
• API-Integration

Verwendungszwecke:

• Import in externe CRM-Systeme
• Weitergabe an Marketing
• Datensicherung
• Analyse und Reporting

Statistiken und Reporting

Kontaktentwicklung überwachen

Behalten Sie den Überblick:

KPIs:

• Neue Kontakte pro Monat
• Kontakte nach Quelle
• Übernahmequote
• Dublettenquote
• Datenqualität-Score

Auswertungen:

• Kontaktwachstum
• Beliebte Quellen
• Kategorieverteilung
• Regionale Verteilung

Kosten und Abrechnung

Preismodell

Die Kontakterkennung ist größtenteils inklusive:

Inklusiv:

• Bis zu 100 Kontaktvorschläge/Monat
• Alle Erkennungsquellen
• Dubletten-Check
• Basis-Anreicherung

Optional (Premium):

• Automatische Anreicherung aus öffentlichen Quellen
• Firmen-Scoring
• Detaillierte Firmendaten
• Social-Media-Intelligence

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Häufige Fragen:

Wie genau ist die KI-Kontakterkennung?
Die Erkennungsrate liegt bei über 95% für strukturierte Dokumente wie Rechnungen und Visitenkarten.

Werden alle Dokumente automatisch analysiert?
Ja, wenn aktiviert. Sie können aber auch spezifische Quellen auswählen.

Was passiert mit abgelehnten Kontaktvorschlägen?
Sie werden archiviert und nicht mehr vorgeschlagen, können aber jederzeit wieder aufgerufen werden.

Kann ich die KI trainieren?
Ja, durch Ihre Korrekturen und Entscheidungen lernt die KI Ihre Präferenzen.

Wie werden Dubletten vermieden?
Die KI gleicht Namen, Adressen und weitere Merkmale ab und warnt bei hoher Ähnlichkeit.

Können auch internationale Kontakte erkannt werden?
Ja, die KI unterstützt über 20 Sprachen und internationale Adressformate.

Was kostet die Kontakterkennung?
Bis zu 100 Kontakte/Monat sind inklusive. Darüber hinaus 0,05 EUR pro erkanntem Kontakt.

Wie DSGVO-konform ist die Verarbeitung?
Vollständig konform. Herkunft wird dokumentiert, Einwilligungen werden verwaltet, Löschfristen beachtet.