Anfragen automatisieren

Lassen Sie die KI Routineanfragen beantworten und Angebote vorschlagen – Sie entscheiden, was versendet wird.

Übersicht

Die intelligente Anfragen-Automatisierung analysiert eingehende Kundenanfragen und schlägt passende Antworten oder Angebote vor. Sie behalten die volle Kontrolle, während die KI Routinearbeit übernimmt.

Zeit sparen

Beantworten Sie Standardanfragen bis zu 80% schneller mit KI-Unterstützung.

Funktionsweise

Wie funktioniert die KI-Anfragen-Automatisierung?

Die KI arbeitet in mehreren Schritten:

1. Anfrage-Analyse

• Automatische Klassifizierung
• Erkennung der Anfrage-Art
• Extraktion wichtiger Informationen
• Priorisierung

2. Informationsbeschaffung

• Kundenhistorie abrufen
• Produktdaten laden
• Preise und Verfügbarkeit prüfen
• Frühere Angebote analysieren

3. Antwort generieren

• Passende Antwort formulieren
• Angebot erstellen (bei Bedarf)
• Produkte vorschlagen
• Termine vorschlagen

4. Ihre Freigabe

• Sie prüfen die Antwort
• Können anpassen und ergänzen
• Entscheiden über Versand
• Oder manuell übernehmen

Volle Kontrolle

Die KI schlägt vor – Sie entscheiden.

Anfrage-Typen

Welche Anfragen werden erkannt?

Die KI erkennt verschiedene Anfrage-Kategorien:

Produkt- und Preisanfragen:

• "Was kostet Artikel X?"
• "Haben Sie Produkt Y auf Lager?"
• "Welche Rabatte bieten Sie?"
• "Was sind die Lieferzeiten?"

Angebotsanfragen:

• "Bitte erstellen Sie ein Angebot für..."
• "Ich benötige ein Angebot über..."
• "Können Sie mir Preise nennen für..."

Bestellanfragen:

• "Ich möchte bestellen..."
• "Bitte liefern Sie..."
• "Verfügbarkeit von..."

Technische Anfragen:

• "Wie funktioniert...?"
• "Technische Daten zu..."
• "Kompatibilität mit..."

Status-Anfragen:

• "Wo ist meine Bestellung?"
• "Wann wird geliefert?"
• "Status meiner Anfrage?"

Reklamationen:

• "Produkt ist defekt"
• "Falsche Lieferung erhalten"
• "Beschwerde über..."

Kontinuierliche Erweiterung

Die KI lernt neue Anfrage-Typen aus Ihrem Geschäftsbetrieb.

Automatische Antwort-Generierung

KI erstellt Antwort-Vorschläge

Die KI formuliert passende Antworten:

Basis-Antworten:

• Höfliche Begrüßung
• Bezug zur Anfrage
• Konkrete Antwort
• Call-to-Action
• Freundlicher Abschluss

Anpassung an:

• Kundenhistorie
• Kundentyp (B2B/B2C)
• Branche
• Ton der Anfrage
• Ihre Kommunikationsrichtlinien

Personalisierung:

• Kundenname
• Frühere Käufe
• Individuelle Konditionen
• Ansprechpartner

Ihr Tonfall

Die KI lernt Ihren Kommunikationsstil und passt sich an.

Angebot automatisch erstellen

KI-generierte Angebote

Bei Angebotsanfragen erstellt die KI direkt ein Angebot:

Automatische Erfassung:

• Gewünschte Produkte/Leistungen
• Mengen
• Lieferwünsche
• Besondere Anforderungen

Angebot generieren:

1. KI identifiziert Produkte
2. Prüft Verfügbarkeit
3. Berechnet Preise (inkl. Rabatte)
4. Erstellt vollständiges Angebot
5. Formuliert Begleittext
6. Legt Gültigkeit fest

Sie entscheiden:

• Preise anpassen
• Produkte ergänzen/ersetzen
• Konditionen ändern
• Text personalisieren
• Versenden oder verwerfen

Vollständige Angebote

Die KI erstellt rechtskonforme Angebote mit allen Pflichtangaben.

Produktempfehlungen

Intelligente Vorschläge

Die KI empfiehlt passende Produkte:

Empfehlungs-Grundlagen:

• Anfrage-Inhalt
• Frühere Käufe
• Häufig zusammen gekauft
• Saison und Trends
• Verfügbarkeit

Cross-Selling:

• "Passend dazu empfehlen wir..."
• "Kunden, die X kauften, interessierten sich auch für..."
• "Für optimale Funktion benötigen Sie auch..."

Up-Selling:

• "Die Premium-Variante bietet..."
• "Für nur X EUR mehr erhalten Sie..."
• "Das neuere Modell hat folgende Vorteile..."

Umsatzsteigerung

Intelligente Empfehlungen erhöhen den durchschnittlichen Warenkorbwert.

Priorisierung

Wichtige Anfragen zuerst

Die KI priorisiert Anfragen automatisch:

Prioritäts-Kriterien:

Sehr hoch (Sofort bearbeiten):

• 🔴 Reklamationen
• 🔴 Dringende Bestellungen
• 🔴 Wichtige Großkunden
• 🔴 Zeitkritische Anfragen

Hoch (Heute bearbeiten):

• 🟠 Angebotsanfragen
• 🟠 Bestellanfragen
• 🟠 Technische Probleme
• 🟠 Status-Anfragen mit Verzug

Normal (2-3 Tage):

• 🟡 Informationsanfragen
• 🟡 Produktfragen
• 🟡 Allgemeine Anfragen

Niedrig (Diese Woche):

• 🟢 Newsletter-Anfragen
• 🟢 Katalog-Bestellungen
• 🟢 Allgemeine Informationen

Keine Anfrage vergessen

Das System stellt sicher, dass auch niedrig priorisierte Anfragen nicht vergessen werden.

Kundenhistorie nutzen

Kontextbezogene Antworten

Die KI berücksichtigt die Kundenhistorie:

Berücksichtigte Daten:

• Frühere Bestellungen
• Bevorzugte Produkte
• Durchschnittlicher Auftragswert
• Zahlungsverhalten
• Reklamationshistorie
• Kommunikationspräferenzen

Anpassung der Antwort:

• Bei Stammkunden: Persönlicher Ton
• Bei Neukunden: Ausführlichere Erklärungen
• Bei Großkunden: Priorisierte Bearbeitung
• Bei Problemkunden: Besondere Sorgfalt

Personalisierung

Jeder Kunde erhält eine auf ihn zugeschnittene Antwort.

Verfügbarkeit prüfen

Automatische Bestandskontrolle

Die KI prüft automatisch die Verfügbarkeit:

Automatische Prüfung:

• Aktueller Lagerbestand
• Reservierte Mengen
• Lieferzeit bei Nachbestellung
• Alternative Artikel

Antwort-Anpassung:

• ✅ Auf Lager: "Sofort lieferbar"
• ⚠️ Wenige verfügbar: "Noch X Stück verfügbar"
• ⏰ Nachbestellung: "Lieferbar in X Wochen"
• ❌ Nicht verfügbar: "Alternative Produkte..."

Realistische Aussagen

Die KI macht nur Zusagen, die Sie auch halten können.

Antwort-Vorlagen

Intelligente Textbausteine

Die KI nutzt und lernt Vorlagen:

Vordefinierte Vorlagen:

• Begrüßungen nach Kundentyp
• Produktbeschreibungen
• Standardantworten
• Rechtliche Hinweise
• Abschlussformeln

Dynamische Anpassung:

• Kundenname wird eingefügt
• Produktdetails werden ergänzt
• Preise werden aktualisiert
• Termine werden vorgeschlagen

Selbstlernend:

• KI lernt aus Ihren Antworten
• Erfolgreiche Formulierungen werden übernommen
• Ihr Stil wird analysiert
• Vorlagen werden optimiert

Mehrsprachigkeit

Internationale Anfragen bearbeiten

Die KI unterstützt mehrere Sprachen:

Unterstützte Sprachen:

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Italienisch
• Spanisch
• Weitere auf Anfrage

Automatische Funktionen:

• Sprache wird erkannt
• Antwort in gleicher Sprache
• Übersetzung von Produktdaten
• Kulturelle Anpassung

Globale Reichweite

Bedienen Sie internationale Kunden ohne Sprachbarrieren.

Genehmigung und Versand

Sie haben die letzte Entscheidung

Jede Antwort muss von Ihnen freigegeben werden:

Freigabe-Workflow:

1. KI erstellt Antwort/Angebot
2. Sie erhalten Benachrichtigung
3. Prüfen Sie den Vorschlag
4. Optionen:
   • ✅ Genehmigen und senden
   • ✏️ Bearbeiten und senden
   • ❌ Ablehnen und neu generieren
   • 📝 Komplett manuell schreiben

Schnellgenehmigung:

• Bei Routine-Anfragen
• Mit einem Klick
• Optional: Automatische Freigabe für einfache Fälle

Qualitätskontrolle

Überprüfen Sie besonders bei wichtigen Kunden oder komplexen Anfragen.

Lernfunktion

KI wird kontinuierlich besser

Die KI lernt aus jedem Vorgang:

Was lernt die KI:

• Ihre bevorzugten Formulierungen
• Erfolgreiche Angebots-Strategien
• Kundenspezifische Besonderheiten
• Produkt-Kombinationen
• Preisgestaltung

Feedback-Integration:

• Ihre Korrekturen werden analysiert
• Erfolgreiche Antworten werden bevorzugt
• Abgelehnte Vorschläge werden vermieden
• Conversion-Raten werden gemessen

Kontinuierliche Verbesserung:

• Monat für Monat präziser
• Weniger manuelle Anpassungen
• Höhere Akzeptanzrate
• Schnellere Bearbeitung

Training

Je mehr Sie nutzen, desto besser passt sich die KI an.

Automatisierungs-Regeln

Workflows definieren

Legen Sie eigene Automatisierungs-Regeln fest:

Regel-Beispiele:

Regel 1: Kleine Anfragen

WENN Anfrage-Typ = "Produktinfo"
UND Kunde = "Bestandskunde"
UND Keine Sonderwünsche
DANN Automatisch antworten ohne Freigabe

Regel 2: Angebote

WENN Anfrage-Typ = "Angebot"
UND Auftragswert < 1.000 EUR
DANN KI erstellt Angebot
UND Benachrichtigung an Vertrieb

Regel 3: Wichtige Kunden

WENN Kunde = "A-Kunde"
DANN Höchste Priorität
UND Benachrichtigung an Geschäftsleitung
UND Manuelle Prüfung erforderlich

Flexibilität

Passen Sie die Automatisierung an Ihre Geschäftsprozesse an.

Dashboard und Übersicht

Alle Anfragen im Blick

Zentrales Dashboard für Anfragen-Management:

Übersicht:

• Offene Anfragen
• In Bearbeitung (KI)
• Zur Freigabe
• Heute versendet
• Durchschnittliche Reaktionszeit

Filter:

• Nach Priorität
• Nach Status
• Nach Kunde
• Nach Anfrage-Typ
• Nach Bearbeiter

KPIs:

• Automatisierungsgrad
• Freigabequote
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Kundenzufriedenheit
• Conversion-Rate

E-Mail-Integration

Nahtlose Postfach-Anbindung

Die KI überwacht Ihr Anfrage-Postfach:

Automatische Verarbeitung:

1. Neue E-Mail kommt an
2. KI analysiert sofort
3. Klassifiziert Anfrage
4. Erstellt Antwort-Vorschlag
5. Benachrichtigt Sie

Unterstützte Systeme:

• Microsoft Outlook / Exchange
• Gmail / Google Workspace
• IMAP/SMTP (universell)
• Weitere auf Anfrage

Echtzeit-Verarbeitung

Anfragen werden innerhalb von Minuten analysiert und beantwortet.

Qualitätssicherung

Automatische Prüfung

Die KI prüft Antworten auf Qualität:

Automatische Checks:

• ✅ Rechtschreibung und Grammatik
• ✅ Höflichkeit und Tonfall
• ✅ Vollständigkeit der Antwort
• ✅ Korrekte Produktdaten
• ✅ Gültige Preise
• ✅ Realistische Lieferzeiten

Warnungen bei:

• ⚠️ Negativer Tonfall
• ⚠️ Fehlende Informationen
• ⚠️ Ungewöhnliche Preise
• ⚠️ Rechtliche Risiken

Statistiken und Reporting

Performance messen

Überwachen Sie die Automatisierungs-Performance:

KPIs:

• Anzahl bearbeiteter Anfragen
• Automatisierungsgrad (%)
• Durchschnittliche Reaktionszeit
• Conversion-Rate (Anfrage → Auftrag)
• Kundenzufriedenheit

Auswertungen:

• Häufigste Anfrage-Typen
• Beste Produktempfehlungen
• Erfolgreiche Formulierungen
• Zeitersparnis
• ROI der Automatisierung

---

Häufige Fragen:

Kann die KI auch komplexe Anfragen bearbeiten?
Bei komplexen Anfragen erstellt die KI einen Vorschlag, den Sie dann anpassen können.

Was passiert, wenn die KI unsicher ist?
Unsichere Fälle werden immer zur manuellen Prüfung vorgelegt.

Kann ich die Automatisierung für bestimmte Kunden deaktivieren?
Ja, Sie können Ausnahmen definieren (z.B. VIP-Kunden nur manuell).

Wie lange dauert es, bis die KI antwortet?
Einfache Anfragen innerhalb von Sekunden, komplexe innerhalb von 1-2 Minuten.

Können auch Anhänge verarbeitet werden?
Ja, die KI analysiert auch Anhänge (Spezifikationen, Listen, etc.).

Was kostet die Anfragen-Automatisierung?
Bis zu 50 Anfragen/Monat inklusive, danach 0,50 EUR pro automatisierter Anfrage.

Wie hoch ist die Akzeptanzrate?
Im Durchschnitt werden 70-80% der KI-Vorschläge ohne Änderung versendet.

Kann die KI auch Telefon-Anfragen bearbeiten?
Aktuell nur E-Mail und Formulare. Telefon-Integration ist in Planung.